ZEIT ONLINE: Wie wichtig ist es für die Leistung der Mitarbeiter, dass die Abläufe im Büro stimmig sind?

Bernhard Zimolong: Die Organisation des Arbeitsplatzes ist sehr wichtig für das Gruppenklima und die Leistung des Einzelnen. Wenn die Abläufe stimmen, funktioniert auch die Teamarbeit besser. Doch es kommt nicht nur auf die Steuerung über Termine und Verantwortlichkeiten an, es braucht auch persönliche Beziehungen. Eine Gruppe schafft nur Spitzenleistungen, wenn die sich untereinander vertrauen. Darum sind auch Treffpunkte wie die Kaffeeküche wichtig.

ZEIT ONLINE: Nun probieren immer mehr Unternehmen moderne Arbeitsformen aus. In manchen Büros werden sogar fixe Arbeitsplätze abgeschafft , alles soll flexibler werden. Wie wirkt sich das auf die Arbeitsleistung aus?

Zimolong: Das hängt davon ab, ob das Unternehmen auch die emotionale Seite mitbedenkt und nicht nur auf Flächeneffizienz und Arbeitsabläufe schaut. Die erfolgreiche Zusammenarbeit innerhalb einer Gruppe beruht auf routinierten Abläufen und guten Beziehungen der Mitarbeiter untereinander, aber auch einer positiven Einstellung zu ihrer Arbeit und zu ihrem Unternehmen. Nehmen wir eine klassische Bürosituation einer Sachbearbeiterin im Finanzamt: Sie sitzt stets im gleichen Büro, auf dem Türschild steht ihr Name mit Funktionsbezeichnung. Das signalisiert nach außen klare Strukturen und Verantwortlichkeiten und schafft nach innen Vertrauen in die Zuständigkeiten und Abläufe.

Je mehr Vertrauen eine Person in ihre Organisation hat, umso mehr wird sie sich verantwortlich fühlen und sich auch um Dinge kümmern, die nicht im Arbeitsvertrag stehen. Dieses Engagement ist für Unternehmen überlebenswichtig. Werden die festen Strukturen aufgelöst, müssen neue Wege gefunden werden, um Verantwortlichkeiten nach außen zu dokumentieren und Vertrauensbeziehungen nach innen aufzubauen. Wo sie fehlen, wird nur Dienst nach Vorschrift gemacht.

ZEIT ONLINE: Wie kann das verhindert werden?

Zimolong: In der Industrie stellt sich das Problem schon lange. Aktuell machen wir eine Untersuchung über das Management von weltweit vernetzten Zulieferketten. Ein typisches Beispiel ist der Bau einer Pumpe für eine Waschmaschine. Die Verantwortlichen aus den Zulieferfirmen kommunizieren fast nur noch über elektronische Medien. Sie arbeiten also nur virtuell zusammen. Wir stellen fest, dass die Abläufe effektiver sind, wenn sich die Personen auch regelmäßig persönlich treffen, Strukturen und Regeln vereinbaren und so eine Vertrauensbasis entwickeln. Wieder ist Vertrauen in den "virtuellen" Kollegen und in den Erfolg des Projekts der Schlüssel zum Erfolg.

Übertragen auf die Organisation eines Büros heißt das: Die Menschen müssen sich immer wieder treffen können, sei es in der Teeküche oder bei Besprechungen. Die Begegnungen in einer mobilen Arbeitswelt können sehr flüchtig sein. Da lauert die Gefahr, dass sich die Mitarbeiter in die Anonymität zurückziehen. Deshalb ist es wichtig, dass es für ein Team Projektpläne und Regeln des Umgangs gibt, man beispielsweise vereinbart, auf Mails innerhalb von zwei Tagen zu antworten. Bei einem gemeinsamen Bericht kann es hilfreich sein, dass die Beiträge der Teammitglieder mit Namensnennung erfasst werden. Dadurch werden Verantwortlichkeiten dokumentiert.