Akten sind für manche Politiker allenfalls ein notwendiges Übel. Ihrer Geringschätzung verleihen sie sogar dadurch Ausdruck, dass sie es ablehnen, sich mit Akten überhaupt zu beschäftigen. Denn diese sind ihrer Meinung nach Papier gewordene Absicherungsstrategien und Ausdruck bürokratischer Arbeitsweisen. Der Archivar ist solche Einstellungen gewohnt, auch wenn er sich manchmal fragt, wie denn zum Beispiel die in vielen Reden geforderte deutsche Erinnerungskultur ohne die geschmähten Akten und Archive entstehen und gedeihen sollte.

Denn schließlich sind es meist Akten, die es uns, unabhängig von Zeit, Ort und Erinnerungsfähigkeit von Zeitzeugen, erlauben, dass wir uns mit der Vergangenheit auseinander setzen. Diese Akten liefern die Authentizität von Geschäfts- und Entscheidungsprozessen in Politik und Verwaltung. Trotzdem werden sie oft stiefmütterlich behandelt: Erst in feuchten Kellern oder auf verstaubten Dachböden wird entdeckt, was nach den archivgesetzlichen Vorschriften "Unterlagen von bleibendem Wert", also "Archivgut", sind. Manchmal wurden Dokumente auch einfach vernichtet, um Platz zu gewinnen. Im frühen 19. Jahrhundert wurde sogar ein Stadtarchivar in Süddeutschland von seinem Bürgermeister dazu angehalten, Archivgut als Altpapier zu verkaufen, um so sein Gehalt aufzubessern.

Allerdings kennen Archivare aller Epochen auch viele Beispiele bewusster und gezielter Vernichtung von Akten: von Dokumenten, deren Bedeutung und Nutzen man kannte. So hat man zum Beispiel in Kriegen versucht, den Gegner durch die Vernichtung seiner Urkunden und Akten, also seiner Besitztitel, zu schwächen. In Jugoslawien wurden Archive zerstört, um die Identität von Volksgruppen zu verwischen. Und bisweilen werden Dokumente auch aus einem sehr eigennützigen Grund vernichtet: Denn man schätzt sie nicht nur als Arbeits- und Informationsmittel, sondern fürchtet sie ebenso als Beweis für eigenes Fehlverhalten. So zog man es eher vor, die Akten zu zerstören, als sie dem Feind in die Hände fallen zu lassen. Auch gegen Ende des Zweiten Weltkriegs brannte so manche Registratur, die keineswegs von feindlichen Bomben getroffen wurde. Die Stasi setzte 1989 den Reißwolf ein, um ihr Erbe vor den neuen politischen Kräften zu verbergen.

Ein Fall der Aktenvernichtung allerdings erreicht eine für Archivare bislang unvorstellbare Qualität: der Schwund von Schriftstücken und elektronischen Daten im Kanzleramt von Helmut Kohl im Herbst 1998. Die Unionsparteien hatten die Wahl zum Bundestag verloren, und der Sozialdemokrat Gerhard Schröder sollte ins Bonner Kanzleramt einziehen. Eigentlich ist ein solcher Regierungswechsel in einer Demokratie der selbstverständliche Normalfall. Damals wurde er aber offenbar als eine "feindliche Übernahme" angesehen.

Nach den öffentlich bekannt gewordenen Teilen des Berichts der Kommission des Sonderermittlers Burkhard Hirsch sind in den letzten Tagen der Ära Helmut Kohl im Kanzleramt bewusst und koordiniert Textdateien von den Festplatten gelöscht und Vorgänge aus Akten ausgeheftet worden. Diese gelten nun teilweise als verschollen, teilweise wurden sie in anderen Akten, in die sie nicht gehören, wiedergefunden. Zudem: Einige wichtige Vorgänge oder Aktenbände, die aufgrund verschiedener Indizien eigentlich vorhanden sein müssten, bleiben unauffindbar. Verschwunden, so der Hirsch-Bericht, sind ebenso die Registraturhilfsmittel, die diese Vorgänge und ihre Archivierung nachweisen.

Jeder Archivar hat im Laufe seines Berufslebens leidvolle Erfahrungen mit der Verwaltung von Dokumenten gesammelt und weiß, dass Schriftstücke in den Registraturen oft nachlässig abgelegt werden. Falsch zugeordnete Vorgänge sind für ihn deshalb übliche Sünden. Auch stößt er bei den Angehörigen der Bundesverwaltung auf wenig Unrechtsbewusstsein, wenn sie beispielsweise Textdateien von den Platten ihrer Personal Computer löschen - auch wenn dies nicht im Einklang mit den Vorschriften des seit 1988 gültigen Bundesarchivgesetzes geschieht.

Allerdings durfte das Bundesarchiv bis zu besagtem Herbst 1998 gerade beim Einsatz von Textverarbeitung in der Leitungsebene oberster Bundesbehörden getrost unterstellen, dass ebendiese Dateien zu Schriftstücken verwandelt wurden. Und dass diese Schriftstücke in eher zu vielen als zu wenigen Exemplaren in den Akten wieder auftauchen. Wenn aber Akten bewusst vernichtet werden, wofür im Fall des Kanzleramts Kohl auch die Beseitigung der entsprechenden Nachweise in der Registratur spricht, ist das schlimm - und kurzsichtig.