ZEIT CAMPUS: Herr Däfler, wie präzise kann man seinen Tag im Büro planen?

Martin-Niels Däfler: Da immer unvorhergesehene Dinge passieren, lohnt es sich nicht, den ganzen Tag zu verplanen. Ich nehme mir maximal für die Hälfte des Tages feste Aufgaben vor, die ich dann auch wirklich erledige.

ZEIT CAMPUS: Womit beginnt man morgens?

Däfler: Wer morgens einen Frosch küsst, fühlt sich danach meistens gut. Sprich: Als Erstes erledige ich etwas, das ich nicht so gerne mache. Viele rufen morgens zuerst ihre E-Mails ab. Davon rate ich ab. Unsere Leistungsfähigkeit ist vor zehn Uhr und gegen 16 Uhr am höchsten. Es lohnt sich, dann besonders konzentrationsintensive Aufgaben zu erledigen.

ZEIT CAMPUS: Wie oft ruft man seine E-Mails denn am besten ab?

Däfler: Wenn möglich nur dreimal täglich. Zum Beispiel morgens gegen zehn Uhr, nach dem Mittagessen und noch einmal am späten Nachmittag. Ich empfehle, auf jeden Fall den Benachrichtigungston auszustellen. Da wir von Natur aus neugierig sind, reagieren wir automatisch auf das Signal und müssen zwangsläufig die neue Mail lesen.

ZEIT CAMPUS: Viele Firmen erwarten, dass man schnell auf E-Mails reagiert. Das schafft man nicht, wenn man sie nur dreimal täglich abruft.

Däfler: Natürlich muss man sich an die Gewohnheiten des Unternehmens anpassen. Aber ich kann zum Beispiel in meiner Signatur nett darauf hinweisen, dass ich meine Mails nicht ständig abrufe, und darum bitten, mich anzurufen, wenn ich sofort auf etwas reagieren soll.

ZEIT CAMPUS: Wenn ständig das Telefon klingelt, arbeitet man auch nicht konzentriert...

Däfler: Das stimmt. Hier kann man versuchen, die Kollegen ein bisschen zu erziehen: Können sie auf meine Antwort warten, ist die E-Mail das richtige Kommunikationsmittel. Wer sofort meine Reaktion braucht, soll anrufen. Ich rate dazu, sich eine Stunde täglich Telefon-frei zu nehmen. Ich vereinbare mit einem Kollegen, dass er in dieser Zeit meine Gespräche annimmt. Später beantworte ich seine Telefonate, und er arbeitet ungestört. Das geht natürlich nur, wenn ich nicht permanent Kontakt zu Kunden halten muss.

ZEIT CAMPUS: Aber Kollegen, die ins Büro kommen, kann man schlecht ignorieren.

Däfler: Bis zu einem gewissen Grad muss ich im Büro damit klarkommen, abgelenkt zu werden. Wenn man sich mit seinen Kollegen gut versteht, ist es wichtig, auch mal über den Betriebsausflug zu reden. Das gehört dazu. Wenn ein Kollege aber ständig reinkommt, stehe ich direkt auf und gehe ihm entgegen. Das signalisiert ihm, dass er mich gerade stört, ohne dass ich unfreundlich wirke. Habe ich das drei- oder viermal gemacht, weiß der Kollege, dass er sich besser mit mir für ein Feierabendbier verabredet, um über Dinge zu reden, die nichts mit der Arbeit zu tun haben.

ZEIT CAMPUS: Trotzdem ist es im Büro nicht immer leicht, alles rechtzeitig zu erledigen. Was kann man tun, wenn man mit der Zeit, die man für Aufgaben einplant, nie auskommt?

Däfler: Legen Sie für jeden Tag drei Aufgaben fest, die höchste Priorität haben, und erledigen Sie diese auch tatsächlich. Wer sich für jeden Tag 20 Aufgaben vornimmt, scheitert automatisch.

ZEIT CAMPUS: Wie überprüft man, ob man effizient arbeitet?

Däfler: Zum Beispiel, indem man Dinge, die man auf jeden Fall abarbeiten möchte, auf einzelne Klebezettel schreibt. Sobald ich eine Aufgabe erledigt habe, klebe ich den Zettel in ein Notizbuch. Mit diesem Arbeitstagebuch habe ich im Blick, was ich an einem Tag geschafft habe.

Schreibtisch entrümpeln und Mails sortieren

ZEIT CAMPUS: Viel Zeit kostet ein unordentlicher Schreibtisch, auf dem man ständig Unterlagen sucht. Wie hält man hier Ordnung?

