Die wenigsten Arbeitnehmer freuen sich auf das alljährliche Mitarbeitergespräch . Kein Wunder: Das Jahresgespräch ist oft der einzige längere Termin mit dem Vorgesetzten. Studien zeigen, dass Führungskräfte im Durchschnitt gerade einmal zwei Stunden pro Jahr direkt mit ihren Mitarbeitern sprechen.

Entscheidend für den Erfolg von Mitarbeitergesprächen ist die Art der Kommunikation, stellt eine Studie der Uni Erlangen fest. Mitarbeiter empfinden es dann als erfolgreich, wenn sie viel Raum hatten, ihre Meinung zu äußern und sich inhaltlich einbringen konnten. Sie bewerten es hingegen negativ, wenn es vor allem von den Kommunikationswünschen des Chefs gelenkt wird. Dann verschärft sich der Eindruck, dass allein das Jahresgespräch entscheidend für die Gesamtbewertung der Arbeitsleistung ist. Die Mitarbeiter fühlen sich ausgeliefert.

Dabei sollten Mitarbeitergespräche Feedback geben, motivieren und die Unternehmensziele klar machen. Außerdem werden Vereinbarungen über die Karriereentwicklung getroffen. Die Mitarbeiter haben wiederum die Möglichkeit, ihrem Vorgesetzten Feedback über sein Führungsverhalten zu geben, oder Hinweise, wo es im Team hapert. Viele Unternehmen lassen deshalb in den Jahresgesprächen auch das Führungsverhalten der Vorgesetzten bewerten.

Ob Chef oder Mitarbeiter: Entscheidend ist eine gute Vorbereitung. Die Trainerin Caroline Krüll empfiehlt Arbeitnehmern, mindestens einen Monat vorher die eigene Arbeit zu protokollieren. "Man sollte sich überlegen, welchen Mehrwert man dem Unternehmen bringt. Chefs wissen oft nicht, welche Aufgaben einzelne Mitarbeiter haben, welche Tätigkeiten dazu zählen und wie viel Zeit dafür erforderlich ist", sagt sie. Sinnvoll kann es auch sein, den Tätigkeiten und Aufgaben Prioritäten zu geben. Damit wird für den Vorgesetzten klar, wohin sich das Aufgabenfeld entwickeln kann. 

Motivation und Feedback

Führungskräfte sollten im Vorfeld folgende Fragen beantworten: Wurden die vereinbarten Ziele aus dem Vorjahr erreicht? Hat sich die Leistung verbessert? Wo hat der Mitarbeiter noch Entwicklungspotential? Fiel er durch ein Projekt besonders auf? Auch das soziale Verhalten im Team sollte mitberücksichtigt werden. Wer sich keine Notizen im laufenden Jahr darüber gemacht hat, wie er die Leistungen seines Mitarbeiters einschätzt, steht jetzt dumm da. "Das Protokoll aus dem Vorjahr noch einmal zu lesen, reicht definitiv nicht aus", sagt der Managementtrainer Jäger. Er empfiehlt Führungskräften ganzjährig Buch zu führen und besondere Einsätze festzuhalten.

Gibt es konkrete Zahlen, für die der Mitarbeiter zuständig ist oder Datendiagramme, mit der seine Arbeitsleistung direkt gemessen werden kann, lohnt sich diese in Kopie für den Mitarbeiter bereit zu haben. "Die Leistungsbewertung muss außerdem in Relation mit den anderen im Team analysiert werden", rät Jäger. Direkte Vergleiche mit anderen Kollegen im Gespräch sind allerdings nicht erlaubt, betont Coach Krüll. "Im Jahresgespräch geht es konkret um diesen Mitarbeiter – nicht um einen anderen."

Ist an das Gespräch auch eine Gehaltsverhandlung oder eine konkrete Personalentwicklung geknüpft, sollten besonders Führungskräfte im mittleren Management zuvor ihren Spielraum ausloten. Sie können oft Gehaltsentscheidungen, Beförderungen oder die Übertragung von Aufgabenbereichen nicht eigenmächtig entscheiden, sondern brauchen Genehmigung durch die nächst höhere Hierarchieebene. "Dazu gehört auch, für seine Leute beim eigenen Chef zu kämpfen", sagt Jäger.

Arbeitnehmern wiederum empfiehlt Trainerin Krüll, sich mindestens drei gute Argumente für mehr Gehalt oder andere Aufgaben zurechtzulegen. Entscheidend ist, dass die Argumente dem Unternehmen und dem Vorgesetzten einen Vorteil bringen. Krüll rät, sich die Argumente und Erfolge aufzuschreiben und als Kopie vorbereitet dem Vorgesetzten zum Gespräch mitzubringen.