Der Chef schaut streng in die Runde: »Wer schreibt das Protokoll?« Die Gesichter am Konferenztisch wenden sich ab. Finger spielen mit Stiften, die Tischplatte wird angestarrt. Alle wollen sich unsichtbar machen. Protokoll schreiben gilt als undankbare Zusatzarbeit, als ausgelagerte Sekretariatstätigkeit. Dafür will sich keiner freiwillig hergeben.

Schade eigentlich. Denn haben Sie schon mal überlegt, welche Macht es Ihnen verschafft, ein Protokoll zu verfassen? Was Sie von einer Sitzung festhalten oder weglassen, was Sie betonen oder zur Randnotiz machen, darüber entscheiden allein Sie. In George Orwells Zukunftsroman 1984 gibt es ein »Wahrheitsministerium«, das die Geschichtsbücher schreibt – und damit das Geschehene an die eigene Sichtweise anpasst. Jedes Protokoll ist ein kleines Geschichtsbuch: eine subjektive Wahrheit, eine Interpretation. Was überliefert wird, ob vom Schlachtfeld oder vom Konferenztisch, bestimmt der Schreiber. Sein Blickwinkel prägt, was die anderen sehen, denn der Psychoanalytiker Sigmund Freud sagt mit Recht: Hundertprozentige Wahrheit ist so selten wie hundertprozentiger Alkohol.

Ein Protokoll lässt Ermessensspielraum, auch weil es auf die Nuancen ankommt. Wurde Ihre Abteilung »aufgefordert«, ein Projekt »endlich« abzuschließen? Wurde sie darum »gebeten«? Hat sie es »angeboten«? Oder gar »die Initiative ergriffen«? Was in Erinnerung bleibt, hängt nicht zuletzt vom Protokollschreiber und seiner Wortwahl ab. Das ist keine Straf-, sondern eine Darf-Arbeit, ein Privileg, ein Machtinstrument.

Einfach mal die Initiative ergreifen

Zumal damit eine weitere Chance verbunden ist: Sie können einem großen Verteiler, darunter oft Vorgesetzten, eine Kostprobe geben, wie scharf Ihr Blick fürs Wesentliche ist, wie präzise und intelligent Sie formulieren und wie zügig Sie wichtige Arbeiten erledigen. Ein gut formuliertes und schnell verschicktes Protokoll, mit Ihrem Namenszug, kann Eigenwerbung vom Feinsten sein. Auch weil zahllose Protokolle eben nicht schnell verschickt und noch seltener gut formuliert werden. Der Glanz des Protokolls fällt auf den Protokollanten zurück.

Leider gilt auch das Gegenteil: Ein schlampig formuliertes Protokoll, das Inhalte zu einem ungenießbaren Brei verquirlt und mit zwei Wochen Verspätung ankommt, lässt ebenfalls Rückschlüsse auf seinen Schreiber zu – allerdings solche, die er hätte vermeiden sollen.