ZeitmanagementMeetings, die keine Zeit rauben

Führungskräfte verbringen mehrere Stunden pro Tag in Besprechungen – und könnten sich viel davon ersparen. Doch mit guter Struktur machen Meetings wieder Spaß. von Jan Willmroth

Langwierige und unproduktive Meetings zerren an den Nerven der Mitarbeiter.

Langwierige und unproduktive Meetings zerren an den Nerven der Mitarbeiter.  |  © golffoto / Photocase

Der Angestellte steht vor dem Büroturm und zieht fast im Sekundentakt an seiner Zigarette. Die muss jetzt sein. Schon wieder habe er seit neun Uhr nur in Meetings gesessen, sagt er zu seinem Kollegen im blauen Anzug. "Und nichts ist dabei herumgekommen", schimpft er. Gleich wird er in den Aufzug steigen, hinauf zur nächsten Konferenz.

Diese Szene spielte sich vor wenigen Wochen vor einem Büroturm im Kölner Mediapark ab. Und es ist nur eine von Millionen. Weltweit stecken Büroangestellte Tag für Tag in Konferenzen fest, viele mit dem Gefühl, ihre Zeit zu verschwenden. Meetings, so scheint es, wirken in vielen Unternehmen wie ein Ersatz für die eigentliche Arbeit. Sitzungen sind der Ort, wo viele reingehen, aber wenig rauskommt, lautet ein bekannter Spruch. Und die eigentliche Arbeit bleibt liegen.

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Der amerikanische Blogger Jackal beschreibt es in einem wütenden Abriss noch drastischer: Wer die Macht hat, Meetings einzuberufen mache das oft, um seine Macht zu demonstrieren. "Meiner Meinung nach sind 90 Prozent der Meetings in der heutigen Unternehmenswelt ein Machtmissbrauch", schreibt er. Einem schlecht geführten Meeting beizuwohnen, sei wie einen Autounfall in Zeitlupe anzusehen. Mit seinem Frust-Pamphlet spricht Jackal vielen aus der Seele.

Einfache Regeln, die immer gelten

Kann das nicht besser laufen? Aber sicher doch, wissen Experten. Es genügt schon, einige Regeln zu befolgen. Denn Meetings sind wichtig. Sie sind der Ausgangspunkt einer neuen Strategie und die Keimzelle von Produktinnovationen, sie sind notwendig für erfolgreiche Planung. Das alles klappt aber nur, wenn sie auch effizient genutzt werden.

"Da wird in vielen Firmen eine ganze Menge Geld vergeudet", sagt der St. Gallener Management-Coach Jürg Wilhelm.

Meetings scheitern Wilhelm zufolge immer wieder an den gleichen Fehlern:

  • Der Vorsitzende und die Teilnehmer sind allzu oft schlecht vorbereitet.
  • Das liegt auch daran, dass die Ziele undeutlich formuliert sind - bei einem effizienten Meeting muss aber vorher klar sein, worauf man hinaus will.
  • Oft sitzen Leute mit am Tisch, die nicht betroffen sind, nicht die passenden Befugnisse für das besprochene Projekt haben, sie sind oft nicht informiert oder gar überfordert.
  • Das bekannteste Problem: Der Vorsitzende führt die Diskussion nicht effizient, endlose Diskussionen ohne erkennbares Ziel ziehen das Meeting unnötig in die Länge.
  • Unkonkreter Ausgang: Sitzen die Kollegen wieder an ihrem Schreibtisch, ist unklar, was eigentlich definiert worden ist und welches die nächsten Schritte sein sollen. In einem solchen Fall hätte man sich das Meeting auch sparen können.

Gute Vorbereitung spart Zeit und Geld

Meeting-Experte Wilhelm predigt seine Regeln für effiziente Besprechungen immer aufs Neue. Denn die Konferenzen laufen in vielen Abteilungen wieder und wieder gleich ab. "Es ist schwierig, aus festen Meeting-Ritualen auszubrechen. Man braucht den Mut, etwas zu verändern, etwas Neues auszuprobieren", sagt er.

