ZEIT CAMPUS: Herr Däfler, wie präzise kann man seinen Tag im Büro planen?

Martin-Niels Däfler: Da immer unvorhergesehene Dinge passieren, lohnt es sich nicht, den ganzen Tag zu verplanen. Ich nehme mir maximal für die Hälfte des Tages feste Aufgaben vor, die ich dann auch wirklich erledige.

ZEIT CAMPUS: Womit beginnt man morgens?

Däfler: Wer morgens einen Frosch küsst, fühlt sich danach meistens gut. Sprich: Als Erstes erledige ich etwas, das ich nicht so gerne mache. Viele rufen morgens zuerst ihre E-Mails ab. Davon rate ich ab. Unsere Leistungsfähigkeit ist vor zehn Uhr und gegen 16 Uhr am höchsten. Es lohnt sich, dann besonders konzentrationsintensive Aufgaben zu erledigen.

ZEIT CAMPUS: Wie oft ruft man seine E-Mails denn am besten ab?

Däfler: Wenn möglich nur dreimal täglich. Zum Beispiel morgens gegen zehn Uhr, nach dem Mittagessen und noch einmal am späten Nachmittag. Ich empfehle, auf jeden Fall den Benachrichtigungston auszustellen. Da wir von Natur aus neugierig sind, reagieren wir automatisch auf das Signal und müssen zwangsläufig die neue Mail lesen.

ZEIT CAMPUS: Viele Firmen erwarten, dass man schnell auf E-Mails reagiert. Das schafft man nicht, wenn man sie nur dreimal täglich abruft.

Däfler: Natürlich muss man sich an die Gewohnheiten des Unternehmens anpassen. Aber ich kann zum Beispiel in meiner Signatur nett darauf hinweisen, dass ich meine Mails nicht ständig abrufe, und darum bitten, mich anzurufen, wenn ich sofort auf etwas reagieren soll.

ZEIT CAMPUS: Wenn ständig das Telefon klingelt, arbeitet man auch nicht konzentriert...

Däfler: Das stimmt. Hier kann man versuchen, die Kollegen ein bisschen zu erziehen: Können sie auf meine Antwort warten, ist die E-Mail das richtige Kommunikationsmittel. Wer sofort meine Reaktion braucht, soll anrufen. Ich rate dazu, sich eine Stunde täglich Telefon-frei zu nehmen. Ich vereinbare mit einem Kollegen, dass er in dieser Zeit meine Gespräche annimmt. Später beantworte ich seine Telefonate, und er arbeitet ungestört. Das geht natürlich nur, wenn ich nicht permanent Kontakt zu Kunden halten muss.

ZEIT CAMPUS: Aber Kollegen, die ins Büro kommen, kann man schlecht ignorieren.

Däfler: Bis zu einem gewissen Grad muss ich im Büro damit klarkommen, abgelenkt zu werden. Wenn man sich mit seinen Kollegen gut versteht, ist es wichtig, auch mal über den Betriebsausflug zu reden. Das gehört dazu. Wenn ein Kollege aber ständig reinkommt, stehe ich direkt auf und gehe ihm entgegen. Das signalisiert ihm, dass er mich gerade stört, ohne dass ich unfreundlich wirke. Habe ich das drei- oder viermal gemacht, weiß der Kollege, dass er sich besser mit mir für ein Feierabendbier verabredet, um über Dinge zu reden, die nichts mit der Arbeit zu tun haben.

ZEIT CAMPUS: Trotzdem ist es im Büro nicht immer leicht, alles rechtzeitig zu erledigen. Was kann man tun, wenn man mit der Zeit, die man für Aufgaben einplant, nie auskommt?

Däfler: Legen Sie für jeden Tag drei Aufgaben fest, die höchste Priorität haben, und erledigen Sie diese auch tatsächlich. Wer sich für jeden Tag 20 Aufgaben vornimmt, scheitert automatisch.

ZEIT CAMPUS: Wie überprüft man, ob man effizient arbeitet?

Däfler: Zum Beispiel, indem man Dinge, die man auf jeden Fall abarbeiten möchte, auf einzelne Klebezettel schreibt. Sobald ich eine Aufgabe erledigt habe, klebe ich den Zettel in ein Notizbuch. Mit diesem Arbeitstagebuch habe ich im Blick, was ich an einem Tag geschafft habe.