Der Entwicklungsleiter war verzweifelt: 180 Mails prasselten pro Tag in sein Postfach. Und so saß er, statt Produkte zu kreieren, den ganzen Tag als Antwortautomat am Schreibtisch. Und wenn er mal seiner eigentlichen Arbeit nachging, rissen ihn die aufploppenden eingehenden Mails immer wieder aus seinen Gedanken.

Wie konnte er die Zahl seiner eingehenden Mails senken? Eine Antwort darauf, die auf der Hand lang, hatte er bislang übersehen: Die Betreffzeilen der meisten Mails begann mit "Re:" – ein digitales Echo dessen, was er in die Welt hinausgerufen hatte. Pro Tag schrieb er 60 Mails – rund ein Drittel seiner Eingänge waren Antworten. Indem er die Zahl seiner (oft überflüssigen) Mails und (oft überflüssigen) Verteiler um die Hälfte reduzierte, dämmte er die Schwemme der Antworten ein.

Im zweiten Schritt wollte er sich für seine kreative Arbeit einen geschützten Raum schaffen. Er nahm sich pro Woche zwei "Kreativtage". Dienstags und donnerstags schaltete er eine Abwesenheitsmail, in der es hieß, er arbeite an wichtigen Projekten und sei erst am kommenden Tag wieder erreichbar. Das Geheimnis dieser Freiheit, die er sich nahm, war sein Mut (mit Perikles gesprochen).

Erst stießen diese Mails auf Befremden – schließlich war er für seine schnelle Erreichbarkeit bekannt! Doch nach drei Monaten hatten sich alle daran gewöhnt, und etwas Zauberhaftes passierte: Die Zahl der Mails sank nicht nur an den Kreativtagen, sondern insgesamt. Offenbar erledigten sich viele Anliegen von alleine. Wer ihn zuvor nach Lösungen gefragt hatte, benutzte jetzt seinen eigenen Kopf.

Und als dritten Schritt beschloss er, sich von den Maileingängen nicht länger unterbrechen zu lassen. Laut einer Studie der University of California braucht es nach jeder Arbeitsunterbrechung acht Minuten, um in die alte Tätigkeit zurückzufinden; 50 Mails können also 400 Minuten kosten. Der Entwicklungsleiter rief seine Mails nur noch zweimal am Tag ab und berücksichtigte dabei seinen Biorhythmus: Zwischen 8 und 11 Uhr arbeitete er kreativ. Und sein Mittagstief zwischen 11 und 12 Uhr nutzte er, um die Routinearbeiten im Maileingang zu erledigen. Dasselbe tat er noch mal am späten Nachmittag um 16.30 Uhr.

Seit er sich dem Diktat der Mails entzogen hat, arbeitet er effektiver und kreativer als zuvor. Sein Beispiel macht Schule: Zwei Abteilungsleiter-Kollegen haben sich nun ebenfalls Mail-freie Tage eingerichtet.