FührungskräfteViele Chefs glauben an die Zeitmanagement-Lüge

Die Anforderungen an den Teamleiter haben sich vervielfacht und sind nicht mehr zu schaffen. Aber Zeitmanagement wird ihm kaum weiterhelfen, erklärt Sabine Hockling. von 

Meine Aufgaben haben sich in den letzten Jahren fast verdoppelt. Die Folge: Ich schiebe einen enormen Berg an unerledigten Aufgaben vor mir her. Hilft mir ein effektives Zeitmanagement?, fragt Thomas Meyer, Vertriebsleiter Elektrogroßhandel.

Sehr geehrter Herr Meyer,

viele Beschäftigte sitzen der Zeitmanagement-Lüge auf, mit mehr Organisation und Disziplin seien auch alle Aufgaben zu schaffen. Das führt zu Frustration und Selbstzweifel. Wer zu viele Aufgaben in zu kurzer Zeit erledigen soll, dem helfen keine schlauen Strategien. Was er braucht ist mehr Zeit oder weniger Aufgaben.

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Die Buchautorin und Trainerin Cordula Nussbaum kritisiert viele populäre Zeitmanagement-Ratschläge. Ihr zufolge sei es falsch, eine Methode für alle zu proklamieren. Das funktioniere nicht, weil jeder Beschäftigte und seine Arbeitsbedingungen individuell seien. Nussbaum teilt Beschäftigte in zwei Gruppen: die Systematisch-Analytischen, die Daten, Fakten und Struktur brauchen und die Kerativ-Chaotischen, die oft Querdenker sind, viele Ideen haben und auch eine gewisse Risikobereitschaft mitbringen. Der Autorin zufolge bevorzugt die erste Gruppe durchaus ein Zeitmanagement. Die andere Gruppe dagegen kann damit nichts anfangen. Sie arbeiten gerne parallel an Projekten. Darum ist für diese Menschen der Tipp, auf eine bürokratische Planung zu setzen, sogar kontraproduktiv. Sie werden durch Zeitmanagement eingeschränkt.

Chefsache: Fragen von Führungskräften

Wie gelingt gute Personalführung und was zeichnet einen fairen Chef aus? Jede Woche, immer freitags, beantwortet die Management-Expertin Sabine Hockling in der Serie "Chefsache" Fragen von Führungskräften.

Schreiben Sie uns (und geben Sie dabei bitte Ihren Namen und Ihren Wohnort an). Wir freuen uns und wählen unter allen Problemen, die uns gestellt werden, jede Woche eine Frage aus und beantworten sie hier.

Ein weiterer Irrglaube ist die Annahme, dass Zeitpläne immer Verbindlichkeiten schaffen. Bei Tätigkeiten und Berufen, in denen regelmäßig Unvorhergesehenes geschieht, sind Zeitpläne sinnlos. Die ständig anzupassenden Tages- und Wochenpläne fressen Zeit und fördern Frust. Auch der Tipp, wichtige Dinge gleich zu Beginn des Arbeitstages zu erledigen, um später nicht von Kollegen oder Telefonaten gestört zu werden, ist ebenfalls nicht für alle Tätigkeiten umsetzbar.

Individuelle Lösungen sind besser als Allgemeinratschläge

Besser ist es, sich ein eigenes System zu überlegen, das dem persönlichen Tages- und Wochenablauf gerecht wird. Dafür benötigen Sie allerdings Zeit zum Üben, bis Sie herausgefunden haben, was für Sie funktioniert. Und es kann auch sein, dass es gar nicht funktioniert.

Sabine Hockling
Sabine Hockling

Sabine Hockling war lange selbst Führungskraft in verschiedenen Medienhäusern. Mit Ulf Weigelt schrieb sie den Ratgeber Arbeitsrecht. Seit 2011 ist sie Autorin der Serie Chefsache. Seit 2014 im neuen Format: Immer freitags spricht sie mit der Managerin Linda Becker über Führungsfragen. Hockling bloggt mit Tina Groll unter diechefin.net, der Blog für Führungsfrauen, über Frauen und Karriere.

