Zeitmanagement"Man muss nicht immer erreichbar sein"

Perfektionismus endet oft im Chaos, sagt die Karriereexpertin Simone Janson. Im Interview erklärt sie, welche Zeitmanagement-Techniken und Arbeitstools helfen. von Sophie Schimansky

ZEIT ONLINE: Frau Janson, Sie haben sich in Ihren Büchern immer wieder mit Zeitmanagement beschäftigt. Für wen eignen sich die gängigen Methoden ?

Simone Janson: Arbeit strukturieren und Termine organisieren ist für jeden sinnvoll. Besonders wichtig wird es aber bei Teamarbeit, wenn Absprachen oder Teamentscheidungen notwendig sind.

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ZEIT ONLINE: Haben Sie sich auch oft verzettelt, ehe Sie sich mit Zeitmanagement beschäftigten?

Janson: Normalerweise erledige ich meine Aufgaben gerne sofort, damit ich eine Sache abschließen und etwas Neues anfangen kann. Das ist bei längerfristigen Projekten nicht immer möglich. Ich muss Aufgaben priorisieren oder Termine langfristig im voraus planen. Wissenschaftlich und damit systematisch habe ich mich dann mit dem Thema bei der Recherche zu meinem Buch "Die 110%-Lüge" auseinandergesetzt – auch mit den psychologischen Blockaden, die einer effizienten Arbeitsweise oft im Wege stehen.

ZEIT ONLINE: Welche Methoden wenden Sie am liebsten an?

Janson: Die einfachen, etwa Terminkalender oder To-Do-Listen. Das Eisenhower-Prinzip hilft mir, Aufgaben zu priorisieren, was ich mittlerweile eher intuitiv mache. Diese Methode unterscheidet wichtige und dringende Aufgaben. Es gibt ja zahlreiche Aufgaben, die dringend sind, aber nicht wichtig. Sie sind die größten Zeitfresser, weil viele Kommunikationspartner Dinge wichtig und dringend erscheinen lassen, die eigentlich gar nicht wichtig sind. Aus diesem Grund bin ich eigentlich nur per E-Mail erreichbar. Meine Telefonnummer und vor allem meine Handynummer kommuniziere ich nur wenigen Menschen. Die meisten Dinge sind nicht so dringend, dass man nicht auch eine E-Mail senden und dann ein wenig auf Antwort warten könnte. Außerdem bin ich meist schon morgens um 6 bei der Arbeit, wodurch ich vieles erledigen kann, bevor dann so ab 9 Uhr das E-Mail-Bombardement losgeht. Und ich bin auch einfach mal nicht erreichbar, zum Beispiel im Urlaub.

ZEIT ONLINE: Gibt es Situationen, in denen man unbedingt Zeitmanagement anwenden sollte?

Janson: Vor allem wenn man mit Menschen kommuniziert, mit denen man nicht im gleichen Büro sitzt, sondern nur virtuell und in verschiedenen Ländern zusammenarbeitet. Diese dezentrale Teamarbeit wird durch Globalisierung und Digitalisierung in Zukunft immer wichtiger werden. Am Institut für Kommunikation in sozialen Medien (ikosom) , für das ich tätig bin, nutzen wir zum Beispiel das Projektmanagement-Tool Asana , bei denen man auf einem gemeinsamen Workspace Aufgaben anlegen und diese anderen zuweisen kann. Gleichzeitig kann man einzelnen Aufgaben folgen und auch sehen, woran die anderen gerade arbeiten. Das ist quasi eine gemeinsame To-Do-Liste. So hat jeder immer einen Überblick über alle Projekte und kann sehen, woran die anderen arbeiten und was man selbst noch erledigen muss. Wir konnten dadurch den E-Mail-Verkehr erheblich reduzieren.

Simone Janson
Simone Janson

Simone Janson ist Journalistin, Bloggerin und Autorin zahlreicher Berufsratgeber, darunter Die 110%-Lüge und 30 Chancen für Existenzgründer. Außerdem betreibt sie das Blog Berufebilder.de, das zu den meistgelesenen Blogs zum Thema Beruf, Bildung und Karriere in Deutschland zählt.

