Weiterbildung

Sie haben zu viel Post

Wie entkommt man der täglichen E-Mail-Flut im Büro? Seminare helfen

Wenn der Umgang mit E-Mails ein Kinderspiel wäre, dann hätte Gunter Meier keinen Job. Doch sein Terminkalender ist gut gefüllt, in manchen Wochen reist er fast täglich durch die Republik, um gestressten Büroarbeitern in Seminaren zu erläutern, wie sie die »E-Mail-Flut« beherrschen können. Meier ist Trainer für E-Mail-Kommunikation, er hat auch ein Buch zum Thema geschrieben (E-Mails im Berufsalltag). Das mag verwunderlich klingen, schließlich geht es um eine vermeintlich simple Tätigkeit.

Doch Studien belegen, dass fachkundiger Rat dringend nötig ist. Forscher des britischen Henley Management College fanden in einer Befragung von 180 Führungskräften aus Deutschland, Großbritannien, Dänemark und Schweden heraus, dass sich Manager inzwischen bis zu zwei Stunden täglich mit E-Mails beschäftigen – ein Drittel dieser Nachrichten sei jedoch irrelevant, gaben die Befragten freimütig zu. Hochgerechnet, vergeuden Führungskräfte dreieinhalb Jahre ihres Lebens mit überflüssigen oder unwichtigen E-Mails. In deutschen Unternehmen bekommen Mitarbeiter täglich zwischen 50 und 100 Mails. Viele davon überflüssig, klagen auch sie laut einer Emnid-Umfrage. Über zwanzig Prozent der Befragten fühlen sich gestört und von anderer Arbeit abgehalten. Ein Bürowahnsinn, der Milliarden kostet, schätzen Experten.

Nicht nur Manager mailen sich schwindelig, auch Büroarbeiter in kleinen und mittelständischen Betrieben kommunizieren zunehmend via E-Mail – geht doch so schnell. Genau da liege das Problem, sagt Gunter Meier. »Geschwindigkeit ist nicht per se produktiv. Entscheidend ist, ob wir Wichtiges von Unwichtigem trennen können.« Folgender Appell komme deshalb für viele Teilnehmer seiner Seminare überraschend: »Lassen Sie sich nicht weismachen, dass E-Mails wichtiger sind als andere Informationen.« Nur die wenigsten von uns müssten wirklich ständig erreichbar sein, sagt Meier. Als erste Maßnahme gegen falsch verstandenes Verantwortungsgefühl oder notorische Neugierde empfiehlt er, den Signalton für eingehende Mails auszuschalten.

» Ständige Unterbrechungen hemmen die Produktivität nachhaltig«, sagt Carmen Diebolder, ebenfalls Trainerin und Autorin des Buchs S.O.S. E-Mailflut. Im Umgang mit E-Mails sei eine professionelle Organisation unabdingbar, um den »Sägeblatt-Effekt«, wie sie es nennt, zu verhindern: Nach einer Unterbrechung koste es viel Kraft und Zeit, sich wieder auf die Arbeit zu konzentrieren.

»Je mehr Mails Sie versenden, desto mehr bekommen Sie zurück«

Kraft und Zeit koste es auch, sich durch einen verstopften Posteingang zu wühlen. Diebolder hört in ihren Seminaren immer wieder, dass die Teilnehmer bis dato keine Ordnerstruktur angelegt hatten, sondern die E-Mails zu einem Berg häuften: »800 Mails im Posteingang sind nichts Ungewöhnliches.« Deshalb gibt sie in ihren Seminaren die Parole aus: »Jeden Abend ein leerer Posteingang.«

Die Teilnehmer sitzen nicht vor Computern, sondern verfolgen die Ratschläge auf einem Beamer und trainieren den Umgang mit E-Mails in Einzel- oder Gruppenübungen. Zunächst gilt es, das eigene Sendeverhalten zu analysieren. »Je mehr Mails Sie versenden, desto mehr bekommen Sie zurück«, sagt Gunter Meier. »Viele ärgern sich zwar über unwichtige oder überflüssige Nachrichten, nutzen aber selbst oft nur einen Verteiler für verschiedene Themen.«

Deshalb erarbeiten die Teilnehmer zum Beispiel ein »Täterprofil«. Frage: »Wie stellen Sie sich eine schlechte E-Mail vor?« Oder: »Welche Möglichkeit sehen Sie, durch Ihr eigenes Kommunikationsverhalten die Anzahl eingehender E-Mails zu reduzieren?« Manche Teilnehmer reagierten zuerst entrüstet (»Was kann ich denn dafür?«), machten dann aber rasch zahlreiche Vorschläge, erzählt Gunter Meier.

Häufig werde dabei klar, welch absurde Gepflogenheiten in manchen Firmen herrschen: »Da wird die Speisekarte für nächste Woche an alle Mitarbeiter geschickt – natürlich auch an die Außenstelle Abu Dhabi.« Meier empfiehlt hier das »Hol-Prinzip«: Statt die Speisekarte herumzuschicken, sollte sie jeder Mitarbeiter im Intranet einsehen können, wie auf einem Schwarzen Brett.

