ZEIT ONLINE: Frau Janson, Sie haben sich in Ihren Büchern immer wieder mit Zeitmanagement beschäftigt. Für wen eignen sich die gängigen Methoden ?

Simone Janson: Arbeit strukturieren und Termine organisieren ist für jeden sinnvoll. Besonders wichtig wird es aber bei Teamarbeit, wenn Absprachen oder Teamentscheidungen notwendig sind.

ZEIT ONLINE: Haben Sie sich auch oft verzettelt, ehe Sie sich mit Zeitmanagement beschäftigten?

Janson: Normalerweise erledige ich meine Aufgaben gerne sofort, damit ich eine Sache abschließen und etwas Neues anfangen kann. Das ist bei längerfristigen Projekten nicht immer möglich. Ich muss Aufgaben priorisieren oder Termine langfristig im voraus planen. Wissenschaftlich und damit systematisch habe ich mich dann mit dem Thema bei der Recherche zu meinem Buch "Die 110%-Lüge" auseinandergesetzt – auch mit den psychologischen Blockaden, die einer effizienten Arbeitsweise oft im Wege stehen.

ZEIT ONLINE: Welche Methoden wenden Sie am liebsten an?

Janson: Die einfachen, etwa Terminkalender oder To-Do-Listen. Das Eisenhower-Prinzip hilft mir, Aufgaben zu priorisieren, was ich mittlerweile eher intuitiv mache. Diese Methode unterscheidet wichtige und dringende Aufgaben. Es gibt ja zahlreiche Aufgaben, die dringend sind, aber nicht wichtig. Sie sind die größten Zeitfresser, weil viele Kommunikationspartner Dinge wichtig und dringend erscheinen lassen, die eigentlich gar nicht wichtig sind. Aus diesem Grund bin ich eigentlich nur per E-Mail erreichbar. Meine Telefonnummer und vor allem meine Handynummer kommuniziere ich nur wenigen Menschen. Die meisten Dinge sind nicht so dringend, dass man nicht auch eine E-Mail senden und dann ein wenig auf Antwort warten könnte. Außerdem bin ich meist schon morgens um 6 bei der Arbeit, wodurch ich vieles erledigen kann, bevor dann so ab 9 Uhr das E-Mail-Bombardement losgeht. Und ich bin auch einfach mal nicht erreichbar, zum Beispiel im Urlaub.

ZEIT ONLINE: Gibt es Situationen, in denen man unbedingt Zeitmanagement anwenden sollte?

Janson: Vor allem wenn man mit Menschen kommuniziert, mit denen man nicht im gleichen Büro sitzt, sondern nur virtuell und in verschiedenen Ländern zusammenarbeitet. Diese dezentrale Teamarbeit wird durch Globalisierung und Digitalisierung in Zukunft immer wichtiger werden. Am Institut für Kommunikation in sozialen Medien (ikosom) , für das ich tätig bin, nutzen wir zum Beispiel das Projektmanagement-Tool Asana , bei denen man auf einem gemeinsamen Workspace Aufgaben anlegen und diese anderen zuweisen kann. Gleichzeitig kann man einzelnen Aufgaben folgen und auch sehen, woran die anderen gerade arbeiten. Das ist quasi eine gemeinsame To-Do-Liste. So hat jeder immer einen Überblick über alle Projekte und kann sehen, woran die anderen arbeiten und was man selbst noch erledigen muss. Wir konnten dadurch den E-Mail-Verkehr erheblich reduzieren.

ZEIT ONLINE: Kommt es da nicht zu Missverständnissen?

Janson: Ja, gerade in internationalen Teams, wenn man über Zeitzonen hinweg asynchron kommuniziert. Ein immer wiederkehrendes Problem ist zum Beispiel, dass einzelne Teammitglieder Entscheidungen dringend machen, die bei genauerem Hinsehen gar nicht so dringend sind. Auf diese Weise sind für vergleichsweise unwichtige Probleme mehrere Mails notwendig, die alle Beteiligten unnötig Zeit kosten. Ich habe daher klare Kommunikationsregeln eingeführt: Anstehende Themen und Entscheidungen werden nun in unserem Projektmanagement-Tool für alle einsehbar gesammelt. Einmal in der Woche trifft sich das Team zu einer Videokonferenz und bespricht die Themen.

ZEIT ONLINE: Aber spart man durch solche Tools wirklich Zeit? Immerhin kostet ihre Anwendung ja auch wieder Zeit.

Janson: Man soll sich ja nicht sklavisch an irgendwelche Zeitmanagement-Tools halten, sondern den Gedanken des Zeitmanagements in seine Arbeit integrieren. Mitunter liegen die Probleme ja auch ganz woanders. Zum Beispiel dass man glaubt, ständig erreichbar sein zu müssen und nicht mehr abschalten kann. Oder dass man unliebsame Aufgaben ewig vor sich herschiebt und sie dann stressig in der letzten Minute erledigt, statt es sofort zu tun. Da sind dann fehlende Informationen oder unklare Aufgabenbeschreibungen schuld – oder auch persönliche Unsicherheiten, weil man sich eine Sache nicht zutraut oder alles ganz genau und perfekt machen will. Das muss man sich bewusst machen, bevor man zu irgendwelchen Zeitmanagement-Tools greift.