Bei uns im Unternehmen herrscht seit langer Zeit ein enormes Tempo, ständig werden neue Projekte aufgesetzt. Die Folge: Meine Kollegen und ich sind erschöpft und ideenlos. Wie komme ich mit meiner Abteilung aus diesem Tief?, fragt Manfred Weber, Marketingleiter bei einem Möbelhersteller.

Sehr geehrter Herr Weber,

viele Unternehmen neigen dazu, zu viele Projekte gleichzeitig umsetzen zu wollen. Für einen gewissen Zeitraum halten die meisten diese Überbelastung auch aus. Fehlen jedoch dauerhaft Ressourcen, um den Arbeitsaufwand bewältigen zu können, arbeitet man ständig unter Zeitdruck, ändern sich häufig die Prioritäten und fehlen im Arbeitsalltag regelmäßige Erholungsphasen, steuert ein Unternehmen mit seiner gesamten Belegschaft in die Erschöpfung.

Schauen Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen, welche Projekte wichtig sind und welche gestrichen oder verschoben werden können. Um diesen Prozess in Gang zu setzen, erstellen Sie eine Liste mit drei Kategorien:

  • Notwendig (für das gesamte Unternehmen)
  • Wichtig, kann aber erst einmal verschoben werden
  • Lässt sich für einen längeren Zeitraum verschieben bzw. ist zu streichen.

Die Entscheidung, welche Projekte verschoben bzw. gestrichen werden können, hängt dabei aber nicht von Vorlieben ab, sondern davon, ob sie für die Firmenstrategie wichtig sind.

Ist die Liste der Projekte mit dem Status "notwendig" immer noch zu lang, teilen Sie diese Aufgaben noch einmal in drei Stufen. Bei der Entscheidung, was gestrichen werden muss, hilft die Frage, welches Projekt man auch heute noch angehen würde, wenn es nicht bereits liefe?

Steht die Auswahl fest, dann streichen Sie die Projekte aber nicht einfach so, sondern schließen Sie sie ab, indem Sie allen für ihren bisherigen Einsatz danken und die positiven Aspekte hervorheben. Das ist wichtig für die Mitarbeiter, die hieran beteiligt waren.

Regelmäßige Ausleseprozesse zu festgelegten Zeitpunkten schützen davor, nicht rückfällig zu werden. Denn wer weiß, dass ausgemistet wird, verschleppt Projekte in der Regel nicht. Und auch Obergrenzen sind hilfreich, wenn Unternehmen sich mit zu vielen Aufgaben verzetteln. Ist das Maximum in einer Abteilung erreicht, dürfen neue (wichtigere) Projekte nur angenommen werden, wenn zusätzlich Ressourcen geschaffen oder anderes gestrichen wird.

Solch ein Ausleseprozess erfordert Durchsetzungsvermögen, vor allem, wenn Sie Tasks streichen, die einflussreiche Befürworter im Unternehmen haben. Oft droht bei Projektstreichungen ein Imageschaden. Hier kann das obere Management gegensteuern, indem es klar kommuniziert, dass der Ausleseprozess zur Unternehmenskultur gehört. Dabei müssen Sie allerdings mit gutem Beispiel vorangehen, denn wer von seinen Mitarbeitern eine Haltung erwartet, die er selbst nicht an den Tag legt, schafft keine Veränderung.

Pausen nicht als Störung wahrnehmen

Tempo aus einem Unternehmen herauszunehmen, ist für Führungskräfte eine große Herausforderung, werden "Verschnaufpausen" doch nicht selten als störende Unterbrechung angesehen. Dabei sind Pausen nach großen Anstrengungen enorm wichtig, um Energie und Kreativität für die nächste Hochleistungsphase sammeln zu können. Das Unternehmen Microsoft zum Beispiel gönnte seinen Mitarbeitern 2004 ein ganzes Jahr lang eine Verschnaufpause, indem es keine Veränderungen umsetzte. Der Grund: Die Belegschaft hatte zuvor mit großen Anstrengungen Umstrukturierungen umgesetzt.

Sind solche Auszeiten bei Ihnen nicht umsetzbar, können Sie Tempo herausnehmen, indem Sie nach jeder Phase der Anstrengung generell eine Erholungsphase einplanen. Schließen Sie dazu jedes Projekt ab, indem Sie es Revue passieren lassen und den Erfolg mit Ihrem Team feiern.

Ihre Sabine Hockling