1 Wie lassen sich die Mails möglichst schnell abarbeiten?

Der erste Tag im Büro nach einem dreiwöchigen Sommerurlaub. Man fährt den Computer hoch, öffnet das Postfach – und sieht eine endlose Reihe von E-Mails. Alle auf einmal zu erfassen ist schwierig bis unmöglich. Um die wichtigsten Nachrichten herauszufiltern, hilft es oft schon, den Posteingang auf Absender und Betreff querzulesen, noch bevor man die Mails überhaupt öffnet. Vielleicht schreibt der Chef, der sich sonst zurückhält, oder der Name des neuen Projekts steht in der Betreffzeile. Gunter Meier, der Seminare zu den Themen Informationsflut und E-Mail-Kommunikation gibt, rät außerdem, die Sortierung zu ändern: nicht nach Chronologie, wie das meist Standard ist, sondern nach Absender. Denn oft drehen sich Mails vom gleichen Absender auch ums gleiche Thema. Dann sei es ratsam, mit der neuesten Mail anzufangen, um den aktuellen Stand zu bekommen. "Nicht selten steht in der letzten Mail: Besten Dank, das Thema hat sich erledigt."

Sigrid Hess, die seit 15 Jahren Trainerin und Beraterin für Büromanagement ist, empfiehlt: erst sichten, dann arbeiten. Das schnelle Sortieren geschieht in zwei Durchgängen. Im ersten Durchgang gibt es drei Kategorien: Handlungsbedarf ("Ich muss etwas tun"), kein Handlungsbedarf ("Ich muss nichts tun, hebe die Mail aber auf") und: Papierkorb. Dort landen sofort veraltete Newsletter oder Statusmeldungen des Systems. "Diese Methode ist trennscharf, das heißt, jede Mail hat genau eine dieser Eigenschaften, deshalb fällt das Sortieren leicht", sagt Hess.

Das gilt auch für den zweiten Durchgang, in dem alle Mails mit Handlungsbedarf landen und bei dem es wieder drei Kategorien gibt: Termin, Aufgabe, Wartet. Termin bedeutet, dass eine E-Mail erst zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt wird und bis dahin nicht, etwa die Tagesordnung für eine Konferenz, die erst in drei Wochen stattfindet. Aufgabe heißt, man muss etwas damit tun, eventuell bis zu einem bestimmten Zeitpunkt, zum Beispiel eine Präsentation für die Konferenz vorbereiten. Wartet heißt, man muss etwas damit tun, weiß aber noch nicht, wann, weil es zum Beispiel davon abhängt, dass der Chef die Informationen dazu liefert. "Nach diesen beiden Durchgängen ist man ein Riesenstück weiter", sagt Hess. Und danach könne man mit dem Abarbeiten der Mails in der Kategorie "Aufgabe" beginnen.

2 Darf man Mails auch einfach ungelesen löschen?

Nein, das darf man nicht. Außer die Firma erlaubt es. So wie der Autobauer Daimler. Dort können seit diesem Jahr erstmals alle Mitarbeiter alle Mails, die während ihres Urlaubs eingehen, löschen lassen. Der Absender wird automatisch über die zuständige Vertretung informiert. "Unsere Mitarbeiter sollen sich im Urlaub erholen und keine geschäftlichen E-Mails lesen. So starten sie nach den Ferien mit einem sauberen Schreibtisch. Das ist eine emotionale Entlastung", sagt Wilfried Porth, Personalvorstand und Arbeitsdirektor der Daimler AG.

Wer ansonsten alle seine Mails nach dem Urlaub ungelesen löscht, muss mit einer Abmahnung rechnen. Im schlimmsten Fall könnte das sogar ein Grund für eine fristlose Kündigung sein. "Wie mit so einem Thema konkret umgegangen wird, hängt von der Firmenkultur ab", sagt die Trainerin Sigrid Hess, die den Ratgeber Perfekt im Office. Büro-Organisation für Profis geschrieben hat. Bei Mails, bei denen man nur in Kopie, also cc, steht, passiere zum Beispiel in den allermeisten Fällen nichts, wenn man diese lösche. Auf jeden Fall sei es empfehlenswert, sich cc-Mails separat anzeigen zu lassen.

