Büro-Organisation Was der Schreibtisch über uns verrät

Wie Mitarbeiter ihr Büro gestalten, verrät viel über sie. Doch der feste Arbeitsplatz mit eigenem Schreibtisch wird zum Auslaufmodell. Die Zukunft gehört dem Großraumbüro.

Kein privater Nippes auf dem Schreibtisch, keine turmhohen Papierstapel und nach Feierabend alles picobello aufräumen: Für den Chef des mittelständischen Designbüros aus Pune in Indien ist die Marschroute eindeutig. In seinem Unternehmen habe eine kühle, erfolgsorientierte Atmosphäre zu herrschen. Weshalb er nicht nur das Umsatzziel für 2011 – 25 Millionen Dollar – groß an die gelbe Wand pinseln ließ. Sondern auch Wert legt auf eine militärisch-penible Bürokultur, an die sich, so die Überzeugung des Chefs, auch seine Mitarbeiter halten.

Der Blick auf die Schreibtische aber zeigt: Die meisten Mitarbeiter sind meilenweit entfernt vom angelsächsisch-protestantisch geprägten Schreibtisch-Ideal ihres Chefs. Windschief zusammengeschobene Aktenstapel finden sich neben zu Stiftboxen umfunktionierten Kaffeetassen. Auf den Regalen reihen sich Plüschbälle neben Einkaufstüten, Schachteln mit Kopfschmerztabletten und leeren Wasserflaschen. Mit zwei Heiligenfiguren aus Holz verwandelte ein Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz in einen Ersatz-Schrein. Und kritzelte Notizen schon mal direkt auf seine Schranktüren.

Chaos schlägt Ordnung

Indien? Ist näher, als Sie denken. Denn so wie auf den Schreibtischen der Designer aus Pune sieht es in vielen Unternehmen weltweit aus. Ob Nürnberg oder New York, Berlin oder Barcelona, Rosenheim oder Rio – auf fast allen Schreibtischen regiert das Chaos: Hier liegt ein Stapel Papier, da drei offene Ordner. Der Bildschirm ist umrahmt von Klebezetteln mit der Durchwahl der Kollegin aus dem Vertrieb, Passwörtern und hingekritzelten Arbeitsaufträgen ("wichtig"). Neben dem Telefon steht die ungespülte Kaffeetasse vom Vortag. An der Wand hängen Fotos vom gerade geborenen Patenkind, Urlaubspostkarten von Freunden und der Flyer vom Pizzaservice. Penible Ordnung? Offenbar pures Wunschdenken in den Chefetagen dieser Welt. Im Alltag siegt das Chaos über das Ideal vom stets aufgeräumten Schreibtisch.

Zu diesem Ergebnis kommt auch eine aufwendige Feldstudie der Köln International School of Design (KISD). Sechs Monate ließen die KISD-Design-Professoren Uta Brandes und Michael Erlhoff in elf Ländern auf fünf Kontinenten knapp 700 Schreibtische fotografieren – von Deutschland bis Brasilien, von Ägypten bis Taiwan, von Neuseeland bis New York. Von Mitarbeitern aller Hierarchiestufen in öffentlichen Verwaltungen, Designstudios, Callcentern, Banken und Versicherungen, von Frauen und Männern. Im Schnitt fanden sich auf jedem Desk mehr als ein Dutzend privater Objekte, die nichts mit dem Job zu tun hatten. "Schreibtische sind die Spiegel der eigenen Seele und der Gesellschaft, in der ich lebe", sagen die Design-Professoren Brandes und Erlhoff. "Gerade in unserer schnelllebigen Arbeitswelt suchen wir die Möglichkeit, auch im Büro die eigene Individualität auszuleben und unser Territorium zu markieren."

Kein Wunder, schließlich halten wir uns an keinem anderen Ort so lange auf wie an unserem Arbeitsplatz. Lediglich geschlafen wird mehr als gearbeitet, statistisch gesehen verbringen wir sieben Jahre unseres Lebens im Büro – und das meist am eigenen Schreibtisch.

Dass der weit mehr ist als nur nüchterner Arbeitsplatz, belegt die Studie My Desk is my Castle (Birkhäuser Verlag 31,99 Euro) – so der bezeichnende Titel der KISD-Untersuchung – mit eindrucksvollen Fotos. Die machen deutlich, wie unterschiedlich Schreibtische auf der ganzen Welt von ihren Benutzern vereinnahmt werden. Und zeigen, wie oft dieses Verhalten nationalen, berufsständischen oder geschlechtsspezifischen Klischees entspricht. Frei nach dem Motto: Zeig mir deinen Schreibtisch und ich sage dir, wer du bist.

