ArbeitsüberlastungDas Zitat… und Ihr Gewinn

Perikles sagt: Das Geheimnis der Freiheit ist der Mut. von 

Der Entwicklungsleiter war verzweifelt: 180 Mails prasselten pro Tag in sein Postfach. Und so saß er, statt Produkte zu kreieren, den ganzen Tag als Antwortautomat am Schreibtisch. Und wenn er mal seiner eigentlichen Arbeit nachging, rissen ihn die aufploppenden eingehenden Mails immer wieder aus seinen Gedanken.

Wie konnte er die Zahl seiner eingehenden Mails senken? Eine Antwort darauf, die auf der Hand lang, hatte er bislang übersehen: Die Betreffzeilen der meisten Mails begann mit "Re:" – ein digitales Echo dessen, was er in die Welt hinausgerufen hatte. Pro Tag schrieb er 60 Mails – rund ein Drittel seiner Eingänge waren Antworten. Indem er die Zahl seiner (oft überflüssigen) Mails und (oft überflüssigen) Verteiler um die Hälfte reduzierte, dämmte er die Schwemme der Antworten ein.

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Im zweiten Schritt wollte er sich für seine kreative Arbeit einen geschützten Raum schaffen. Er nahm sich pro Woche zwei "Kreativtage". Dienstags und donnerstags schaltete er eine Abwesenheitsmail, in der es hieß, er arbeite an wichtigen Projekten und sei erst am kommenden Tag wieder erreichbar. Das Geheimnis dieser Freiheit, die er sich nahm, war sein Mut (mit Perikles gesprochen).

Martin Wehrle
Martin Wehrle

Der Coach Martin Wehrle ist Autor mehrerer Karrierebücher und gibt jede Woche Karrieretipps in der Kolumne "Das Zitat und Ihr Gewinn".

Erst stießen diese Mails auf Befremden – schließlich war er für seine schnelle Erreichbarkeit bekannt! Doch nach drei Monaten hatten sich alle daran gewöhnt, und etwas Zauberhaftes passierte: Die Zahl der Mails sank nicht nur an den Kreativtagen, sondern insgesamt. Offenbar erledigten sich viele Anliegen von alleine. Wer ihn zuvor nach Lösungen gefragt hatte, benutzte jetzt seinen eigenen Kopf.

Und als dritten Schritt beschloss er, sich von den Maileingängen nicht länger unterbrechen zu lassen. Laut einer Studie der University of California braucht es nach jeder Arbeitsunterbrechung acht Minuten, um in die alte Tätigkeit zurückzufinden; 50 Mails können also 400 Minuten kosten. Der Entwicklungsleiter rief seine Mails nur noch zweimal am Tag ab und berücksichtigte dabei seinen Biorhythmus: Zwischen 8 und 11 Uhr arbeitete er kreativ. Und sein Mittagstief zwischen 11 und 12 Uhr nutzte er, um die Routinearbeiten im Maileingang zu erledigen. Dasselbe tat er noch mal am späten Nachmittag um 16.30 Uhr.

Seit er sich dem Diktat der Mails entzogen hat, arbeitet er effektiver und kreativer als zuvor. Sein Beispiel macht Schule: Zwei Abteilungsleiter-Kollegen haben sich nun ebenfalls Mail-freie Tage eingerichtet.

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Leserkommentare
  1. (und das wohl nur beruflich) zeigen nur, daß der Mann überkommuniziert. Und vielleicht auch daß er sich, obwohl Entwicklungsleiter, kein Sekretariat leistet.

    Vielleicht will er alles wissen, was da so vorgeht. Ja, das kann anstrengend werden. Auch für seine Mitarbeiter und Mailpartner. Insofern sind die zwei mailfreien Tage ganz gut, - aber so wohl nicht zu verallgemeinern.

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    • Menina
    • 23. Juli 2013 0:35 Uhr

    Ich kann Ihnen versichern, dass auch im Sekretariat niemand scharf auf 180 E-Mails am Tag ist. Die haben da auch noch ein paar andere Dinge zu erledigen.

  2. Wenn man einen Chef hat, der sich regelmäßig beschwert, weil man eine E-Mail nach 30 Minuten noch nicht beantwortet hat oder weil man auf dem Klo das Telefon nicht dabei hat... oder gar, weil man während eines Telefonats mit dem wichtigsten Kunden der Firma nicht das zweite Telefon aufnimmt...

    Dann helfen auch keine guten Tipps.

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    trivial und überflüssig halten, es läuft leider wirklich oft so, dass man mittlerweile mehr zeit mit kommunizieren vergeudet, als mit der eigentlichen aufgabenerfüllung. hinzukommt in der regel eine übertriebende dokumentation. wirklich effizienter ist das nicht.

    das krönchen war in meinem lebenslauf ein unternehmen, in dem der häuptling glaubte, seine mitarbeiter durch ständige lobs und annerkennung motivieren zu können: wenn einer der mitarbeiter geschafft hat sein büro ohne hilfe zu finden, schrieb er darüber eine mail mit der leistung und dem lob und setzte JEDEN im unternehmen in den verteiler.
    >.<

  3. Eigentlich sollten diese kleinen elektrischen Geräte unser Leben vereinfachen, die Arbeitsabläufe effizienter gestalten, und uns mehr FREIRAUM für Wichtigeres Im Leben schaffen. Das genaue Gegenteil ist eingetreten. Die meisten Menschen kleben im wahrsten Sinne des Wortes an diesen Geräte, und der Freiraum für das Wichtigste verschwindet.