3 Wie lange darf man sich Zeit lassen, um die Mails nach dem Urlaub zu beantworten?

"Ein Viertel des Urlaubs", sagt Sigrid Hess. "War ich vier Wochen weg, eine Woche. War ich vier Tage weg, einen Tag." Sie empfiehlt außerdem auf die Abwesenheitsnotiz für externe Empfänger zwei, drei Tage draufzuschlagen. "Dann habe ich nicht gleich, wenn ich zurück bin, den Druck zu reagieren."

Wer auf einer Position arbeitet, bei der es mehr um strategische Themen geht, hat es vermutlich eher mit mittel- und langfristigen Fragestellungen zu tun. Gerade dann muss nicht alles sofort erledigt werden. "Ich würde mit manchen Absendern Kontakt aufnehmen und sagen: Ich habe die Anfrage während des Urlaubs bekommen und kümmere mich drum, aber reicht es mit einer Rückmeldung auch nächste Woche noch, oder ist es ganz dringend?", schlägt Gunter Meier vor. Dann wisse der andere, dass sein Anliegen nicht vergessen wurde. Häufig sei das in Ordnung.

4 Muss man im Urlaub seine Arbeitsmails lesen?

Nein, nach dem Bundesurlaubsgesetz dient der Urlaub der Erholung. Klauseln in Arbeitsverträgen, in denen steht, dass ein Arbeitnehmer auch an seinen freien Tagen für die Firma erreichbar sein muss, sind unzulässig. Wer also seine Mails am Strand oder in den Bergen liest, tut das freiwillig – und ist damit nicht allein. In einer Stress-Studie der Techniker Krankenkasse aus dem vergangenen Jahr gab ein Drittel der Vollzeitbeschäftigten an, immer erreichbar zu sein. Je höher der Bildungsabschluss und je größer das Einkommen, desto stärker ist die ständige Erreichbarkeit verbreitet. Das bleibt nicht ohne Folgen: Ein Viertel der Berufstätigen sagen, dass sie sich nicht einmal im Urlaub von den Gedanken an die Arbeit lösen können. Ist das Stresslevel im Job hoch, sind es noch mehr.

"Ich hatte einmal eine Führungskraft aus dem mittleren Management im Seminar sitzen, die sagte: Ich bin im Urlaub 23,5 Stunden für meine Familie da. Eine halbe Stunde gehört der Firma. Da gucke ich durch mein Postfach, danach bin ich entspannt, sonst habe ich doch keine Ruhe", sagt Hess. Das Beispiel zeige, dass es auf die Frage, ob man im Urlaub seine Mails checken sollte, nicht eine passende Antwort für alle gebe. "Dass muss man für sich herausfinden und dabei ehrlich zu sich selbst sein", sagt Hess. Meier rät hingegen, konsequent auf Mails im Urlaub zu verzichten: "Wenn man im Urlaub seine Arbeitsmails durchschaut, sind da ja nicht nur Glückwünsche drin, sondern auch Ärger und Probleme. So kann man keinen Abstand herstellen und regenerieren!"

5 Für den nächsten Urlaub: Wie lässt sich die anschließende E-Mail-Flut verhindern?

Hilfreich könnte sein, wenn eine Vertretung den Posteingang mitbetreut. Geht das nicht, kann man im Abwesenheitsassistenten darum bitten, die Mails nach dem Urlaub erneut zu senden, etwa so: "Lieber E-Mail-Empfänger, mein Postfach wird bis zum 15. September nicht betreut. Es wird mir nicht möglich sein, in der zweiten Septemberhälfte alle aufgelaufenen E-Mails zu bearbeiten. Wenn Ihre Nachricht bis dahin noch relevant ist, melden Sie sich bitte noch einmal."

Vielleicht sei ein längerer Urlaub auch ein guter Anlass einmal generell das eigene Mail-Verhalten zu überprüfen, regt Gunter Meier, Autor des Ratgebers Die E-Mail-Flut bewältigen , an. "In Seminaren höre ich von vielen Teilnehmern, oft habe sich die Hälfte der Mails nach dem Urlaub erledigt. Das heißt im Umkehrschluss: Wenn man nicht im Urlaub gewesen wäre, hätte man sich um viele Dinge gekümmert, deren Halbwertszeit nicht länger als zwei Wochen ist – darüber sollte man mal nachdenken."