Demnach neigen Frauen stärker zum Horten und Sammeln als ihre männlichen Kollegen, schaffen sich gern ein Arbeitsambiente in lieblichen Pastelltönen, vollgestopft mit Plüschtieren. Männer setzen eher auf dunkle Farben und markieren ihren Arbeitsplatz mit Sportfotos, Spielzeugautos und martialischen Männchen in Fantasieuniformen.

Wesentlich stärker als ihre Kollegen in Europa oder den USA stellen Arbeitnehmer in Asien ihren Schreibtisch mit Plastik-Nippes voll. In Taiwan fanden die Forscher im Schnitt 20 solcher Objekte auf der Arbeitsfläche, in Hongkong knapp 40. Die Erklärung für die Sammelwut: "Asiaten leben oft auf viel engerem Raum zusammen als Europäer oder Amerikaner", sagen Brandes und Erlhoff. "Dadurch haben sie ein ganz anderes Verständnis von Fülle und Leere."

Die Einzelzelle hat ausgedient

Selbst die Schreibtische von Designern und Callcenter-Mitarbeitern zeigen: Je länger Mitarbeiter die Möglichkeit haben, an den gleichen Schreibtisch zurückzukehren, desto stärker versuchen sie, diesem ihren persönlichen Stempel aufzudrücken – und sei es mit einer Sammlung von Bierdeckeln, die sich etwa ein Telefonist aus Köln an die halbhohe Trennwand hinter seinem Bildschirm geheftet hat.

"Unternehmen sollten die Gestaltungswünsche ihrer Mitarbeiter ernst nehmen", sagen Brandes und Erlhoff. Als Freibrief für die Vermüllung des Arbeitsplatzes sei das allerdings nicht zu verstehen. "Wir müssen Individualität zulassen, ohne dass es aussieht wie bei Hempels unterm Sofa."

Auf diese Gratwanderung begeben sich zurzeit immer mehr Unternehmen. Längst sind es nicht mehr nur die Vorreiter aus den USA wie die Softwareriesen Google und Microsoft oder das IT-Beratungshaus Accenture, die an ihren Standorten in Hamburg und Zürich, Köln und Amsterdam für ihre Mitarbeiter Bürolandschaften kreiert haben, die nichts mehr gemein haben mit den grauen, an Krankenhausflure erinnernden Bürotrakten, in denen Mitarbeiter in kleinen Einzelzellen täglich von 8 bis 17 Uhr vor sich hinarbeiteten. Und Kollegen allenfalls zufällig auf dem Gang zur Kantine begegnen.

"Die Einzelzelle mit eigenem Schreibtisch hat ausgedient", sagt Hanns-Peter Cohn, Chef des Möbelherstellers Vitra. "Der offenen Bürolandschaft mit flexiblen Arbeitsplätzen gehört die Zukunft." Die aber hat nichts gemein mit Legebatterien ähnelnden Großraumbüros, in denen man laut telefonierenden Kollegen, schlechter Luft und diffusem Licht ausgesetzt war.

© PR: BCG München

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Heute warten immer öfter offene, lichtdurchflutete, farbenfrohe Arbeitsplätze auf die Mitarbeiter, die sich an die jeweilige Arbeitssituation anpassen. Meetingzonen folgen auf Ruhebereiche zum Entspannen, Bistros zum lockeren Plausch unter Kollegen wechseln sich ab mit schalldichten Konferenzräumen. Kaum einer sitzt mehr den ganzen Tag stundenlang am eigenen Schreibtisch und starrt unentwegt auf seinen Bildschirm. Viele Mitarbeiter ändern mehrmals am Tag den Standort – je nachdem, ob sie gerade in Ruhe allein über einem kniffligen Detail brüten wollen, mit einem Team über die Grundzüge eines neuen Projekts diskutieren, eine kurze Pause in der Cafeteria einlegen, in der Ruhezone ein Power Nap halten oder in einem abgeschirmten Raum eine komplizierte Verhandlung am Telefon führen müssen.

