Das Telefon klingelt, zehn Minuten bevor das Meeting anfängt. Dabei waren die letzten Minuten doch dafür gedacht, die Präsentation zu erstellen. Ein gestresstes Telefonat und eine misslungene Präsentation folgen. Wem so etwas öfter passiert, für den könnte Zeitmanagement interessant sein. Allein 32 Seiten mit Empfehlungen für Ratgeber bei Amazon und eine ganze Coaching-Sparte zum Thema zeigen, wie groß der Bedarf offenbar ist.

"Uns treibt die Tyrannei der Dringlichkeit vor sich her", sagt einer dieser Coachs, der Experte Lothar Seiwert . Er berät Führungskräfte und Manager zum Thema Zeithoheit . Ständige Erreichbarkeit, oft auch nach Feierabend und im Urlaub, führe bei vielen Berufstätigen zu unklarer Prioritätensetzung. Weil es so viele Kommunikationswege gibt, fällt es vielen schwer zu unterscheiden, was relevant ist und was nicht. "Wer am lautesten schreit, bekommt als erstes unsere Aufmerksamkeit", sagt Seiwert. Wer zwei Mails schreibt, eine SMS und dann noch anruft, kann sich sicher sein: das Gegenüber fühlt sich dermaßen unter Druck gesetzt, dass es rasch handeln wird, auch wenn dazu gerade eigentlich gar keine Zeit ist.

Dieses Verhalten wiederum löst oft eine Spirale aus: Andere Dinge bleiben liegen, eiligere Aufgaben werden nicht bearbeitet.

Ein einfaches Mittel, die Arbeit zu strukturieren, sind To-Do-Listen. Doch viele machen davon erst gar nicht Gebrauch. Andere wiederum sagen, ihnen fehle selbst dafür die Zeit. "Dabei hilft das Aufschreiben von Aufgaben, die Gedanken zu ordnen und sich zu entspannen", sagt der Coach, Trainer und Karrierebuch-Autor Christian Schroff . Sieben Minuten zu Beginn eines Arbeitstages reichten für die Tagesplanung aus. Mit diesem geringen Aufwand lasse sich tagsüber eine Stunde Zeit sparen, sagt Schroff.

Bei Dauerstress kann ein Coaching helfen

Auch mangelnde oder schlechte Kommunikation ist eine Ursache für Zeitmangel. Schroff empfiehlt, sich rechtzeitig mit Kollegen abzustimmen. "Wer den Kollegen zu spät mitteilt, dass er ab 15 Uhr nicht mehr erreichbar ist, bringt den Arbeitsprozess zum Stocken." Mitarbeiter müssten beispielsweise rechtzeitig erfahren, bis wann sie ihrem Vorgesetzten Fragen stellen können, andernfalls blieben Aufgaben bis zum nächsten Tag liegen. Ebenso müssen Vorgesetzte den Workflow ihrer Teammitglieder kennen, um nicht Aufträge zu verteilen, wenn das Team noch mit einer anderen dringenden Aufgabe beschäftigt ist.

Schlechte Planung, chaotische Arbeitsweise und Vergesslichkeit sind weitere Gründe für Zeitmangel. Abhilfe schaffen Zeit sparende Arbeitsmethoden wie etwa Schnelllese-Technik oder das Trainieren von schnellem Tippen mit zehn Fingern, rät der Trainer Jonas Ritter . Auch sei Gedächtnistraining sinnvoll. Denn wer seine Hirnleistung effizient zu nutzen weiß, verzettelt sich weniger und arbeitet strukturierter. "Das Hirn ist sogar bis ins hohe Alter trainierbar", sagt Ritter, der Seminare für Speed-Reading und Gedächtnistraining anbietet. Auch sei eine Steigerung der Gedächtnisleistung und Verbesserung der Konzentrationsfähigkeit mit wenig Übung zu erreichen.

Wenn alles nichts hilft und der Stress zu groß ist, bleibt noch die Möglichkeit, ein Coaching in Anspruch zu nehmen. Coach Schroff beispielsweise versucht in diesem Prozess herauszufinden, warum sein Klient nicht mit seiner Zeit auskommt. Ist wirklich zu viel zu tun und es liegt eine klare Überlastung vor? Teilt man sich seine eigentlich ausreichende Zeit falsch ein? Oder schiebt man Aufgaben einfach solange auf , bis die Zeit knapp wird?

Allerdings sei nicht jeder empfänglich für ein Zeitmanagement, so Schroff. Manche Menschen brauchen die Spontanität, um arbeiten zu können. Sie wären in einem festen Zeitplan weniger produktiv – und das soll Zeitmanagement ja verhindern.