ManagementSo werden Meetings effizient

Vor lauter Besprechungen kommt manch ein Mitarbeiter gar nicht zum Arbeiten. Einige Unternehmen setzen deshalb auf moderne Meetingformen. Oberstes Ziel: Effizienz. von 

Google-Mitgründer Larry Page hasst es, wenn seine Leute durch Meetings vom Arbeiten abgehalten werden. Deshalb war die Einführung fester Besprechungsregeln auch eine seiner ersten Amtshandlungen, als er im Frühjahr 2011 bei Google wieder die Unternehmensführung übernahm. Seitdem darf dort kein Meeting mehr als zehn Teilnehmer haben. Und wenn derjenige fehlt, der am Schluss die Entscheidung zu treffen hat, wird das Treffen abgeblasen. Außerdem soll jeder Teilnehmer etwas sagen – und sonst fernbleiben.

Gerade Technologiekonzerne scheinen stark darauf bedacht, dem oft enervierenden Meeting-Wahn Einhalt zu gebieten. Die moderne Technik kommt ihnen dabei zugute. Microsoft beispielsweise nutzt Lync. Die hauseigene Software ermöglicht es, zu chatten, Dokumente zum gemeinsamen Bearbeiten freizugeben und sie zeigt den Präsenzstatus der Kollegen an. "Auch den Großteil unserer Konferenzen halten wir per Video über Lync ab", sagt Paul Meier, der die Kölner Microsoft-Niederlassung leitet. Ein Vorteil sei die Ortsunabhängigkeit. "Ob jemand gerade im Home-Office arbeitet, in München , Köln oder am Hauptsitz in Redmond – der Reiseaufwand verringert sich."

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Allerdings sei es für ihn als Leiter eines Meetings eine Herausforderung, stets alle einzubeziehen. "Das Feedback anhand von Mimik und Gestik ist weniger gut erkennbar, als wenn man gemeinsam in einem Raum sitzt", gibt er zu. Ganz verbannt aus der Unternehmenskultur sind klassische Face-to-Face-Meetings ohnehin nicht. "Aber es herrscht ein großes Effizienzbewusstsein. Lädt jemand ohne Agenda zu einer Besprechung, kommen schnell Beschwerden."

Alternative Meeting-Methoden

Andreike Theis ist Leiterin der Fachgruppe Change Management im Deutschlandgeschäft der Telekom . Ihr Team unterstützt die Führungskräfte dabei, je nach Vorhaben die beste Variante für Arbeitstreffen einzusetzen. Auch in dem Bonner Konzern, sagt sie, seien die Zeiten der großen Meeting-Euphorie vorbei. Ein "weitgehend bewusster Umgang mit Besprechungen" sei eingekehrt.

Als beispielsweise die Mobilfunk- und Festnetzsparte zusammengelegt wurden, hat die Telekom mit der "Hüte-Methode" gearbeitet: Dabei muss jeder Teilnehmer einen vorgegebenen Standpunkt in einer Diskussion vertreten, sich also in jemand anderen hineinversetzen. "Hüte-Methode" deshalb, weil man den Diskutanten verschiedenfarbige Hüte aufsetzen kann, um deren Position zu visualisieren. So herrschten in der Mobilfunk und der Festnetzsparte verschiedene Unternehmenskulturen – sie sollten mit dieser Methode effizienter zusammengeführt werden.

Um kreative Lösungen zu finden, empfiehlt Theis gerne "Fishbowl": Hier diskutiert eine kleine Gruppe von Teilnehmern ihr Thema in einem Kreis. Die anderen sitzen drumherum und beobachten die Diskutanten. Möchte jemanden von außen zur Diskussion beitragen, kann er mit einem Mitglied des Innenkreises tauschen. "Durch den Wechsel von Zuhörer- und aktiver Sprecherrolle kommt man auf andere Ideen", sagt Theis.

In vielen Fällen sei die konventionelle Konferenz aber nach wie vor die beste Methode: "Etwa wenn das Ziel ein rascher Austausch von Informationen ist. Weniger geeignet ist es, will man die Zusammenarbeit fördern, neue Ideen entwickeln und Dinge aus unterschiedlichen Perspektiven beleuchten."

Leserkommentare
  1. Nach der Lektüre dieses Artikels ist klar: Der Schreiber kennt den Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz nicht.
    Ohne eine wirkliche Kenntnis dieser beiden Begriffe durch alle Sitzungsteilnehmer gibt es nur bla bla Meetings

    Reaktionen auf diesen Kommentar anzeigen

    Na, dann klären Sie uns doch mal auf, Herr oder Frau Loubressac!

  2. 2. SCRUM

    Scrum produziert in der SW-Entwicklung zwar durchschnittlich eine bessere Qualität, es ist aber nicht effizienter. Ich habe eher das Gegenteil erlebt. Vor allem weil gelebtes SCRUM mandatory Meetings hat und alles immer im Team besprochen werden soll. Die Effizienz eines Entwicklungsteams hängt maßgeblich von den Analysten ab, der Prozessrahmen ist dabei relativ egal.

    Zudem sollte das "Daily Scrum" eigentlich nie länger als 5 Minuten gehen, in der Realität funktioniert das aber kaum.

    Bitte setzen Sie sich erstmal ernsthaft mit SCRUM auseinander, bevor Sie etwas falsches erzählen.

    • otomo
    • 10. Mai 2012 12:29 Uhr

    Leider beschreibt der Artikel nur was an Meetings falsch läuft, statt zu erklären, wie man Meetings verbessern kann, wie im Titel suggeriert.

    • otomo
    • 10. Mai 2012 12:30 Uhr

    Leider beschreibt der Artikel nur was an Meetings falsch läuft, statt zu erklären, wie man Meetings verbessern kann, wie im Titel suggeriert.

  3. Na, dann klären Sie uns doch mal auf, Herr oder Frau Loubressac!

  4. 6. Scrum

    Die Forscherinnen haben von Scrum keine Ahnung.

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  • Quelle ZEIT ONLINE
  • Schlagworte Telekom | Google | Microsoft | Larry Page | Mobilfunk | Köln
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