Und wer mal nicht ins Büro kommt, weil das Kind krank ist oder weil er sich zu Hause noch besser konzentrieren kann, wird von den Kollegen nicht gleich als Drückeberger stigmatisiert – die Arbeitsleistung wird am Ergebnis gemessen, nicht an der Dauer der Anwesenheit im Büro.

Der durchoptimierte Arbeitsplatz

"Erst wurde die Produktionskette optimiert", sagt Wilhelm Bauer, stellvertretender Leiter des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO. "Jetzt sind die Büroarbeitsplätze dran."
Eine Erkenntnis, die auch in deutschen Unternehmen zunehmend Einzug hält: BMW hat einen Teil seiner Entwicklungsingenieure in einem Projekthaus zusammengezogen. Statt im stillen Kämmerlein an neuen Motoren und Karosserien zu basteln, tüfteln die nun abteilungsübergreifend bis zu drei Jahre in einem gläsernen Designstudio mit Sichtkontakt an neuen Lösungen – Einzelbüros sind hier die absolute Ausnahme.

Die Deutsche Bank nutzte die Sanierung ihrer Frankfurter Zwillingstürme nicht nur, um deren Energiebedarf zu senken. Auch die Arbeitsflächen wurden neu organisiert: Transparente Strukturen haben die alten Büros ersetzt, dank flexibler Strukturen können nun 600 Mitarbeiter mehr als zuvor dort arbeiten – ohne sich auf den Füßen zu stehen. Und die Credit Suisse setzt auf totale Flexibilität: Nachdem in einem Pilotprojekt 200 Mitarbeiter völlig auf fix zugeordnete Arbeitsplätze verzichtet hatten und mit dem Konzept laut einer internen Befragung "voll zufrieden" waren, will die Schweizer Bank das Prinzip nun auf 2.000 Mitarbeiter ausdehnen.

"Wir befinden uns mitten in einem Paradigmenwechsel", sagt Büroforscher Bauer. Schlossherr mit eigenem, von Kollegen unantastbarem Schreibtisch im abgeschlossenen Einzelbüro war gestern, die Zukunft gehört dem Büro-Nomaden, der sich seinen Arbeitsplatz immer wieder neu sucht – je nach individueller Situation auch mehrmals täglich. Das bedeutet: Das Ausleben individueller Vorlieben am Arbeitsplatz wird künftig immer seltener über das Anhäufen kitschiger Überraschungseier-Figürchen möglich sein. Denn zum einen bieten Schreibtische künftig wesentlich weniger Fläche als bisher. Zum anderen werden Arbeitsplätze, die dauerhaft und exklusiv einer einzigen Person zugeordnet sind, so selten wie ein Sechser im Lotto.

Der Grund: Unser Arbeitsplatz ist nicht nur Spiegel unserer Seele, sondern vor allem unserer Arbeitswelt. Und die ist aus mehreren Gründen in einem gewaltigen Umbruch begriffen:

• Explodierende Immobilienpreise: Gerade in attraktiven Großstädten wird Büroraum in guten Lagen zum Luxusgut. Arbeitgeber, die sich Standorte in zentraler Lage leisten wollen, sind gezwungen, mit ihren Flächen so ökonomisch wie möglich zu haushalten. Also auch mit Schreibtischen, von denen im Schnitt jeder zweite jeden Tag unbenutzt bleibt, weil der Arbeitnehmer auf Dienstreise, krank oder in Urlaub ist. Klar ist aber auch: "Büro-Architekturen zu verdichten, nur um Kosten zu sparen", sagt Fraunhofer-Büroforscher Bauer, "wäre viel zu kurz gedacht.

• Technologischer Fortschritt: Jahrelang wie ein Mantra vor sich hergetragen, ist mobiles Arbeiten dank des rasant voranschreitenden technologischen Fortschritts endgültig keine Utopie mehr: Laptops, Mobiltelefone und Software haben sich in den vergangenen Jahren so rasant entwickelt, dass Arbeitnehmer inzwischen wirklich in der Lage sind, zu jeder Zeit an jedem Ort der Welt auf alle Daten zuzugreifen, die sie benötigen, um ihre Aufgaben zu erledigen.

• Veränderte Wertschöpfungsketten: Organisationsformen, Wertschöpfungsketten und Märkte verändern sich in immer kürzeren Zeiträumen. Um diesem Wandel folgen zu können, sind Unternehmen selbst auf höchste Flexibilität angewiesen – auch und gerade bei der Gestaltung von Arbeitsplätzen.

