Statisch, unübersichtlich, inaktuell. So sieht in vielen Unternehmen das Intranet aus. Oft ist nicht einmal der Kantinenspeiseplan auf dem aktuellen Stand, von den Kontaktdaten der Mitarbeiter ganz zu schweigen. Kein Wunder, dass Mitarbeiter das firmeneigene Intranet in ihrem Büroalltag nur selten verwenden.

"Viele Unternehmen wissen nicht, wie sie das Intranet nutzen könnten", sagt der Blogger und Wirtschaftsinformatiker Stephan Schillerwein. Er beschäftigt sich seit Jahren mit der Programmierung und Entwicklung von internen Firmenwebseiten und schreibt darüber in seinem Blog Intranet Matters . Das Intranet, sagt Schillerwein, wird sich künftig zum digitalen Arbeitsplatz entwickeln – einer unternehmensinternen, interaktiven Oberfläche, auf der die Mitarbeiter miteinander vernetzt sind und alles das finden, was sie zum Arbeiten in ihrem Unternehmen benötigen. Diesen Trend bestätigt auch der Global Intranet Trend Report . Für die Studie werden jedes Jahr mehrere Hundert Unternehmen aus Europa, den USA und Asien befragt.

"Die neuen Technologien verändern die Arbeitswelt grundlegend", ist Schillerwein überzeugt. "Im Prinzip lassen sich alle Systeme, Programme und firmenspezifischen Informationen bündeln. Das ermöglicht eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit mit allen Mitarbeitern einer Firma." Das Intranet der Zukunft ist gleichzeitig auch soziales Netzwerk: Jeder ist mit einem Profil vertreten, aus dem Interessen und Kompetenzen hervorgehen. Die Mitarbeiter können eigene Inhalte einstellen und ihr Wissen mit den Kollegen teilen. So wird das Expertenwissen innerhalb eines Unternehmens transparent und nutzbar.

Mit wenigen Klicks lässt sich das Intranet durchforsten und mitunter ein teures externes Consulting sparen, weil der Experte im eigenen Haus sitzt. Die Plattform Yammer macht es Unternehmen bereits möglich, ein Intranet anzulegen. Allerdings ist Yammer ein externes soziales Netzwerk, eher eine Art Facebook fürs Büro, statt Teil des Unternehmens.

Der digitale Arbeitsplatz bietet mehr, er macht viele Sitzungen überflüssig und flexibilisiert die Arbeit, denn er ist auch jederzeit von außen erreichbar. Die Mitarbeiter können Dokumente gemeinsam bearbeiten, miteinander diskutieren. Selbst E-Learning-Elemente lassen sich integrieren. Mitarbeiter an verschiedenen Standorten eines Unternehmens können zusammen an Weiterbildungen teilnehmen, ohne dass sie wirklich zusammenkommen müssen.

Die Benutzeroberfläche ist individuell auf den Mitarbeiter zugeschnitten, je nach dem welche Programme und Inhalte er braucht. Wer welche Inhalte einstellen darf, kann genau geregelt werden. Die Auszubildenden können beispielsweise an einem Auzubiblog mitwirken, das von allen Mitarbeitern gelesen werden kann; die Personalabteilung kann Umfragen für die Belegschaft einstellen; die Mitarbeiter der Marketingabteilung wiederum können in einem nur für sie zur Verfügung stehenden Bereich an einer neuen Kampagne arbeiten. Die Kommunikationsabteilung ist meist für die redaktionelle Pflege zuständig.

"Wenn alles, was zur Arbeit benötigt wird, auf einer digitalen Fläche zusammengeführt wird, die gleichzeitig die Kommunikation und Vernetzung fördert, steigert das langfristig die Effizienz und Produktivität und senkt die Kosten", sagt Schillerwein.