ZEIT ONLINE: Kommt es da nicht zu Missverständnissen?

Janson: Ja, gerade in internationalen Teams, wenn man über Zeitzonen hinweg asynchron kommuniziert. Ein immer wiederkehrendes Problem ist zum Beispiel, dass einzelne Teammitglieder Entscheidungen dringend machen, die bei genauerem Hinsehen gar nicht so dringend sind. Auf diese Weise sind für vergleichsweise unwichtige Probleme mehrere Mails notwendig, die alle Beteiligten unnötig Zeit kosten. Ich habe daher klare Kommunikationsregeln eingeführt: Anstehende Themen und Entscheidungen werden nun in unserem Projektmanagement-Tool für alle einsehbar gesammelt. Einmal in der Woche trifft sich das Team zu einer Videokonferenz und bespricht die Themen.

ZEIT ONLINE: Aber spart man durch solche Tools wirklich Zeit? Immerhin kostet ihre Anwendung ja auch wieder Zeit.

Janson: Man soll sich ja nicht sklavisch an irgendwelche Zeitmanagement-Tools halten, sondern den Gedanken des Zeitmanagements in seine Arbeit integrieren. Mitunter liegen die Probleme ja auch ganz woanders. Zum Beispiel dass man glaubt, ständig erreichbar sein zu müssen und nicht mehr abschalten kann. Oder dass man unliebsame Aufgaben ewig vor sich herschiebt und sie dann stressig in der letzten Minute erledigt, statt es sofort zu tun. Da sind dann fehlende Informationen oder unklare Aufgabenbeschreibungen schuld – oder auch persönliche Unsicherheiten, weil man sich eine Sache nicht zutraut oder alles ganz genau und perfekt machen will. Das muss man sich bewusst machen, bevor man zu irgendwelchen Zeitmanagement-Tools greift.

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Leserkommentare
  1. Zeitmanagement wenn man das im Kollegenkreis unter Berücksichtigung der Interessen aller Beteiligten Organisiert.

    Das muß man lernen.

    Jede Idee im Team ist so Lange Innovativ wie man sie Ernst nimmt. Dazu ist es unbedingt notwendig das man alle Beteiligten Ernst nimmt.

    Ich habe das mal bei einer "Schulung vom Benfer Institut" gelernt, lernen müssen. Seit dieser "Schulung" hat sich "Unsere" Leistung erhöht, der Krankenstand ist gesunken, und mit dem Täglichen, 10 Minuten Zeitmanagement ist der Arbeitsablauf fast Perfekt.

    Über Zufriedenheit können wir nicht Klagen.

    Guter Beitrag!

    Eine Leserempfehlung
  2. Ein häufiges Problem beim Thema Zeitmanagement ist die mangelnde Unterscheidung zwischen Erreichbarkeit und Verfügbarkeit. Das ist eine ganz zentrale Fragestellung für die eigene Zeitsouveränität.

    Ich bin immer erreichbar, entweder per E-Mail oder auf meinem AB. Und wenn jemand eine Nachricht hinterlässt, die ich als sehr dringlich einstufe, melde ich mich auch schnell.

    Aber ich bin eben nicht immer verfügbar. Keiner kann von mir erwarten, dass ich sofort springe, wenn er pfeift. Ich entscheide schon ganz gerne selbe, auf welchen Platz meiner Prioritätenliste das Anliegen einer anderen Person kommt.

    3 Leserempfehlungen
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    Hallo Lumpenhund,
    Glückwunsch, dass Sie diese Unterscheidung hinbekommen. Die meisten können das nicht, daher habe ich diese Aspekte hier der Einfachheit halber zusammengeworfen.
    Ich nehme das aber gerne als Anregung für einen Artikel z.B. bei imgriff.com - Danke dafür!
    Simone Janson

  3. Das, was hier als Lösung verkauft wird – „Zeitmanagement-Techniken und Arbeitstools“ –, ist selbst das Problem. Und diese Billig-Rezepte sind mittlerweile einfach nur noch abgestanden und nerven. In zahlreichen Artikeln und Büchern werden sie seit Jahren wieder und wieder verbraten.

