Das Schlagwort Bürokratieabbau kommt in Talkshows immer gut an. Da lamentieren dann die Chefs der großen Konzerne und Industrieverbände über die Lage der Nation. Sie, die etwas angepackt hätten, würden gern noch mehr anpacken – wenn in Deutschland nicht alles so bürokratisch wäre. Applaus ist ihnen sicher.

Über eines aber reden die Talkshow-Gäste ungern: darüber, dass es in vielen Konzernen nicht weniger bürokratisch zugeht als in den Amtsstuben; dass auch Großunternehmen von einer Fülle sinnloser Regeln beherrscht werden, die effizientes Arbeiten behindern oder gar unmöglich machen.

In einer großen Bank in Frankfurt etwa gilt das eiserne Gebot: Du sollst nicht mehr als zehn Stunden täglich arbeiten! Daran müssen sich auch die Mitarbeiter halten, die an Projekten arbeiten und deshalb mal länger bleiben. Damit die Zehn-Stunden-Regel trotzdem befolgt wird, benachrichtigt die Stechuhr die Personalabteilung, sobald sich jemand zu spät "aussticht". Am nächsten Tag tütet ein Kollege der Personalabteilung einen Fragebogen ein, in dem der Betreffende darlegen soll, was er denn so lange im Büro getrieben habe. "Am liebsten würde ich zurückschreiben: Ich bin gestern nur deshalb 24 Minuten länger geblieben, weil ich erklären musste, warum ich vorgestern 24 Minuten länger geblieben bin", sagt ein Angestellter. Wie die meisten Kollegen hetze er kurz vor Ende der Frist zur Stechuhr – um dann unbehelligt weiterarbeiten zu können.

"Es mag Gründe für Arbeitszeitbeschränkungen geben, etwa weil es so mit dem Betriebsrat abgesprochen ist oder sich das Unternehmen vor zu vielen teuren Überstunden schützen will", sagt Jens Müller-Oerlinghausen, Partner bei der Unternehmensberatung McKinsey. Dennoch: "In vielen deutschen Unternehmen herrscht Formalisierungswut." Und eine Regel, die von allen unterlaufen werde und obendrein Arbeitszeit verschlinge, sei "Bürokratie pur".

Ein süddeutscher Elektronikkonzern etwa hat genau geregelt, ab welchem Rang die Mitarbeiter welchen Dienstwagen fahren, ob sie Anspruch auf ein Büro mit einem oder zwei Fenstern haben und ab wann der Drehstuhl eine Kopfstütze und verstellbare Armlehnen haben muss. Und auch der Bodenbelag ist ein Ausdruck von Wertschätzung. Eine Mitarbeiterin aus dem mittleren Management, die auf eigene Kosten Teppich in ihrem Büro verlegte, wurde gebeten, diesen wieder zu entfernen. Als sie sich weigerte, wurde er mit Verweis auf Brandschutzregeln herausgerissen. In den Räumen der Vorgesetzten herrscht offenbar keine Feuergefahr.

"Die Organisation vieler deutscher Unternehmen steht in einer militärischen Tradition. Es gibt feingliedrige Hierarchien, über die Informationen von unten nach oben und Befehle von oben nach unten gereicht werden", sagt der ehemalige McKinsey-Chef Herbert Henzler. Dabei geht es natürlich auch um Macht. Chefs gerieren sich als kleine Generäle, die nicht nur die Rangordnung vom Militär abkupfern, sondern auch das Belohnungssystem. Je größer und monolithischer die Konzerne seien, sagt Henzler, desto größer sei ihre Tendenz zur Bürokratie: "Mit verheerenden Folgen: Informationsverluste, Missverständnisse und das Auseinanderfallen von Fach- und Führungswissen."

Ein großer Autokonzern bat kürzlich gegen Abend einen externen Berater, seine Vorschläge zur Stressreduktion bis zum nächsten Morgen um elf einzureichen. Der zuständige Arbeitskreis wolle darüber entscheiden. Der Berater legte eine Nachtschicht ein, schickte seine Empfehlungen rechtzeitig ab und hakte nachmittags noch einmal telefonisch nach. "Angekommen ist alles, aber ich konnte das nicht weiterleiten – wegen der Tippfehler", sagte die Mitarbeiterin der Personalabteilung, die ihn beauftragt hatte. Aber es sei doch ein Word-Dokument gewesen, warum sie die Fehler nicht schnell korrigiert habe? "Dafür ist hier eine andere Abteilung zuständig."

"Ein entscheidender Faktor für den Grad der Bürokratisierung ist natürlich die Entscheidungskultur", erklärt Rüdiger Trimpop, Professor für Arbeits- und Organisationspsychologie in Jena. "Überlässt ein Chef seinen Mitarbeitern Entscheidungen? Kann er delegieren? Riskiert er, nicht alles bis ins Kleinste kontrollieren zu können?" Trimpop erzählt von einer Werft, wo Mitarbeiter bei einem Teamspiel in vorgegebener Zeit eine Brücke bauen sollten. "Das hat in allen Abteilungen prima geklappt, außer bei den Geschäftsführern. Die konnten die Aufgaben nicht verteilen und haben die ganze Zeit über den Sinn des Spiels gestritten."