So synchronisiert man Outlook

Immer und überall auf die gleichen Daten zugreifen zu können, das wünschen sich besonders die Nutzer der Termin- und Adressverwaltung Microsoft Outlook. Da Outlook gerade im Geschäftsleben stark genutzt wird, sind die meisten Synchronisationstools für dieses Programm kostenpflichtig, dafür aber zuverlässig und komfortabel. Wir haben uns den Dienst Syncing.net (eine Ausgründung der Technischen Universität Berlin) angesehen, mit dem nicht nur Outlook-Dateien, sondern zugleich noch eine festgelegte Anzahl von Ordnern synchron gehalten werden.

Nach der Installation des Programms erstellt ein Nutzer eine Outlook-Gruppe oder einen neuen Sync-Ordner, andere Nutzer können sich nun dieser Gruppe beziehungsweise diesem Sync-Ordner anschließen. Die kompletten Daten befinden sich nur nach der Ersteinrichtung auf dem Server der Firma, danach werden nur die geänderten Elemente übertragen. Das spart Zeit, zudem wird so das Risiko für die sensiblen Daten minimiert. In der Praxis arbeitet Syncinc.net unaufdringlich im Hintergrund, nur die erste Synchronisation dauert je nach Größe des Outlook-Kontos seine Zeit. In erster Linie richtet sich die Lösung zwar an Firmen, es gibt aber auch ein Paket für Privatanwender. Für drei Nutzer werden rund 120 Euro fällig. Bei Firmen wird je PC abgerechnet, die genauen Kosten stehen im Online-Shop.

Komplett kostenlos und sehr praktisch ist das Microsoft-Werkzeug SyncToy, das sowohl mit Windows XP, Vista als auch Windows 7 funktioniert. Das Programm dient vor allem dazu, Daten zwischen zwei Computern oder zwischen einem Computer und einer externen (Backup-)Festplatte synchron zu halten. Das Programm kennt mehrere Verfahren des Datenabgleichs. So kann SyncToy dafür sorgen, dass die Inhalte zweier Laufwerke oder Ordner absolut identisch sind. Das bedeutet aber auch, dass dafür sogar Ursprungsdateien ohne Rückfrage eliminiert werden.

Sicherer sind die Verfahren "Echo“ und "Contribute“. Bei "Echo“ werden Dateien nur gelöscht, wenn sie zuvor auf dem Ursprungslaufwerk entfernt wurden. Beim Verfahren "Contribute“ werden alle Änderungen übertragen, zuvor entfernte Dateien bleiben aber auf dem Ziellaufwerk erhalten. Diese Einstellung eignet sich damit besonders für ein Backup der "Eigenen Dateien“. Das SyncToy kann entweder direkt bei Microsoft oder von einem der vielen Software-Archive wie von heise.de oder chip.de heruntergeladen werden.

(Der Artikel erschien zuerst im Tagesspiegel)