    Nehmen wir nur die "Frau Nimmersatt" Miriam Meckel (vgl. http://www.sueddeutsche.d...). In einem ihrer Bücher schreibt sie ganz richtig: „Wir erleben die bislang weitestgehende Individualisierung und Flexibilisierung des Einzelnen durch technologische Entwicklungen … bei gleichzeitiger maximal möglicher Außensteuerung durch umfassend, kontinuierliche Anforderungen und Zwänge.“ Und was empfiehlt die gute Frau ernsthaft dagegen: Mehr Buddhismus! Nein Danke, da lese ich nicht mehr weiter!

    Was ich aber stattdessen lese ist z.B. das Buch von Christoph Bartmann „Leben im Büro. Die schöne neue Welt der Angestellten“ (gerade bei Hanser erschienen, aber auch bei der Bundeszentrale für politische Bildung zu erhalten, vgl. http://www.bpb.de/shop/bu...).

    Bartmann kommt zu dem Ergebnis, dass es dringend darauf ankäme, „kein Manager mehr zu sein“ (S. 305), im Büro wie im Alltag. Gegenüber diesem hypermodernen Managementschnickschnack hilft deshalb nur eine gehörige Portion Ignoranz.

    Und deshalb lese ich so etwas nicht! Stattdessen gönne ich mir lieber eine gute Zeit, ein schönes Buch...

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    Hallo robocop_marvin,
    Sie haben recht, Zeitmanagement-Tools helfen da nicht, die Ursachen liegen tiefer, das sage ich ja auch in der letzten Antwort und gerade über Frau Meckel habe ich schon öfter auf http://imgriff.com/ geschrieben. In einem vergleichsweise kurzen Text kann man das Thema auch nur anreisen. Insofern kann ich Sie zum Lesen vertiefender Bücher beglückwünschen.
    Simone Janson

    • adrem
    • 11. September 2012 11:20 Uhr

    Zeitmanagement ist graue Theorie. Vereinfachen wir etwas die Probleme. Ein Chef hat 15 Mitarbeiter, jeder Mitarbeiter muss zusätzlich zum Tagesgeschäft, in 3 bis 5 Projektgruppen arbeiten. Das heißt der Chef hat X Projekte in seiner Abteilung. Die Projektgruppen arbeiten autark. Mitglieder kommen aus unterschiedlichen Abteilungen. Der Mitarbeiter hat jetzt mehrere Chefs, die Projektleiter und seinen Abteilungschef. Wenn sich die Dateline eines Projektes ändert, gehen die Arbeitspakete nicht mehr auf. Wer entscheidet über die Priorität des Arbeitspaketes? Erst mal der Projektleiter. Der Mitarbeiter beklagt sich bei seinem Chef was soll er zuerst machen. Wenn der Chef nun mit dem Projektleiter spricht, deren Chef er gar nicht ist, kommt keine Einigung zu standen. Dann versucht er es mit dem Chef vom Projektleiter. Da gibt es gar keine Einigung. Dann müssen Beide beim obersten Chef antanzen und bekommen den Kopf gewaschen. „ Wofür bezahle ich Euch eigentlich, damit ich mich mit Terminen in einem Projekt von hunderten beschäftigen soll?.“ Die Chefs geben ratlos, dass an ihre Mitarbeiter weiter: „Wofür bezahlen wir sie eigentlich? Flexibilität und Eigenverantwortung setzen wir voraus in ihren Job oder sind sie etwa überfordert? Prüfen sie doch mal ihr Zeitmanagement“ Der Mitarbeiter fragt nie wieder nach Prioritäten und schläft beim nächsten Zeitmanagementseminar, vor Erschöpfung ein.

  4. Sehr schön herausgestellt. Die dringenden und gleichzeitig völlig unwichtigen Aufgaben machen in der Tat die Probleme. Viele kann man komplett streichen. Und der Rest wird auf Halde gelegt und dann zu einem späteren Zeitpunkt gesammelt abgearbeitet.