Auch heißt es immer wieder, Überlastung entstehe, weil nicht effizient gearbeitet werde. Häufig wird dann das Pareto-Prinzip aus dem Hut gezaubert, nach der 80 Prozent der Arbeit in 20 Prozent der Zeit erledigt werden könnten. Diese Methode soll helfen, die Priorität auf die wichtigen Teile des Projektes zu legen. Meist entpuppt sich auch das als Schwachsinn, beispielsweise, wenn die Effizienz zu Lasten der Kundenbindung geht. Prüfen Sie daher genau, ob es wirklich nur um Prioritäten oder Zeitverschwendung geht. Denn das Mehr an Aufgaben löst sich in der Regel nicht mit einer effizienteren Struktur.

Auch die Mär vom aufgeräumten Schreibtisch gehört zu den unsinnigen Zeitmanagement-Tipps. Die Schreibtischordnung eines Mitarbeiters sagt nichts über seine Arbeitsqualität aus. Nehmen wir wieder die zwei Gruppen der Beschäftigen: Systematisch-analytische Personen sind strukturiert und beginnen in der Regel keine neue Aufgabe, wenn noch eine unerledigte auf dem Tisch liegt. Sie haben dementsprechend auch nicht unnötige Dinge auf dem Schreibtisch, sondern immer nur Unterlagen des aktuellen Vorgangs. Ist dieser abgeschlossen, ist der Schreibtisch leer.

Leserkommentare
  1. Zeitmanagement ist nützlich. Allerdings nicht so, wie die meisten Menschen glauben. Man wird dadurch typischerweise nicht effektiver oder effizienter. Jedoch: Menschen, die aktiv Zeitmanagement betreiben, haben das Gefühl, sich bzw. die Zeit besser im Griff zu haben. Diese positive psychische "Nebenwirkung" sollte man im Blick haben, bevor man bestimmte Instrumente gänzlich abschreibt. Nachlesen kann man das z.B. hier:
    http://www.emeraldinsight...

    2 Leserempfehlungen
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    Schön dass Sie eine wissenschaftliche Quelle angegeben haben. Ich würde mir bei Artikeln, die sich auf Studien oder ähnliches beziehen auch die Angabe der Primärquelle wünschen. Dies würde meiner Meinung nach die Qualität von Zeitungsartikeln deutlich erhöhen, interessierten Lesern weitere Informationsmöglichkeiten bieten und sich auch positiv auf Leserdiskussionen auswirken.

    Vielleicht liest ja jemand aus der Redaktion diesen Beitrag und nimmt das mit in die nächste Redaktionsbesprechung. Wäre schön.

    • Infamia
    • 18. Februar 2013 11:00 Uhr

    Meine Erfahrung mit Zeitmanagement ist die, dass ich, wenn ich effizienter arbeite, auch mehr tun muss. Die gewonnene Zeit bekomme ich nicht geschenkt, sondern die Verdichtung nimmt zu. Oder glauben Sie, dass Ihr Chef Sie früher nach Hause gehen lässt, nur weil Sie eine Arbeit schneller erledigt haben?

    Das ist doch das Problem unserer Zeit. Wir haben ein starres Arbeitsumfeld, wo der Präsenz mehr Beachtung geschenkt wird als dem Erreichen von Ergebnissen. Wie an anderer Stelle ja schon mal diskutiert. Wir könnten uns wohl locker eine 30-Stundenwoche leisten, ginge es nach Ergebnissen und nicht nach Präsenz. So sitzen halt viele ihre Zeit ab, weil sie wissen, würden sie schneller fertig, müssten sie auch mehr tun.

    • dp80
    • 15. Februar 2013 17:22 Uhr

    "Wirklich wichtige Personen haben es allerdings nicht nötig, dieses "Busy-Spielchen"zu spielen. Sie sind entspannt, gehen souverän mit ihren Aufgaben um und haben Raum für Spontanität."

    Dem ersten Satz stimme ich zu. Solche Spielchen sind nervtötend.

