Was macht Unternehmen besonders langsam und wenig produktiv? Es sind zu viele, redundante und somit unsinnige Arbeitstreffen, die gerade in Wissensjobs unglaublich viel Arbeitszeit verschlingen. Einer Analyse des Marktforschungsinstituts Harris im Auftrag des kalifornischen Softwareanbieter Clarizen verlieren Beschäftigte weltweit im Schnitt 4,5 Stunden pro Woche durch Meetings, Konferenzen und Besprechungen, denen sie zwar aus Präsenzgründen beiwohnen müssen, die aber so gut wie keine Relevanz für ihre eigene Arbeit haben. Bei Führungskräften sieht die Bilanz noch unproduktiver aus, glaubt man der Studie. Demnach sind sie mit zusätzlichen 4,6 Stunden Vor- und Nachbereitung für Arbeitstreffen beschäftigt, in denen man entweder zu keinem relevanten Ergebnis kommt oder bei dem vor allem vor dem Großteil des Teams wesentliche Aufgaben oder Ergebnisse noch einmal wiederholt werden. Heißt: Teamleiter verschwenden im Schnitt 9,1 Stunden pro Woche für Meetings, die wenig produktiv sind. Das ist für die Entscheider immerhin mehr als ein Arbeitstag pro Woche.

Die Verschwendung von Arbeitszeit ist aber nicht nur betriebswirtschaftlicher Wahnsinn, es demotiviert auch die Mitarbeiter. Die befragten Beschäftigten gaben demnach an, dass sie die allermeisten Besprechungen und Teamsitzungen für überflüssig hielten. Jeder Fünfte gab an, dass das Herumsitzen in den Konferenzen, ihm schlechte Laune bereite und sogar aggressiv mache. Denn häufig würde Arbeit in der Zwischenzeit liegen bleiben. Und weil viele Unternehmen mit knappem Personal planen, führen unproduktive Teamtreffen am Ende bei den meisten Beschäftigten zu Stress: Denn während im Meeting Punkte besprochen werden, die nur für einen Teil der Mitarbeiter wichtig sind, fehlt den anderen am Ende die Zeit, innerhalb der vorgesehenen Arbeitszeit ihre Aufgaben zu erledigen. Dadurch wird auch insgesamt der Teamzusammenhalt belastet und das Betriebsklima verschlechtert sich.

Wann genau aber ist ein Treffen unproduktiv? Wesentlich für ein erfolgreiches Meeting ist eine gute Vorbereitung und dass die Entscheider anwesend sind, um schnell nächste Schritte festlegen zu können. Wichtig ist auch, dass vor allem diejenigen dazu geladen werden, die tatsächlich dabei sein müssen, weil sie aktiv am Prozess mitarbeiten. Mitunter kommt es aber vor, dass auch andere Teammitglieder, die nur am Rande von einer Aufgabe betroffen sind, zu allen Meetings eingeladen werden. Oft steckt dahinter auch eine gute Absicht: Auch wer nur indirekt an einem Prozess mitarbeitet, kann wichtiges Feedback geben – allerdings nur dann, wenn er dafür auch die Zeit hat.

Strikte Moderation ist wichtig

Freilich lassen sich nicht alle Arbeitstreffen abschaffen. Teams müssen sich besprechen, Arbeit verteilen, Vorgehensweisen klären. Und Absprachen kosten Zeit. Oft sind auch Meinungsbildungsprozesse nötig und wichtig – auch das kostet Zeit. Wer ein Meeting leitet, muss daher die richtige Balance finden und im Blick haben, wenn ein Team oder einzelne, sehr meinungsstarke Teammitglieder dazu neigen, eine Frage immer wieder und wieder neu zu diskutieren. Dann helfen klare Hierarchien und Regeln, um unproduktive Diskussionen zu beenden.

Unnötige Arbeitstreffen können auch durch Collaborationssoftware und Prozesse aus der agilen Projektarbeit ersetzt oder zumindest verschlankt werden. Entscheidend dabei ist, dass die Pflege von Dokumenten, Tabellen und Spreadsheets nicht aufwendig ist und für alle Mitarbeiter schnell der Status der Arbeit zu erkennen ist.

Ansonsten gilt: Überprüfen, ob so viele Meetings wirklich notwendig sein. Die Tagesordnung vorher festlegen und auch, wer für welchen Punkt anwesend sein muss. Für Themen, die nicht alle Teammitglieder betreffen, können eigene Calls veranstaltet werden oder diese Punkte wandern ans Ende, sodass einige bereits vorher das Meeting verlassen können. Ganz wichtig außerdem: Affektiertes Inszenierungsverhalten eindämmen. Denn noch immer haben Arbeitstreffen und Meetings eine soziale Bühnenfunktion, die karriereambitionierte Kollegen oft exzessiv nutzen. Daher sind Unternehmen gut beraten, Führungskräfte, die regelmäßig Arbeitstreffen leiten, in Sachen Moderation schulen zu lassen. Bei täglichen Arbeitstreffen kann es hilfreich sein, diese nur im Stehen abzuhalten – das soll Studien zufolge zur Disziplinierung beitragen und Meetings kurz halten.