Ideenmanagement Der 20-Gramm-Brief

Durch kluge Einfälle ihrer Mitarbeiter sparen Firmen Millionen

Die einfachsten Ideen sind immer wieder die besten: Die jährliche Einladung zur Aktionärsversammlung des Düsseldorfer Henkel-Konzerns wog früher 22 Gramm – bis ein findiger Mitarbeiter vorschlug, leichteres Papier zu verwenden. Nun fällt der Brief unter die 20-Gramm-Grenze, so werden nur 55 Cent Porto fällig. Dadurch spart Henkel jedes Jahr volle 25.000 Euro. Und der Mitarbeiter durfte sich über eine einmalige Prämie von 3750 Euro freuen.

Früher hingen für derartige Geistesblitze Briefkästen in den Fluren, mit der sperrigen Aufschrift »Betriebliches Vorschlagswesen«. Inzwischen hat auch hier längst moderne Technik Einzug gehalten mit komfortablen Eingabemasken im firmeneigenen Intranet. Zumindest in größeren Betrieben. Bei vielen Mittelständlern wie dem Spielzeughersteller Simba Dickie wird dagegen noch der direkte Kontakt bevorzugt, so Uwe Weiler, einer der drei Gruppengeschäftsführer. Der Vorteil für das Unternehmen mit seinen 300 Mitarbeitern in der Fürther Zentrale: »Ideen werden schneller umgesetzt, weil sie nicht durch alle Hierarchiestufen müssen.« Die meisten Verbesserungsvorschläge entstehen, wenn Mitarbeiter mit ihren Kindern spielen: Die Spielzeugtrecker von Simba Dickie haben genau aus diesem Grund nicht mehr nur hinten eine Anhängerkupplung, sondern auch vorne. Einfach weil Eltern beobachtet hatten, dass ihre Kinder vorne und hinten etwas anhängen möchten.

Die Verwaltung der Einfälle ist eine Wissenschaft für sich. Beim schwäbischen Dübel-Spezialisten Fischer mit seinen weltweit circa 3800 Mitarbeitern hat man Listen für die vielen kleinen Erkenntnisse im Arbeitsalltag eingeführt. »Da kommen in jeder Abteilung zehn, zwanzig Ideen am Tag zusammen«, schätzt Raphael Abraham, der für den Ideenprozess zuständig ist. Die meisten Verbesserungsvorschläge werden von den Mitarbeitern einfach umgesetzt. Nur Vorschläge, denen eine Führungskraft zustimmen muss, werden in eine Datenbank im Intranet eingegeben. Innerhalb von zwei Wochen gibt es eine Rückmeldung. Die Umsetzungsquote liegt bei über 80 Prozent – dafür gibt es einen Tankgutschein über bis zu 100 Euro. Ab 3000 Euro Einsparung werden zehn Prozent des Betrags, über zwölf Monate verteilt, mit dem Gehalt ausgezahlt. Das Ergebnis: Bei den Patentanmeldungen pro Mitarbeiter liegt Fischer in Deutschland auf Platz drei.

Beim Düsseldorfer Henkel-Konzern hat eine Mitarbeiter-Idee gleich einen ganzen Kühlkreislauf verändert. Früher lief das Brauchwasser der Kühltürme des Konzerns sofort nach seinem Kühleinsatz in die Kanalisation. Dank der Konzeption eines geschlossenen Wasserkreislaufs wird es jetzt aufbereitet und wiederverwendet. Das spart Brauchwasser- und Abwasserkosten. Satte 100.000 Euro betrug die Vorschlagsprämie für die Idee, die höchste, die der Konzern bislang ausgezahlt hat.

Momentan gebe es wieder einen Vorschlag in ähnlicher Größenordnung, sagt die Ideenmanagerin Anne Huppertz: »Eine Datenbank, in der Promotion-Material zentral gespeichert wird, Produktfotos, Videos und dergleichen.« Das soll doppelte Arbeit vermeiden. Sieben Angestellte sind bei Henkel für das Ideenmanagement der weltweit 52.000 Mitarbeiter zuständig. Dies brachte allein im vergangenen Jahr einen Nutzen von rund 6,5 Millionen Euro. Vorschläge wandern via Intranet je nach Standort an den direkten Vorgesetzten oder einen Ideenbeauftragten, der sich um die weitere Bearbeitung kümmert: Die fachliche Bewertung muss immer noch abschließend vom Ideenmanagement und vom Betriebsrat geprüft werden, bevor eine Prämie gezahlt wird. Rund 5500 Vorschläge gingen im vergangenen Jahr in Deutschland ein.

Das Ideenmanagement von BMW sichtet pro Jahr ungefähr das Siebenfache an Ideen: Insgesamt 42.000 Geistesblitze, davon 24.000 aus Deutschland. Weltweit spart der Konzern dadurch 65 Millionen Euro pro Jahr, »davon 42 Millionen in Deutschland«, sagt Johann Lengl, Leiter des Ideenmanagements. Alle BMW-Standorte haben eigene Ideenmanager, sie werden speziell geschult, um sinnvolle Ideen zu erkennen. Und auch wenn ein Vorschlag nicht umgesetzt wird, gibt es darüber eine Benachrichtigung – schon aus Gründen der Wertschätzung des Mitarbeiters.

Das Highlight in den vergangenen Jahren war ein Klimagerät für die aktuelle Generation des Fünfer-BMW, das ein engagierter Ingenieur teilweise während seiner Freizeit im heimischen Keller austüftelte. Damit sanken die Entwicklungskosten. »Das hat sich sogar auf den Preis des Fahrzeugs ausgewirkt«, sagt Lengl. Ausdrücklich fordere man auch Leiharbeiter, Auszubildende und Praktikanten auf, sich zu beteiligen: »Mit ihrer Unvoreingenommenheit sorgen sie immer wieder für ganz verblüffende und originelle Vorschläge.« Seitdem ein Auszubildender die Idee hatte, die Druckvorlagen für Verträge zu verändern, werden im Schnitt pro BMW-Vertrag drei Blätter weniger ausgedruckt.

Seit sechs Jahren können Lufthansa-Mitarbeiter ihre Ideen direkt im Intranet eingeben,diese werden dann von einem sechsköpfigen Team in Hamburg und Frankfurt in die Fachbereiche eingebracht. Bis zu 3400 Vorschläge gingen in den vergangenen Jahren jeweils ein. Bis zu 40 Prozent werden auch umgesetzt – am häufigsten, wenn sie aus dem technischen Bereich kommen. Auf acht Millionen Euro beziffert die Lufthansa die jährliche Ersparnis durch die Einfälle der Mitarbeiter.

Die Idee, wie man den Umbuchungsprozess am Ticketschalter beschleunigen kann, wenn etwa ein Geschäftsreisender auf einen früheren Flug umbuchen möchte, ist inzwischen umgesetzt worden – und so mancher Passagier erreicht heute einen Flieger, den er sonst verpasst hätte.