    Dass Führungskräfte immer entspannt sind und Zeit für Unvorhergesehenes haben, ist etwas unscharf ausgedrückt. Dass eine Führungskraft ihren Job in 40 Stunden schafft und dabei entspannt ist, halte ich für Illusion.

    Man könnte sagen: Eine echte Führungskraft NIMMT sich schlichtweg die Zeit (zur Not von der Freizeit) ... und das vor allem, ohne darüber zu meckern, überall Stress zu verbreiten oder sich in irgendeiner Weise zu beschweren. Die Führungskraft verbreitet Ruhe und Gelassenheit trotz 60-Stunden-Woche. Das würde ich sofort unterschreiben. Nicht, dass ich Überstunden gut fände, aber so ist das in der Arbeitswelt realistischerweise.

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    Erst einmal freut mich der Artikel, der auch unverblümt Worte wie "Schwachsinn" auf den Tisch legt und damit klar zum Ausdruck bringt, was manch ein "Zeitmanagement" Geschwafel ist.
    Dann finde ich auch, dass die Qualität von Führungskräften sicher nicht daran abgelesen werden kann, dass sie möglichst viel Zeit im Unternehmen sind. Eine gute Führungskraft kann ihren Job durchaus besser in 40 Stunden erledigen, als jene Präsenzneurotiker, die meinen, sie müßten ihre Mitarbeiter immer überwachen und deshalb allen morgens ins Gesicht und abends auf den Rücken sehen, es in 60 Stunden können.
    Eine gute Führungskraft zeichnet sich insbesondere dadurch aus, dass die Mitarbeiter wissen was sie zu tun haben, auch wenn sie abwesend ist. Dazu gehört in erster Linie, dass die Mitarbeiter der Führungskraft vertrauen und, vor allem, auch umgekehrt. Dann braucht man nämlich nicht ständig kontrollieren, sondern erhält Ergebnisse, die man dann Konstruktiv besprechen und für die man Verbesserungsvorschläge skizzieren kann.

    ....ich habe noch keine Führungskraft (>Gefü) 60 Stunden an seinem Schreibtisch sitzen gesehen, sorry !
    Was sollen sie auch da ? Was ich aber gesehen haben und zwar neulich noch : Meetings, Freitags um 17.00, ad hoc einberufen, egal ob man beruflich oder privat eingespannt ist ! Dann werden dann die emails der Woche vom Vorstand oder Shareholder noch einmal in die Affensprache übersetzt ! Da sollen dann noch Fragen gestellt werden und Diskussionen entfacht werden, klasse !!!
    Zeitmanagement macht Spass, besonders auf den Knochen von Anderen, die richtig arbeiten müssen !

    • Gibbon
    • 15. Februar 2013 18:19 Uhr
    3. Schade

    die Tatsache, dass jede Aufgabe Zeit benötigt und diese eventuell einfach nicht ausreichend ist, wurde kaum behandelt. Ich denke, dass ist in der heutigen Arbeitswelt ein großes Problem. Bei dem Versuch weniger Menschen mehr Aufgaben aufzuhalsen, kann das leicht auftreten. Da hilft dann auch kein Zeitmanagement mehr.
    Die Einteilung in Analytisch-Strukturierte und Chaotisch-Kreative scheint mir dann wieder sehr vereinfacht und dem Thema nicht angemessen. Kreativität braucht übrigens oft schlicht und ergreifend Zeit, weil kreative Einfälle "reifen" müssen bzw. unvorhergesehen über Nacht oder bei anderen Beschäftigungen kommen.
    Gelassenheit kann durch Pausen und zeitweises Abschalten durchaus gefördert werden und benötigt letzendlich eine gewisse Erfahrung, die eben auch mit der Zeit erworben wird. Mein Fazit: akzeptieren, dass Dinge und Menschen ihre Zeit brauchen und man nicht alles gleich sofort haben kann.

