Ich werde jetzt im Januar den Arbeitgeber wechseln. Bei meiner Kündigung forderte ich meinen jetzigen Chef auf, meine Personalakte zum 1. Januar 2010 zu löschen. Er  meinte, dass er das nicht darf. Stimmt das? Und was enthält eine Personalakte überhaupt?,
fragt Bernd Wyrenbek

Sehr geehrter Herr Wyrenbek,

in Ihrer Personalakte finden sich alle Informationen zu Ihrem Vertragsverhältnis und der Arbeitsvertrag selbst, die Bewerbungsunterlagen, spätere Änderungen des Vertrages, Zeugnisse sowie Belege zu Fortbildungsveranstaltungen. Daneben werden in der Personalakte auch Lohn- und  Gehaltsbescheinigungen, Krankheits- und Urlaubszeiten und Freistellungen festgehalten. Aber auch brisante Inhalte wie Pfändungs- und  Überweisungsbeschlüsse, Einschätzungen des Arbeitgebers wie Beurteilungen und Bewertungen sowie Abmahnungen können in die Personalakte eingehen.

Unternehmen dürfen aber nicht ohne weiteres beliebig Informationen in der Personalakte sammeln. Sie müssen sich auf solche Daten beschränken, die einen engen Bezug zu dem konkreten Arbeitsverhältnis haben. So gehören Vorwürfe, die später nicht bewiesen werden konnten, nicht in die Unterlagen. Dazu ein Beispiel: Besteht etwa gegen einen Mitarbeiter der Verdacht, dass er einen Diebstahl begangen hat, aber dieser Vorwurf kann nicht bewiesen werden, dann darf der Arbeitgeber den Verdacht auf diese Straftat in keinem Fall vermerken.

Da Ihre Personalakte vertrauliche Informationen enthält, darf sie auch nicht allgemein zugänglich sein. Ihr Arbeitgeber muss sie sorgfältig aufbewahren. Dafür muss er den Kreis der mit Personalakten befassten Beschäftigten möglichst eng halten. Besonders sensible Daten über den körperlichen, geistigen und seelischen Gesundheitszustand sowie allgemeine Aussagen über die Persönlichkeit des jeweiligen Mitarbeiters bedürfen sogar des verstärkten Schutzes.

Nun zu Ihrer Frage: Nach dem Ende Ihres Anstellungsverhältnisses wird Ihre Personalakte nicht automatisch und sofort gelöscht, sie darf aber auch nicht beliebig lange aufbewahrt werden. Unternehmen dürfen die Akten allerdings nur so lange aufbewahren, wie es für berechtigte Verwendungszwecke notwendig erscheint. Dazu gehören Abrechnungen oder die Abwendung von Rechtsansprüchen des ausgeschiedenen Mitarbeiters. Besteht auf Grund der gesetzlichen Verjährungsfrist keine Notwendigkeit mehr zur Aufbewahrung, muss Ihr Arbeitgeber Ihre Personalunterlagen unverzüglich vernichten.

Tipp vom Anwalt: Jeder Mitarbeiter eines Unternehmens hat ein Recht auf Einsicht in seine Personalakte. Es ist immer gut zu wissen, was der Arbeitgeber von der Leistung seines Mitarbeiters hält. Denn ist ein Vorgesetzter mit der Leistung eines Mitarbeiters unzufrieden, vermerkt er dies unter Umständen auch schon mal in der Personalakte.

Das Recht zur Einsicht können Mitarbeiter während ihrer regulären Arbeitszeit ausüben. Dafür muss der Arbeitgeber die Personalakte vollständig vorlegen. Der Arbeitnehmer darf auch Notizen, Abschriften oder ganze Kopien von seiner Akte oder den in der Akte enthaltenen Dokumenten machen. Wird sie EDV-mäßig geführt, kann der  Mitarbeiter sogar einen kompletten Ausdruck davon verlangen.

Ihr Ulf Weigelt

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