Däfler: Indem man seinen Schreibtisch organisiert wie das Cockpit eines Piloten. Er hat alles Notwendige vor sich, zum Beispiel den Höhen- und Geschwindigkeitsmesser. Brauche ich im Büro häufig den Duden oder einen bestimmten Ordner, platziere ich ihn so, dass ich nicht aufstehen muss, um ihn zu benutzen. Je seltener ich Dinge benötige, desto weiter weg vom Schreibtisch dürfen sie stehen. Papierstapel lenken mindestens mein Unterbewusstsein ab und signalisieren, dass noch viel Arbeit wartet. Besser weg damit. Ein aufgeräumter Schreibtisch spiegelt die Ordnung in meinem Kopf wider. Sicher gibt es Menschen, die zum Arbeiten Chaos brauchen. Das ist die Minderheit.

ZEIT CAMPUS: Hat man ein Projekt beendet, archiviert man die Unterlagen. Wie schafft man es aber, darin auch in einem Jahr noch etwas wiederzufinden?

Däfler: Papierablagen und die elektronische Ablage organisiere ich nach einem einheitlichen Prinzip. Dafür lohnen sich präzise Beschriftungen. Notiere ich »Projekt Oktober 2011« auf einem Ordner, weiß ich in ein paar Monaten vermutlich nicht mehr, worum es dabei ging. Schreibe ich jedoch »Projekt Personalabteilung Firma Müller, Oktober 2011«, erinnere ich mich vermutlich daran.

ZEIT CAMPUS: Wie behält man bei seinen E-Mails den Überblick.

Däfler: Mein Posteingang ist nur die Landebahn für E-Mails. Was dort eintrifft, bearbeite ich sofort, wenn es nicht länger als zwei Minuten dauert. Danach lege ich die Mail im passenden Projektordner ab. Mails mit größeren Aufgaben lege ich alle in einem Ordner ab und kümmere mich darum, wenn ich Zeit habe. Es lohnt sich, ihnen eine ausführliche Betreffzeile zu geben. So finde ich sie schnell wieder.

ZEIT CAMPUS: Wenn man neu in der Firma ist und eine Idee zu einem Projekt hat, an wen wendet man sich?

Däfler: Ich gehe nicht sofort zum Chef. Stattdessen versuche ich, bei meinen Kollegen herauszufinden, wie die Idee ankommt. Ist sie wirklich gut, warte ich einen Augenblick ab, in dem mein Vorgesetzter ausreichend Zeit hat, um mit mir darüber zu sprechen.

ZEIT CAMPUS: In vielen Jobs schleicht sich Routine ein. Kann ich trotzdem kreativ bleiben?

Däfler: Mir selbst kommen die besten Ideen, wenn ich etwas mache, das gar nichts mit meinem Job zu tun hat. Wer unterschiedliche Hobbys hat, sich mit Leuten unterhält, die in anderen Abteilungen des Unternehmens arbeiten, und Freunde trifft, die etwas ganz anderes machen, hat dabei oft kreative Einfälle. Vielleicht fällt Ihnen plötzlich beim Fußballspielen oder beim Wandern ein, wie Sie Ihr Projekt beim Kunden nächste Woche am besten vorstellen.

ZEIT CAMPUS: Wie schafft man es dann, dass der Kunde sich auch an die Präsentation erinnert?

Däfler: Zuhörer können bei einem Vortrag nicht zurückblättern. Ich kann also weniger Informationen vermitteln als in einem Text. Am besten spitze ich meine Ideen auf eine Schlagzeile zu. Ich rate zu maximal fünf Gliederungspunkten. Mehr können sich die meisten Menschen ohnehin nicht merken, und ich kann mit einer Hand auch körpersprachlich immer wieder zeigen, bei welchem Punkt ich mich befinde. In Erinnerung bleibt, wer unterhaltsam ist und Anekdoten oder Zitate einbaut. Hier muss ich natürlich aufpassen, es nicht zu übertreiben. Das wirkt sonst lächerlich.

ZEIT CAMPUS: In Uni-Seminaren sind Präsentationen oft Bleiwüsten.

Däfler: Nicht nur da, auch im Job! Bilder und Diagramme sind wesentlich emotionaler und prägen sich besser ein als reiner Text. Niemand muss künstlerisch begabt sein, um seine Idee zu visualisieren. Beim Berufseinstieg ist es hilfreich, grundlegende Diagramme zu beherrschen: Baum-, Portfolio- und Ablaufdiagramme zum Beispiel. Längere Texte kann ich natürlich nicht immer vermeiden. Hier achte ich aber zumindest darauf, dass meine Sätze kurz sind. Wer Passiv, Nominalstil und Man-Formulierungen weglässt, tut seinen Lesern einen großen Gefallen. Und es ist immer besser, Dinge direkt zu benennen: Ich schreibe Stuhl statt Einrichtungsgegenstand. Unser Gehirn merkt sich lieber Konkretes als Abstraktes!