Virtuelle ZusammenarbeitVideokonferenz schlägt Telefon und Netz

Teams arbeiten oft aus der Ferne miteinander. Studien zeigen: Die Ergebnisse sind besser, wenn die Teams über Video kommunizieren, statt nur per Telefon und E-Mail. von 

In großen Unternehmen gehört virtuelle Zusammenarbeit seit Langem zum Alltag. Oft arbeiten Teams von verschiedenen Orten aus und verständigen sich per Telefon, E-Mail oder Videokonferenz. Mittlerweile macht auch ein Drittel der kleinen und mittelständischen Unternehmen hierzulande vom Netz Gebrauch, um die Kommunikation zu erleichtern. Schließlich spart das Reise- und Personalkosten sowie Zeit, etwa dann, wenn Projekte an verschiedenen Standorten umgesetzt werden, Mitarbeiter im Außendienst oder im Home-Office arbeiten.

Dieser Trend wird sich fortsetzen. Umfragen unter Arbeitgebern zeigen , dass bereits in den kommenden fünf Jahren der Anteil von virtuellen Teams auf rund zwei Drittel steigen dürfte. Das klassische Meeting in der Firma könnte zum Auslaufmodell werden.

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Die neue virtuelle Zusammenarbeit mag Geld sparen – aber ist sie auch effizient? Immerhin gibt es einiges Potential für Reibungsverluste. Virtuelle Teams werden oft ad-hoc zusammengestellt, die Mitglieder kennen sich meistens nicht persönlich. Das erschwert das Teambuilding und bietet Raum für Missverständnisse – erst recht, wenn die Kommunikation über Länder- und Sprachgrenzen hinweg verläuft.

Gleich mehrere Untersuchungen zeigen, welche Probleme die neue Form der Kommunikation mit sich bringt. Die Münchener Management-Experten Arnd Albrecht und Evelyn Albrecht-Goepfert etwa haben untersucht, warum es in virtuellen Teams oft hakt. Ihre These: Viele dieser Teams werden so geführt, als gebe es die Distanzen nicht und als seien die Teams ganz konventionelle Arbeitsteams. Zwar gab in einer Umfrage die Mehrzahl der Teilnehmer an, dass virtuelle Teams genauso erfolgreich seien wie normale Teams. Dennoch räumten viele ein, dass es dafür einer besonderen Führung bedürfe. Andernfalls besteht das Risiko, dass die Teams nicht effizient arbeiten.

Tina Groll
Tina Groll

Tina Groll ist Redakteurin im Ressort Karriere bei ZEIT ONLINE. Ihre Profilseite finden Sie hier.

Forscher des Fraunhofer Instituts zeigten kürzlich außerdem, dass es erheblich auf die Art der Kommunikation ankommt. Im Auftrag des Druckerherstellers Brother verglichen die Wissenschaftler in einem Experiment, wie sich virtuelle Teams und solche Teams unterscheiden, die über Videokonferenzen kommunizieren. Dafür teilten sie die Probanden in zwei räumlich getrennte Gruppen auf und wiesen ihnen Funktionen zu: etwa Führungskraft oder einfacher Mitarbeiter. Dann sollten die Teilnehmer komplexe Aufgaben zusammen lösen, etwa ein Großraumbüro umorganisieren oder einen Gesundheitsetat eines Unternehmens aufzustellen. Immer war das Budget knapp, zugleich gab es Interessenskonflikte.

Leserkommentare
  1. Videokonferenzen sind wirklich wirkungsvoller. Sie sprechen einen wichtigen Sinn mehr an und man kann Emotionen seines Gegenüber beurteilen. Wichtig für´s Gelingen: Die Vorbereitung vor der ersten Videokonferenz. Stichworte:
    - Die Teamzusammensetzung muss passen;
    - Die Teammitglieder müssen wirklich vom Vorgeetzten freigestellt sein für das Projekt (häufiges Manko);
    - Jedem Beteiligten müssen Problem/Zielsetzung klar sein;
    - Ein solides Projektmanagement mit klaren Spielregeln;
    - Außerhalb der Videokonferenzen muss eine flankierende Kommunikation aufgebaut werden (Intranet, Newsletter ...)
    - Professionelle Moderation
    Dann kann kaum mehr etwas schief gehen!

  2. ....gerade bei Projekten mit Teilnehmern aus Übersee habe ich lieber, dass es über mailkorrespondenz läuft. Hinterher will es wieder keiner gewesen sein !
    Ausserdem ist der Sound schrecklich und die Bilder laufen nicht in Echtzeit.Die Geräuschkulisse im Hintergund von fünf oder sechs Teilnehmern ist auch extrem irritierend ! Schon einmal mit einem Texaner in einer Videokonferenz gewesen ?