• Demografischer Wandel: Die Altersspanne der Arbeitnehmer, die für ein Unternehmen tätig sind, wird immer größer. Vom Lehrling im Teenager-Alter bis zum altgedienten Senior mit Ende 60 gilt es, verschiedenste Anforderungen an Arbeitsplätze zu berücksichtigen. Das reicht etwa von der Rücksichtnahme auf gesundheitliche Belange älterer Mitarbeiter bis hin zu Strukturen, die es Mitarbeitern etwa möglich machen, die Erziehung ihrer Kinder oder die Pflege älterer Familienangehöriger mit ihrem Arbeitsalltag zu vereinbaren. Ein Wunsch, den nach einer Umfrage des IT-Branchenverbands Bitkom zwei Drittel der Arbeitnehmer haben.

• Attraktiver Arbeitgeber: Weil die Zahl qualifizierter Nachwuchskräfte aufgrund sinkender Geburtenraten in den kommenden Jahren deutlich zurückgehen wird, sind Unternehmen darauf angewiesen, sich vor allem für die Generation Y als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Diese sogenannten Digital Natives sind heute Mitte bis Ende 20 Jahre alt und den Umgang mit digitaler Technik von Kindesbeinen an gewöhnt. Die machen schon heute 15 Prozent der Bevölkerung aus. Und erwarten von ihrem künftigen Arbeitgeber attraktiv ausgestattete Arbeitsplätze – nicht nur im Hinblick auf Mobiliar, Hard- oder Software. Sondern auch bezogen auf die Möglichkeit, Arbeitsort und Arbeitszeit so flexibel wie möglich zu gestalten. Sie wollen ihre Aufgaben nicht nur in der immer gleichen Büroatmosphäre erledigen, sondern auch mal von zu Hause arbeiten. Oder an einem anderen Ort, der in der jeweiligen Situation eine attraktive Alternative zu Home Office oder Büro bietet – etwa die sogenannten Co-Working-Häuser, in denen nicht mehr nur Freiberufler, sondern zunehmend auch Unternehmen voll ausgestattete Arbeitsplätze nach Bedarf anmieten. Auch, weil kürzere Fahrtwege Zeit sparen und die Umwelt schonen.

"Das klassische Büro", sagt Fraunhofer-Forscher Bauer, "wird in Zukunft nur ein Arbeitsplatz von vielen sein."

Ein Dorf der Arbeit

Für Heike Heimann hat diese Zukunft vor sechs Wochen begonnen: Wer wissen will, an welchem Arbeitsplatz sich die Mitarbeiterin der Vodafone-Personalabteilung gerade aufhält, wirft am besten einen Blick auf den großen Touchscreen im Eingangsbereich der Abteilung. Der zeigt den Grundriss der Etage. Und, dass sich Heimann gerade an einem Arbeitsplatz im Open Space aufhält. Heimann ist eine von 55 Vodafone-Mitarbeitern, die ihrer Arbeit derzeit unter Laborbedingungen nachgehen. Denn die gesamte Personalabteilung spielt bei Deutschlands zweitgrößtem Mobilfunkanbieter derzeit Versuchskaninchen: Ende 2012 wird das Unternehmen seine 5.000 derzeit auf vier Düsseldorfer Standorte verteilten Mitarbeiter in einer neuen Deutschland-Zentrale zusammenziehen, die gerade im Düsseldorfer Stadtteil Heerdt entsteht – eine Campuslandschaft mit einem 80 Meter hohen Büroturm, ausgestattet nach den neuesten Erkenntnissen der Büro-Architektur.

Geplant ist eine offene Arbeitslandschaft, organisiert nach den Prinzipien einer antiken römischen Stadt, in der sich jeder Mitarbeiter nach Bedarf bewegen und niederlassen kann: mit einer Art Marktplatz, von dem aus Restaurants, Geschäfte und Privathäuser erreicht werden können – also Flächen, auf denen sich Einzel- oder Gruppenarbeitstische abwechseln mit Konferenzräumen verschiedener Größe für Teamsitzungen, Thinktanks mit schalldicht abgeschirmten Einzelplätzen an Bistros und Ecken für ein privates Telefonat anschließen. Kopierer und Drucker gibt es pro Etage nur einen. Und auch der Personalvorstand sitzt mitten drin im Großraum.

Erschienen in der WirtschaftsWoche