Noch drei Mails, die Sie nächste Woche beantworten wollen? Noch ein Konzept, das einen Feinschliff braucht? Noch ein Meeting, das Sie schon seit einer Ewigkeit einberufen möchten? Dass wir Ungeliebtes gern von morgen auf übermorgen verschieben, hat schon Mark Twain gewusst.

Doch jeder Vorgang, den Sie nicht abschließen, ist wie ein Ball beim Jonglieren: Sobald er in der Luft ist, müssen Sie ihn im Auge behalten. Unvollendete Vorgänge sind die gefährlichsten Konzentrationsräuber dieser Erde, das hat die Psychologin Bluma Zeigarnik nachgewiesen; man spricht vom Zeigarnik-Effekt.

Was können Sie tun, um die Zahl der offenen Vorgänge zu reduzieren und einen freieren Kopf zu bekommen? Erstens: Erledigen Sie alles, was schnell geht, auf der Stelle. Statt drei unbeantwortete Mails mit in die neue Woche zu nehmen, sollten Sie noch schnell die Antworten tippen. Wenn Sie Tätigkeiten derselben Art bündeln, also drei Mails in einem Rutsch schreiben, statt Stunde um Stunde eine neue Mail, sparen Sie Zeit und Kraft.

Zweitens, und dieser Tipp ist der wichtigste: Fragen Sie sich bei allen noch offenen Vorgängen mal ganz kühn: Kann ich diesen Ball nicht einfach fallen lassen? Muss er wirklich sein, dieser Sonder-Newsletter? Käme Ihr Konzept, das ohnehin schon gut ist, nicht ohne Feinschliff aus? Und ginge die Welt ohne das Großmeeting, das offenbar lange entbehrlich war, tatsächlich unter? Sie werden staunen, was Sie alles lassen können, ohne dass ein Hahn danach kräht.

Und drittens: Schreiben Sie die wenigen Vorgänge, die Sie wirklich noch vollenden wollen, in einer To-do-Liste auf. Setzen Sie klare Termine, und sorgen Sie dafür, dass Sie sich strikt an Ihre Vorgaben halten. Alles, was Sie aufschreiben, müssen Sie nicht länger in Ihrem Kopf behalten. Wieder ein Ball, den Sie loslassen können.

Wer so vorgeht, der wird mit einem besseren Gewissen belohnt: Das ständige Gefühl, hinter den eigenen Vorsätzen zurückzubleiben und am Ende der Arbeitstage doch nicht fertig zu sein, weicht einer Zufriedenheit über das Erreichte. Vor allem aber schaffen Sie so Freiräume für neue Gedanken. Je weniger alte Bälle Sie jonglieren müssen, desto höher können Sie die neuen Bälle werfen. Und große Würfe gelingen Ihnen nur, wenn Sie nicht übers Dringende, sondern über das Wichtige nachdenken. Ideen dürfen kühn und Visionen groß sein. Solche Bälle sollten Sie lange Zeit im Auge behalten.