Unsere Meetings sind eine Katastrophe: Sie halten uns regelmäßig zu lange von der Arbeit ab, die besprochenen Themen betreffen selten alle Teilnehmer und vor allem wird nur gemeckert. Wie erreiche ich eine Meeting-Disziplin?, fragt Sebastian Wald, Abteilungsleiter bei einem Nahrungsmittelkonzern.

Sehr geehrter Herr Wald,

hapert es an Vorbereitung, Kommunikation und Disziplin, verfehlen Meetings häufig ihr Ziel. Eine aktuelle Studie der TU Braunschweig kommt zu dem Ergebnis, dass Teilnehmer die Hälfte ihrer Meetings als reine Zeitverschwendung empfinden.

Ein Grund dafür ist laut der Organisationspsychologin Simone Kauffeld und der Psychologin Eva-Maria Schulte, dass zu viel kritisiert wird. So zeigt die Untersuchung, dass in Arbeitstreffen 16-mal mehr genörgelt als an Lösungen gearbeitet wird! Lösungsorientiert sieht anders aus. Dieses problemorientierte Verhalten erfolgt zumeist unbewusst, denn die Mitarbeiter passen sich nach und nach den nonverbalen Signalen anderer an und übernehmen ihre Situationsdeutungen.

Für ihre Studie zeichneten die Wissenschaftlerinnen Meetings von über 400 Gruppen (mit bis zu zehn Teilnehmern) auf Video auf. Dass die untersuchten Arbeitssitzungen durch die Beobachtung verfälscht wurden, schließen die Wissenschaftlerinnen aus. Denn für die Teilnehmer spielte die Beobachtungssituation nach kurzer Zeit keine Rolle mehr. Einige Teilnehmer beschäftigten sich mit ihren Mobiltelefonen, um private Angelegenheiten zu erledigen, andere flirteten miteinander und manche zogen sogar über ihre Vorgesetzten her oder schliefen gar ein.

Ergebnisorientiertes Vorgehen

In ihrer Auswertung konnten die Forscherinnen mehrere Aspekte festhalten, die wichtig für eine effiziente Meeting-Disziplin sind:

Arbeitstreffen verlaufen produktiver, wenn die Führungskräfte vorab überlegen, was das Ergebnis des Meetings sein soll und wenn es einen Themenplan gibt, der allen Teilnehmern vorliegt. Hilfreich für eine effiziente Struktur ist auch, wenn pro Besprechungspunkt ein Zeitrahmen festgelegt ist.

Natürlich sollten die Meetings pünktlich beginnen und enden, auch sollte der Konferenzraum entsprechend vorbereitet sein. Grundsätzlich sollte jedes Meeting einen Moderator oder Besprechungsleiter haben, der für den reibungslosen Ablauf sorgt.

Ferner ist es hilfreich, wenn Sie Ihre Mitarbeiter, die an den Besprechungen teilnehmen, zu einer aktiven Beteiligung aufrufen. Wer nichts zu sagen hat, braucht auch nicht teilnehmen, sondern kann am Ende das Protokoll zur Kenntnis erhalten. Denn ein Ergebnisprotokoll ist ratsam.