  3. Ich arbeite seit vielen Jahren in unterschiedlichen Firmen und Projekten und fast immer standortübergreifend, meist international. Meine letzten echten Videokonferenzen haben vor ca. 6 Jahren stattgefunden und wurden von den Teilnehmern als wenig nützlich eingeschätzt; schließe mich da auch dem Vorredner an.
    Klassische Arbeitsweiese der letzten Jahre: irgendein "Kommunikator" Programm auf dem PC, welches "Telefon"-Konferenzen via Headset, Screen-Sharing, Chat, ... ermöglicht. Die haben jetzt auch meist eine Videofunktion, welche aber nie benutzt wird. Es bringt einfach keinen Mehrwert; Fokus ist schließlich das gemeinsame Betrachten von Vorgaben, Vorschägen, Ergebnissen, ... und die Diskussion darüber.

  4. Video life: Zuordnung des "Aktiven" durch das Programm funktioniert meist nicht, da bei den anderen keien Stille herrscht; wenn ich an meinem PC sitze, sehe ich dann 10 Teilnehmer in Briefmarkegröße?! Sitzen die Teams in 2 oder mehreren "Videokonferenzräumen" sehe ich meist auch nur eine "diffuse" Masse. Bei einem 1:1 Gespräch könnte man das Video dazuschalten, aber das ist dann keine Konferenz ;-)
    Da würde mich wirklich mal die konkrete Testdurchführung interessieren!
    Zustimmen kann ich einer These: Konferenzen sind wesentlich effektiver als einzelne 1:1 Telefonate und Emails (bzw. Rundmails mit überfrachteten Verteilern)! Einen echten Mehrwert durch zusätzliches Video kann ich nicht erkennen.
    Auf der anderen Seite versuche ich immer am Anfang eines Projektes, dass sich die wichtigen Personen zumindest einmal persönlich kennenlernen. Denn das liese sich auch nicht durch eine Videokonferenz ersetzen; Plausch beim Kaffee, gemeinsames Essen, ...
    Ein schönes WE (ohne Konferenzen ;-)!

  5. In einem internationalen Unternehmen wie der SThree GmbH gehören Videokonferenzen zum täglichen Geschehen. Durch den Einsatz dieser Technologie konnten die Reisekosten und der Reisezeitaufwand in den letzten zwei Jahren signifikant gesenkt werden. Dazu kommt, dass man als Unternehmen durch die reduzierte Reisetätigkeit ebenfalls seinen „Carbon Footprint“ verbessert und somit etwas für die Umwelt tut.

    Bestätigen lässt sich die Aussage, dass die Zusammenarbeit von Teams deutlich besser funktioniert, wenn es die Möglichkeit gibt, sich über Videokonferenz auszutauschen. Große internationale Meetings werden zum Großteil über Videokonferenzen durchgeführt. Selbst einzelne, auf verschiedene Standorte verteilte Abteilungen können über Videokonferenzen ohne große Probleme die Zusammenarbeit organisieren.

    Selbst bei der Ausbildung der Mitarbeiter baut die SThree GmbH auf die Technologie der Videokonferenz. Die Mitarbeiter der Abteilung Learning & Development halten in regelmäßigen Abständen erfolgreich Trainings mit weit entfernten Kollegen aus Übersee. Auch der Einsatz mobiler Technologie ist dank Tablets und entsprechenden Videokonferenz-Apps ohne Probleme möglich. So ist es machbar, selbst von zuhause oder jedem anderen Ort, der eine ausreichend gute WLAN-Verbindung bietet, an Videokonferenzen teilzunehmen.

  6. Die Nutzung dieser Technologie wird sicherlich den Arbeitsalltag für viele Arbeitnehmer verändern und vereinfachen, da man praktisch von überall mit mobilen Geräten an Meetings teilnehmen kann. Wie im Artikel bereits erwähnt: „Dieser Trend wird sich fortsetzen“.

    Ein kleiner Tipp am Rande für alle iPad Nutzer: Die kostenlose App von Polycom eignet sich hervorragend, um das Tablet zu einem mobilen Videokonferenz-Gerät zu machen. So haben selbst Kunden oder Bewerber, sofern sie ein iPad zur Hand haben, die Möglichkeit auf eine Videokonferenz, selbst wenn sie keine konferenzfähigen Geräte besitzen.

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