Zeitmanagement Herr über die Zeit

Wenn sich die Arbeit türmt und man nicht mehr weiß, wo man anfangen soll, dann kann Selbstorganisation helfen. ZEIT ONLINE stellt die wichtigsten Strategien vor.

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Herr über viele Uhren: Beim guten Zeitmanagement trennt man Wichtiges von Unwichtigem

Stress! Jahresabschluss. Aktenberge auf dem Schreibtisch. Sonderwünsche vom Chef. Und nur noch zwei Stunden Zeit. Privat sieht es nicht besser aus: Die Tochter wartet in der Kita, die Schmutzwäsche stapelt sich und der Kühlschrank ist auch schon wieder leer. 24 Stunden reichen einfach nicht.

Zeit ist eine knappe Ressource. Wer den Aufgaben nicht mehr gerecht werden kann, entwickelt leicht Schuldgefühle. Das schlechte Gewissen kommt, sobald man es überhaupt einmal wagt, ein paar Minuten für ein privates Vergnügen abzuzweigen. Erfolgserlebnisse bleiben aus, man fühlt sich mies und arbeitet nicht produktiv. Häufige Gründe für die ewige Hetze sind die knappen Ressourcen in heutigen Unternehmen oder Aufträge, die sich schlecht voraussehen lassen. Manchmal liegt Zeitnot aber auch an falscher Planung. Oder daran, dass man sich schlicht verzettelt.

Aber daran kann man arbeiten. In Sachen Zeitmanagement haben sich Strategien etabliert, die den Umgang mit der Arbeitsbelastung leichter machen und das Gefühl der Ohnmacht lindern sollen.

Tipp 1: Zeitfresser analysieren und Pläne aufstellen

Warum wird die Zeit knapp? Um diese Frage zu beantworten, sollte man genau wissen, wie der Tag strukturiert ist. Welche Aufgaben stehen an, wie dringend sind diese, in welcher Reihenfolge sollten sie erledigt werden – und wie viel Zeit steht dafür überhaupt zur Verfügung? Denn häufig verwenden wir viel Zeit für unwichtige Dinge, die man delegieren oder ignorieren könnte. Darum sollte man den Aufgaben Prioritäten geben. Das Wichtigste und Eiligste wird zuerst erledigt, das Unwichtige rückt nach hinten. Noch übersichtlicher wird das Leben mit Wochen-, Monats- und sogar Jahresplänen. Wichtig: Die Pläne sollten realistisch gestaltet sein, auch Puffer sollte man einbauen, falls eine Arbeit länger dauert oder etwas Ungeplantes passiert, die S-Bahn zu spät kommt oder der Computer abstürzt. Gleichzeitig sollen die Pläne nicht für noch mehr Arbeit sorgen. Wer zu eifrig plant, zwängt sich in ein enges Korsett. Und Wunschdenken hilft nicht weiter.

Tipps 2: Die produktive Zeit kennen und entsprechend planen

Der Tag im Büro war lang, man ist erschöpft und jetzt soll noch für die Weiterbildung gelernt werden? Nein, so wird das leider nichts. Jeder Mensch hat einen Biorhythmus. Wer nach einem langen Arbeitstag abends ausgelaugt und erschöpft ist, sollte sich nicht noch weitere, wichtige Aufgaben in die Abendstunden legen. Denn wer sich ständig zwingt, über das Leistungslimit hinauszugehen, dem setzt der Körper Grenzen: Man wird kraftlos, unkonzentriert und müde, kurz unproduktiv. Die Signale des Körpers auf Dauer zu ignorieren, führt allenfalls in ein handfestes Burn-out-Syndrom.

Besser ist es, seine Zeit entsprechend der eigenen Leistungskurve zu planen. Vielleicht wäre der Morgen besser zum Lernen? Oder der Samstagnachmittag? Freiberufler haben es manchmal einfacher, ihren Arbeitstag entsprechend ihrer Formkurve zu planen. So zeichnet Karikaturist Til Mette zum Beispiel nur nachts – dann kann er sich am besten konzentrieren. Produktiv arbeitet derjenige, der seinen Arbeitstag an seinen Biorhythmus anpasst.