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    Ich denke, dass in der heutigen Arbeitswelt nicht unbedingt tatsächlich mehr Zeit gebraucht würde, wenn weniger operative Hektik im Spiel wäre.
    Ich erlebe es oft, dass nicht die notwendige Zeit aufgebracht wird, um ein Problem zu analysieren, sondern erstmal drauflos gewurstelt wird, oft auch um sich selbst in den Vordergrund zu stellen, es finden Rangkämpfe statt darum, wer schneller etwas tut, alle arbeiten dann wie die Irren, das Problem wird aber nicht gelöst, weil alle an Symptomen herumpfuschen anstatt an der eigentlichen Ursache.
    Und dieses Verhalten gibt es auch oft bei "Führungs"kräften. Leider.

    mittlerweile ist es oft so, dass mit einem minimum an personal gearbeitet wird, denn je weniger personal = gleich mehr gewinn. alles, was zusätzlich an arbeitslast hinzukommt - und viele projekte kann man nicht einfach nach plan durchführen - bedeutet mehrarbeit für einen/mehrere angestellte. da kann man seine zeit noch so gut managen, wie man will, zu viel ist zu viel.

  2. Erst einmal freut mich der Artikel, der auch unverblümt Worte wie "Schwachsinn" auf den Tisch legt und damit klar zum Ausdruck bringt, was manch ein "Zeitmanagement" Geschwafel ist.
    Dann finde ich auch, dass die Qualität von Führungskräften sicher nicht daran abgelesen werden kann, dass sie möglichst viel Zeit im Unternehmen sind. Eine gute Führungskraft kann ihren Job durchaus besser in 40 Stunden erledigen, als jene Präsenzneurotiker, die meinen, sie müßten ihre Mitarbeiter immer überwachen und deshalb allen morgens ins Gesicht und abends auf den Rücken sehen, es in 60 Stunden können.
    Eine gute Führungskraft zeichnet sich insbesondere dadurch aus, dass die Mitarbeiter wissen was sie zu tun haben, auch wenn sie abwesend ist. Dazu gehört in erster Linie, dass die Mitarbeiter der Führungskraft vertrauen und, vor allem, auch umgekehrt. Dann braucht man nämlich nicht ständig kontrollieren, sondern erhält Ergebnisse, die man dann Konstruktiv besprechen und für die man Verbesserungsvorschläge skizzieren kann.

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  3. Ich denke, dass in der heutigen Arbeitswelt nicht unbedingt tatsächlich mehr Zeit gebraucht würde, wenn weniger operative Hektik im Spiel wäre.
    Ich erlebe es oft, dass nicht die notwendige Zeit aufgebracht wird, um ein Problem zu analysieren, sondern erstmal drauflos gewurstelt wird, oft auch um sich selbst in den Vordergrund zu stellen, es finden Rangkämpfe statt darum, wer schneller etwas tut, alle arbeiten dann wie die Irren, das Problem wird aber nicht gelöst, weil alle an Symptomen herumpfuschen anstatt an der eigentlichen Ursache.
    Und dieses Verhalten gibt es auch oft bei "Führungs"kräften. Leider.

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    Antwort auf "Schade"
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    erschreckend ist nur, wie ähnlich sich doch viele Betriebe sind.

  4. und emofinde diese Kategorisierung dümmlich. Der Mensch ist weit komplexer und die Persönlichkeit nicht als statisch zu betrachten.

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    > und emofinde diese Kategorisierung dümmlich.

    Das sind auch keine Kategorien, sondern Idealtypen - die können nützlich sein, wenn eben nicht "einordnet", sondern die Wirklichkeit anhand der von Idealtypen aufgespannten Koordinaten "misst" ... Sie können sich aber damit trösten, dass die Autorin - so wie sie schreibt - den Unterschied auch nicht versteht ;-)

    Und etwas mehrdimensionaler als die im Text beschriebene Bipolarität darf's natürlich schon sein ...

    Gruß,
    Tezcatlipoca

  5. erschreckend ist nur, wie ähnlich sich doch viele Betriebe sind.

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  6. Sehr gut geschriebener Artikel, punktgenau mit dem Zeitmanagementmärchen aufgeräumt.

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