Stehen im Unternehmen Veränderungen an, fragen sich Führungskräfte häufig, was sie wann ihren Mitarbeitern mitteilen sollen und müssen. Und auch wenn sie eigentlich wissen, dass ihre Belegschaft in der Regel über die Lage Bescheid weiß, warten sie oft zu lange ab oder verheimlichen Offensichtliches. Dabei ist gerade die Phase der Strategieentwicklung sensibel und die Kommunikation darüber enorm wichtig. Denn die Mitarbeiter müssen die Veränderungen mittragen und motiviert umsetzen.

Welche Kommunikationsstrategie sinnvoll ist, hängt allerdings auch von den Einflussfaktoren, der Ausgangssituation sowie dem Unternehmen ab. Ein familiengeführter Mittelständler beispielsweise wird anders kommunizieren müssen als ein Großunternehmen. Auch ist entscheidend, ob die Mitarbeiter generell ihrer Führung vertrauen und ob mit herben Einschnitten wie einem Arbeitsplatzabbau zu rechnen ist. Auch sollten Manager äußere Bedingungen berücksichtigen, etwa welche Folgen Veränderungen auf die Wettbewerbssituation haben.

Führungskräfte müssen also eine zur entsprechenden Situation passende Kommunikation wählen. Das heißt, der Belegschaft auch schlechte Nachrichten mitteilen und die Details der geplanten Strategie kommunizieren. Wer erst das Gesamtkonzept präsentiert, riskiert das Vertrauen seiner Mitarbeiter. Sie fühlen sich in der Regel hintergangen und bezeichnen die Unternehmensführung als feige, ignorant und inkompetent. Keine Basis, um eine Veränderung erfolgreich umzusetzen.

Veränderungen frühzeitig ankündigen

Stehen große Veränderungen an, muss das Management zum einen über die kritische Lage an sich berichten, zum anderen die zu treffenden Maßnahmen benennen. Werden diese Informationen der Belegschaft zeitgleich mitgeteilt, kann sich die Reaktion darauf potenzieren. Daher ist es sinnvoll, die Informationen zeitlich zu entkoppeln.

Während die Darstellung der aktuellen Lage auf Fakten beruht, werden die Informationen über die Veränderungen Unsicherheiten hervorrufen. "Da es um für das Leben einzelner Menschen prägende Entscheidungen geht, wird die Auseinandersetzung damit heftiger sein als jene zum Thema der aktuellen Geschäftslage", schreiben Klaus M. Kohlöffel und Hans-Jürgen August, Autoren des Fachbuches Veränderungskonzepte und Strategische Transformation .  "Grundsätzlich wird der Widerstand gegen eine Maßnahme geringer sein, wenn anerkannt ist, dass etwas getan werden muss", so die Autoren.

Auch müssen sich Führungskräfte immer wieder bewusst machen, dass ihre Aussagen ein Stück Sicherheit bedeuten können. Die wiederum stärkt das Vertrauen der Mitarbeiter in ihr Management. Daher sollte auch grundsätzlich nichts versprochen werden, was nicht zu halten ist.