Arbeitsrechtskolumne : Was ist bei der Zeiterfassung zu beachten?

Der Arbeitgeber möchte die Arbeitszeit der Mitarbeiter erfassen. Elektronisch oder mit Stundenzetteln: Rechtsanwalt Ulf Weigelt erklärt, was die Gesetze vorschreiben.

Wir möchten bei uns im Betrieb die Zeiterfassung einführen. Worauf müssen wir dabei achten und was ist unbedingt zu vermeiden?, fragt Marianne Wegner.

Sehr geehrte Frau Wegner,

möchten Sie die Zeiterfassung einführen, benötigen Sie in der Regel die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter (vor allem, wenn diese das neue System selbst bedienen müssen). 

Die genaue Regelung der Arbeitszeiterfassung hat einzelfallbezogen zu erfolgen. Sie können entweder automatische Arbeitszeiterfassungssysteme nutzen, die Mitarbeiter selbst die Zeit manuell erfassen lassen oder Stundenzettel einführen.

Ulf Weigelt

Ulf Weigelt ist Anwalt für Arbeitsrecht in Berlin. Auf ZEIT ONLINE beantwortet er jeden Mittwoch in der Serie "Da staunt der Chef" Leserfragen zum Arbeitsrecht. Die Serie ist auch als E-Book erschienen. Weigelt hat mit Sabine Hockling auch den Ratgeber Arbeitsrecht geschrieben.

In jedem Fall müssen Sie eine Reihe von Gesetzen und Rechten berücksichtigen: das allgemeine Persönlichkeitsrecht, das Landesdatenschutzgesetz (LDSG), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie das Telekommunikationsgesetz (TKG).

Wenn Sie einen Betriebsrat haben, sollten Sie mit ihm eine Betriebsvereinbarung abschließen und darin alles Notwendige regeln. Der Betriebsrat hat beim Thema Arbeitszeit ein starkes Mitbestimmungsrecht, aber auch Schutz- und Überwachungspflichten zu erfüllen.

Die genauen Vorschriften dazu sind in folgenden Paragrafen geregelt: Nach § 75  Abs. 1 und 2 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) sind Sie dazu verpflichtet, das Persönlichkeitsrecht Ihrer Mitarbeiter zu schützen. Darauf wird der Betriebsrat pochen. Das heißt, Sie müssen darauf achten, dass nicht unberechtigte Daten erhoben werden und außerdem die Privatsphäre der Mitarbeiter geschützt bleibt. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG sind Sie überdies dazu verpflichtet, dem Betriebsrat die Aufzeichnungen vorzulegen.

Sensibel mit den Daten umgehen

Die Arbeitnehmervertretung hat nach § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG darüber zu wachen, dass das geltende Recht eingehalten wird (u.a. Rechtmäßigkeit der Datenerhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten, Umsetzung der technischen und organisatorischen Datenschutzmaßnahmen etc.) und sie hat ein Mitbestimmungsrecht aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und hat etwa bei der Einführung von technischen Zutrittskontrollen Mitsprache. Außerdem wird der Betriebsrat darauf achten, dass die Eingriffe in die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter so gering wie möglich sind.

Sie sollten Ihren Mitarbeitern also gewährleisten können, dass das Unternehmen mit den erhobenen Daten sensibel umgeht. Dazu gehört auch, dass die personenbezogenen Daten nur von Mitarbeitern einzusehen sind, die die Berechtigung haben; nur so lange wie nötig gespeichert werden und ausschließlich für die Zeiterfassung erfasst und verwertet werden.

Ihr Ulf Weigelt

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Vorschläge zu den verschiedenen Softwarelösungen, wären interessant.

Wir haben über die letzten sechs Monate verschiedene Produkte getestet. Es gibt leider noch keine perfekte Lösung, jedoch können wir mit Crewmeister (crewmeister.com) das meiste abdecken. Die Lösung ist simple, kostengünstig und der Support hat uns immer weitergeholfen. Es gibt jedoch noch Verbesserungspunkte, welche vorgenommen werden sollten. Ich würde es auf jeden Fall mal ausprobieren: Wir haben anfänglich die Zeiterfassung und die Urlaubsplanung verwendet, jetzt verwenden wir nur die Zeiterfassung. Man kann schnell umsteigen oder kündigen, daher ist es sehr unkompliziert.