Effiziente Konferenzen beginnen mit guter Vorbereitung. So machte es die heutige Yahoo-Chefin Marissa Mayer während ihrer Zeit als Vizepräsidentin bei Google vor. Sie hatte in jeder Woche mehr als 70 Teambesprechungen auf dem Kalender. Zeit für anderes bleibt dann nur, wenn klar ist, wo es langgeht. So gab es bei Mayer die Regel, dass für jedes Treffen vorab eine klare Struktur feststehen musste. So konnten sich die Kollegen vorbereiten und wussten immer vorab, um welche Punkte es gehen sollte – und die Treffen blieben fokussiert.

Damit am Ende auch jeder weiß, was die nächsten Schritte sein sollen, sollte jemand ein Ergebnisprotokoll schreiben, das er bald nach der Konferenz an die Teilnehmer verschickt mit dem Auftrag, es zu ergänzen. So kann sich jeder überzeugen, dass er die wesentlichen Punkte verstanden hat. Und beim nächsten Meeting zum gleichen Thema sollten die Teilnehmer überprüfen, ob sie ihre Ziele erreicht haben.

Leserkommentare
  1. 1. [...]

    Entfernt. Bitte beachten Sie das konkrete Artikelthema. Danke, die Redaktion/ls

    • cubozoa
    • 23. Oktober 2012 10:25 Uhr
    2. Ironie

    Wie lustig diesen Beitrag zu lesen, wo ich gerade in einem dieser sinnentleerten Meetings sitze. Nichts als Selbstdarstellung, seien es Chefs oder nervige Kollegen, jeder will sich bloß regelmäßig profilieren. Problemlösungen? Interessante Ansätze? Überbewertet! Da erklärt man lieber bis ins kleinste Detail, wie man irgendwas durchführen möchte, obwohl das niemanden sonst weiterhilft.

    Was bleibt? Nach unfruchtbarer Kritik beim Chef wohl nur noch Kopf ausschalten und sich geistig anderweitig beschäftigen, sonst frustriert es nur.

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    „Und meist spielt auch mindestens einer mit seinem Smartphone und hört demonstrativ weg.“

    ..., dass sind dann wohl Sie.

  2. „Und meist spielt auch mindestens einer mit seinem Smartphone und hört demonstrativ weg.“

    ..., dass sind dann wohl Sie.

    Antwort auf "Ironie"
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    • cubozoa
    • 23. Oktober 2012 11:06 Uhr

    Ertappt :-)

  3. auf ein Meeting besteht im Vermögen, die Abläufe so zu gestalten, dass auf das Meeting verzichtet werden kann. Die Anzahl von Meetings ist reziprok zu einem effizienten Management. Wer es dann doch abhalten will, sollte auf
    Catering, bequeme Sitzgelegenheiten und Powerpoint verzichten.

    • cubozoa
    • 23. Oktober 2012 11:06 Uhr
    5. Lustig

    Ertappt :-)

    Antwort auf "Lustig..."
    • gquell
    • 23. Oktober 2012 11:14 Uhr

    Oft gibt es einen einfachen Trick, man entfernt die Sitzgelegenheiten und installiert Stehpulte. Ein Meeting im Stehen geht dann einfach schneller und ist auch effektiver. Das ändert nichts an den genannten Regeln.

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    Denn wenn dann jemand immer noch unglaublich gern diskutiert, muss man auch noch die ganze Zeit stehen (nicht nur einmal so erlebt).

  4. Denn wenn dann jemand immer noch unglaublich gern diskutiert, muss man auch noch die ganze Zeit stehen (nicht nur einmal so erlebt).

    Antwort auf "Einfache Regel"
  5. Eine gute Vorbereitung zahlt sich aus, da gebe ich meinem Kollegen Recht.

    Schlüsselfragen für alle Meetings:
    Wie soll das Ergebnis des Meetings aussehen?
    Was soll von wem als nächstes getan werden?

    Ganz schlimm sind auch Protokolle, die über mehrere Seiten gehen. Grundsätzlich OK, aber es reicht schon eine Auflistung der Punkte, die erledigt werden sollen. Diese Punkte in die eigene to-do-Liste übertragen und dann erledigen. Fertig.

    Gruß
    Christoph Teege
    [...]

    Gekürzt. Bitte verzichten Sie auf Werbung. Die Redaktion/ls

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