    In Amerika kommunizieren die Menschen durchschnittlich mehr Zeit mit ihrem Mobil-Telefon, als mit mit ihrem Ehepartner.

    3 Leserempfehlungen
  4. Es ist heutzutage also mutig, sich dem Stress, den man sich größtenteils selber macht, zu entziehen? Und das noch nicht mal, indem man sagt, was Sache ist, sondern indem man eine automatische Abwesenheitsmail schaltet und so tut, als wäre man nicht da.

    Ich dachte, Mut hätte was mit Werten zu tun, mit Gerechtigkeit, Ehrlichkeit, Seelengröße und all so altmodischem Zeug.

    Freiheit darin zu sehen, dass man nicht mehr 180 Mails am Tag beantwortet, ist schon ein ziemlich reduziertes Konzept von Freiheit.

    Naja, immerhin vielleicht ein Anfang, wenn auch kein sehr beeindruckender.

    4 Leserempfehlungen
  5. ... der solche trivialen Tipps von Wehrle braucht, ist eine ganz offensichtiche Fehlbesetzung. Genau so wie Wehrle als Trivialkolumnist in Zeit-Online. Schaltet den doch bitte endlich ab.

    4 Leserempfehlungen
    • .void
    • 21. Juli 2013 13:24 Uhr

    Seitdem ich meine E-Mails nicht mehr sofort, sondern irgendwann (meistens einen Tag später) beantworte, hat die Anzahl der eingehenden Mails drastisch abgenommen. Mit dieser Methode kann man immer noch entscheiden, wann eine schnelle Reaktion erforderlich ist und wann es durchaus ein wenig warten kann.

    Zweite Erkenntnis: weniger schreiben. Die meisten Empfänger lesen lange Mails sowieso nicht.

  6. ...wie fantasielos und inkompetent kann man sein, um solche völlig trivialen Selbstverständlichkeiten nicht intuitiv weiß? Ganz ehrlich, liebe ZEIT-Online Redaktion, ich kann mich da meinem Vorredner nur anschließen..."Karriere-Ratgeber" in allen Ehren (will sagen: von mir aus), aber jemandem eine Kolumne zuzugestehen, der darauf hinweist, dass es ablenkt, E-Mails zu lesen? Ich meine, wow...kommt da noch was?

    Anscheinend ja nicht. Was ist der nächste Gag aus der Trickkiste von diesem Experten? Möglicherweise, dass man sich auf Gehaltsverhandlungen mit seinem Arbeitgeber vorbereiten soll und möglicherweise sogar seine Leistungen dezidiert aufzählt, um seinen Mehrwert für eine Firma zu demonstrieren?

    Vielleicht wird demnächst noch geraten, dass es sinnvoll ist, sich eine Strategie für den Arbeitsalltag zurechtzulegen, zu priorisieren und nach Checklisten zu arbeiten, sich aber gleichermaßen einen gewissen Zeitrahmen für Eventualitäten freizulassen?

    Oder nein, ich habs: Die Eisenhower-Matrix, die "Tasks" dahingehend einteilt, dass nicht alles, was dringend ist und umgekehrt...und wie man damit umgeht...

    Ganz ehrlich, Leute: DAS kann ich auch...

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    Wenn mich aber nicht alles täuscht, bekommt Herr Wehrle dafür aber auch noch Geld.
    Und Sie sind nichts anderes als ein tobendes Rumpelstilzchen.

    Woran das nur liegen mag....

    Aber klar, das können Sie auch. Internet-Kommentatoren können eh einfach alles. Wenn diese ganzen Universalgenies endlich mal das Ruder auf der Welt übernehmen würden. Aber scheinbar sind sie im echten Leben sehr unauffällig...

    ...gegen meine Person, ohne mich zu kennen, als Veräußerung einer generellen Abneigung gegen kritische Kommentare?

    Losing Game, werter Herr. Und auf meine eigene berufliche Laufbahn eingehen...dieses Spielchen spiele ich nicht mit.

  7. ist unsere Gesellschaft schon so weit gekommen, daß man solche "Tipps" braucht ? Ich hoffe nicht, ansonsten hilft nur noch Auswandern!

    Eine Leserempfehlung
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    grüner auf der anderen Seite. Wenn Sie irgendwo hinwandern wollen, dann muss es die innere Emmigration sein. Wir haben die gleichen Probleme in Norwegen. Unsere Partner in UK und Polen erzählen auch nichts anderes und in den USA wurden diese Probleme "erfunden".

    Vielleicht wäre Bhutan ein Auswanderungsziel. Kein so ein Schnickschnack und ganz oben auf dem Happiness Index :)

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  • Serie Das Zitat und Ihr Gewinn
  • Schlagworte Arbeit | Studie
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