  5. Ein immer wiederkehrendes Problem ist zum Beispiel, dass einzelne Teammitglieder Entscheidungen dringend machen, die bei genauerem Hinsehen gar nicht so dringend sind.

    **********************************

    andererseits nimmt man mit der Reduzierung auf die wöchentliche Videokonferenz das Risiko in Kauf, dass wirkliche Probleme unnötig lange unbewältigt bleiben, und den einen oder anderen Vorgang (und damit auch die Nachfolger) unnötig lange verzögern.

    @adrem,

    Wenn sich die Dateline eines Projektes ändert, gehen die Arbeitspakete nicht mehr auf. Wer entscheidet über die Priorität des Arbeitspaketes? erstmal der Projetleiter.

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    Es geht hier m.E. weniger um das Arbeitspaket, als um die Priorität des Projektes im/den Portfolio(s) (sollte man in Unternehmen mit Multi-PM haben)
    Die Prioritäten sollten den PL, Geschäftsleitung (Vorstand etc.) und betroffenen Vorgesetzten der Linie bekannt sein.
    Zwischen den Zielen der Linie/Abteilungen und einzelnen Projekten sind Konfliktbeziehungen normal. Wie man im Ernstfall mit diesen Risiken umgeht, sollte in einem gemeinsam erstellten PM-Handbuch geregelt sein. Oder in der Definitionsphase (Stakeholder-/Risikomgmt.)eines Projektes geklärt werden.

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    • adrem
    • 11. September 2012 19:38 Uhr

    Die Theorie ist uns, glaube ich, allen bekannt. Wenn sie in das PM Handbuch schauen ist alles tutti. Ich glaube vielmehr, dass die horizontale Anleitung der Mitarbeiter zu Problemen führt, auch gewollt ist. Probleme werden unterhalb dieser Führungslinie geklärt…. durch Mehrarbeit ohne Ende. Das bringt eine ungeahnte Produktivität in das Unternehmen. Beisp.: Mehrarbeit ist Aufgrund der Aufsichtsgremien, einzuschränken und der gesetzliche Rahmen muss gewahrt bleiben. Heißt im Klartext für den Mitarbeiter. Mehrarbeit, ist über diesen Rahmen hinaus, nicht zu dokumentieren. Reisezeiten dürfen nicht angegeben werden, Anwesenheit länger als 10 Stunden, darf nicht dokumentiert werden usw. Interventionen der Mitarbeiter kommen durch die mittlere Managementebene nicht durch und das obere Management bleibt sauber. Ich bin kein Verfechter von Theorien und glaube ein hohes Maß an Selbstorganisation ist auch notwendig. Es werden jedoch (meiner Meinung nach bewusst)Strategien entwickelt die das letzte aus den Mitarbeitern rausholen und da wird dann die Theorie zur Farce. Ich versuche nochmals mit einfachen Worten Ihnen die Antwort zu geben wie es läuft. Der Chef sagt ihnen: „Ihrer Aufgaben sind ihnen klar. Wie sie sie erfüllen, möchte ich nicht wissen. Nur das sie sie erfüllen ist wichtig.“

    "Die Prioritäten sollten den PL, Geschäftsleitung (Vorstand etc.) und betroffenen Vorgesetzten der Linie bekannt sein."

    Und was heißt das konkret, z.B. für mich als Projektleiter eines z.Zt. niedrig (gestern sehr hoch, morgen vielleicht wieder hoch) prioritisierten Projektes? Meinen Sie etwa, Vorstand und betroffene Vorgesetzte würden Verzögerungen akzeptieren, nur weil die Priorität niedrig ist? Und soll ich als PL einfach zusehen, wie ein Projekt mit zigMio€ Budget sich um Monate verzögert, weil jemand wegen der niedrigen Priorität einen halben Tag nicht beisteuert?

    Adrem beschreibt die Realität großer Firmen besser als all die Theoretiker. (Trotzdem halte ich Zeitmanagement für wichtig fürs Überleben.)

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  • Quelle ZEIT ONLINE
  • Schlagworte Medien | Digitalisierung | Globalisierung | Arbeit | Buch | Information
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