Auch ein wichtiges Senderthema: die Betreffzeile. »Was wollen die mir sagen?«, wundert sich Trainerin Carmen Diebolder bei E-Mails oft. »Ich möchte sofort erkennen können, ob eine Nachricht für mich relevant ist.« Deshalb übt sie mit den Teilnehmern ihrer Seminare, wie man Thema und Dringlichkeit in einer Zeile klar benennt. »Überlegen Sie immer: Wie kann der Empfänger meine Mail bearbeiten und ablegen?«

Wer Ordner anlegt, spart Zeit

Vor allem Teams könnten so viel Zeit sparen. Bei einem Projekt sollte zum Beispiel vereinbart werden, dass in allen diesbezüglichen Mails der Name des Projekts in der Betreffzeile steht, rät Carmen Diebolder. Dann stellt jeder im Team seinen EMail-Filter so ein, dass jede Projekt-Mail bei ihm nicht in den Posteingang, sondern sofort in den passenden Ordner rutscht.

Während man sich bei internen E-Mails kumpelhafte Umschreibungen (»Hallo Nachbar«, »liebe Mitstreiter«), Smileys, Kleinschreibung und sogar Rechtschreibfehler erlauben kann, sollte das bei Post nach außen tabu sein. Angelika Kaiser sah das allerdings vor zwei Monaten noch »sehr relaxt«. Kaiser kümmert sich bei der Messe München AG um die Azubis und die interne Weiterbildung.

Seit sie ein Seminar bei Gunter Meier belegt hat, achtet sie in ihren E-Mails wieder sorgfältig auf einen geschäftsmäßigen Ton. Und sie sichert sich gegen rechtliche Unwägbarkeiten ab: »Ich wusste nicht, dass E-Mails nur bedingt verbindlich sind.« Tatsächlich ist nicht eindeutig geklärt, ob die Internetpost vor Gericht als Beweismittel gilt. Deshalb lässt sich Kaiser alle Vereinbarungen mit externen Trainern für Weiterbildungsseminare wieder auf Papier bestätigen.

Den überraschendsten Lerneffekt erlebte sie aber in puncto Organisation. Etwa hundert Nachrichten landen täglich in ihrem Posteingang. Deshalb hatte sie bereits viele themenbezogene Ordner angelegt. »Trotzdem wusste ich teilweise nicht mehr, wo ich bestimmte E-Mails abgelegt hatte – sie wiederzufinden kostete viel Zeit.« Zwei Ordner erleichtern ihr jetzt die Arbeit (siehe unten): »Antwort offen« und »Lesen«. Innerhalb von Sekunden kann sie nun überprüfen, welche Seminare und Verträge noch nicht unter Dach und Fach sind und welchen Newsletter sie noch lesen will.

Ein ganztägiges Seminar, um den Umgang mit E-Mails zu lernen – da sei sie zuerst skeptisch gewesen, gesteht Angelika Kaiser. »Aber danach dachte ich: Wahnsinn – du bist schon so gut strukturiert, und trotzdem gibt es noch so viel zu verbessern.« Der Fortschritt sei messbar: »Durch das Seminar habe ich eine halbe Stunde Arbeit pro Tag gespart.« Und der Posteingang? »Ist abends leer. Immer.«

Diesen Artikel finden Sie als Audiodatei im Premiumbereich unter www.zeit.de/audio

10 Regeln zum richtigen Umgang mit E-Mails

1. Schalten Sie den E-Mail-Signalton aus

2. Bearbeiten Sie Ihre E-Mails nur drei- bis viermal pro Tag, möglichst zu festen Zeiten

3. Legen Sie eine Ordnerstruktur an, etwa

a) Drei Arbeitsordner:
– »Bearbeiten« (alle Mails, die Sie nicht in wenigen Minuten bearbeiten können oder müssen)
– »Antwort offen« (gesendete Mails, zu denen Sie eine Rückmeldung erwarten)
– »Lesen« (reine Info-Mails wie Newsletter, die Sie lesen können, wenn Zeit ist)
b) Themen- oder personenbezogene Ordner
c) Vier Quartalsordner (hier legen Sie Mails ab, bei denen Sie unsicher sind, ob sie noch wichtig sein könnten. Nach einem Jahr nach und nach löschen)

4. Nach mehreren Tagen Abwesenheit: Sortieren Sie den Posteingang nach Absender, nicht nach Datum

5. Schicken Sie E-Mails nur an Personen, für die sie wirklich relevant sind

6. Erstellen Sie Vorlagen für gleichlautende Mails

7. Veröffentlichen Sie allgemeine Informationen möglichst im Intranet an einem Schwarzen Brett, auf das alle Mitarbeiter Zugriff haben

8. Nur ein Thema pro E-Mail

9. Verwenden Sie aussagekräftige Betreffzeilen. Wenn nötig, machen Sie die Dringlichkeit klar (»erbitte Antwort bis…«)

10. Beachten Sie, dass auch in E-Mails die (Höflichkeits-)Regeln des normalen Schriftverkehrs gelten