Serie ChefsacheFührungskräfte sollten Verschnaufpausen schaffen

Immer wieder neue Projekte! Auch wenn der Druck enorm ist: Führungskräfte müssen ihren Mitarbeitern auch mal ruhigere Phasen gönnen, ansonsten leidet die Produktivität. von 

Bei uns im Unternehmen herrscht seit langer Zeit ein enormes Tempo, ständig werden neue Projekte aufgesetzt. Die Folge: Meine Kollegen und ich sind erschöpft und ideenlos. Wie komme ich mit meiner Abteilung aus diesem Tief?, fragt Manfred Weber, Marketingleiter bei einem Möbelhersteller.

Sehr geehrter Herr Weber,

viele Unternehmen neigen dazu, zu viele Projekte gleichzeitig umsetzen zu wollen. Für einen gewissen Zeitraum halten die meisten diese Überbelastung auch aus. Fehlen jedoch dauerhaft Ressourcen, um den Arbeitsaufwand bewältigen zu können, arbeitet man ständig unter Zeitdruck, ändern sich häufig die Prioritäten und fehlen im Arbeitsalltag regelmäßige Erholungsphasen, steuert ein Unternehmen mit seiner gesamten Belegschaft in die Erschöpfung.

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Schauen Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen, welche Projekte wichtig sind und welche gestrichen oder verschoben werden können. Um diesen Prozess in Gang zu setzen, erstellen Sie eine Liste mit drei Kategorien:

  • Notwendig (für das gesamte Unternehmen)
  • Wichtig, kann aber erst einmal verschoben werden
  • Lässt sich für einen längeren Zeitraum verschieben bzw. ist zu streichen.
Chefsache: Fragen von Führungskräften

Wie gelingt gute Personalführung und was zeichnet einen fairen Chef aus? Jede Woche, immer freitags, beantwortet die Management-Expertin Sabine Hockling in der Serie "Chefsache" Fragen von Führungskräften.

Schreiben Sie uns (und geben Sie dabei bitte Ihren Namen und Ihren Wohnort an). Wir freuen uns und wählen unter allen Problemen, die uns gestellt werden, jede Woche eine Frage aus und beantworten sie hier.

Die Entscheidung, welche Projekte verschoben bzw. gestrichen werden können, hängt dabei aber nicht von Vorlieben ab, sondern davon, ob sie für die Firmenstrategie wichtig sind.

Sabine Hockling
Sabine Hockling

Sabine Hockling war lange selbst Führungskraft in verschiedenen Medienhäusern. Mit Ulf Weigelt schrieb sie den Ratgeber Arbeitsrecht. Seit 2011 ist sie Autorin der Serie Chefsache. Seit 2014 im neuen Format: Immer freitags spricht sie mit der Managerin Linda Becker über Führungsfragen. Hockling bloggt mit Tina Groll unter diechefin.net, der Blog für Führungsfrauen, über Frauen und Karriere.

Ist die Liste der Projekte mit dem Status "notwendig" immer noch zu lang, teilen Sie diese Aufgaben noch einmal in drei Stufen. Bei der Entscheidung, was gestrichen werden muss, hilft die Frage, welches Projekt man auch heute noch angehen würde, wenn es nicht bereits liefe?

Steht die Auswahl fest, dann streichen Sie die Projekte aber nicht einfach so, sondern schließen Sie sie ab, indem Sie allen für ihren bisherigen Einsatz danken und die positiven Aspekte hervorheben. Das ist wichtig für die Mitarbeiter, die hieran beteiligt waren.

Regelmäßige Ausleseprozesse zu festgelegten Zeitpunkten schützen davor, nicht rückfällig zu werden. Denn wer weiß, dass ausgemistet wird, verschleppt Projekte in der Regel nicht. Und auch Obergrenzen sind hilfreich, wenn Unternehmen sich mit zu vielen Aufgaben verzetteln. Ist das Maximum in einer Abteilung erreicht, dürfen neue (wichtigere) Projekte nur angenommen werden, wenn zusätzlich Ressourcen geschaffen oder anderes gestrichen wird.

Solch ein Ausleseprozess erfordert Durchsetzungsvermögen, vor allem, wenn Sie Tasks streichen, die einflussreiche Befürworter im Unternehmen haben. Oft droht bei Projektstreichungen ein Imageschaden. Hier kann das obere Management gegensteuern, indem es klar kommuniziert, dass der Ausleseprozess zur Unternehmenskultur gehört. Dabei müssen Sie allerdings mit gutem Beispiel vorangehen, denn wer von seinen Mitarbeitern eine Haltung erwartet, die er selbst nicht an den Tag legt, schafft keine Veränderung.

Pausen nicht als Störung wahrnehmen

Tempo aus einem Unternehmen herauszunehmen, ist für Führungskräfte eine große Herausforderung, werden "Verschnaufpausen" doch nicht selten als störende Unterbrechung angesehen. Dabei sind Pausen nach großen Anstrengungen enorm wichtig, um Energie und Kreativität für die nächste Hochleistungsphase sammeln zu können. Das Unternehmen Microsoft zum Beispiel gönnte seinen Mitarbeitern 2004 ein ganzes Jahr lang eine Verschnaufpause, indem es keine Veränderungen umsetzte. Der Grund: Die Belegschaft hatte zuvor mit großen Anstrengungen Umstrukturierungen umgesetzt.

Sind solche Auszeiten bei Ihnen nicht umsetzbar, können Sie Tempo herausnehmen, indem Sie nach jeder Phase der Anstrengung generell eine Erholungsphase einplanen. Schließen Sie dazu jedes Projekt ab, indem Sie es Revue passieren lassen und den Erfolg mit Ihrem Team feiern.

Ihre Sabine Hockling

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Leserkommentare
  1. Es wäre auch angebracht, wenn man zum Beispiel Hochleistungs-Legehennen, die in einer Eierfabrik zusammengepfercht auf engstem Raum dahin vegetieren, ab und zu mal ein wenig Ausritt ins Freiland gönnen würde. Und zwar bevor sie geschlachtet werden. Warum ich ausgerechnet hier bei diesem Artikel darauf komme, ist mir bedauerlicherweise entfallen...

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    Die scheinheiligen sagen nichts als ob sie wuessten sich mit dem
    Leben von den Anderen nicht einzumischen.

    Antwort auf:

    Es wäre auch angebracht, wenn man zum Beispiel Hochleistungs-Legehennen, die in einer Eierfabrik zusammengepfercht auf engstem Raum dahin vegetieren, ab und zu mal ein wenig Ausritt ins Freiland gönnen würde. Und zwar bevor sie geschlachtet werden. Warum ich ausgerechnet hier bei diesem Artikel darauf komme, ist mir bedauerlicherweise entfallen...

  2. Zitat Artikel: "Dabei sind Pausen nach großen Anstrengungen enorm wichtig, um Energie und Kreativität für die nächste Hochleistungsphase sammeln zu können. Das Unternehmen Microsoft zum Beispiel gönnte seinen Mitarbeitern 2004 ein ganzes Jahr lang eine Verschnaufpause, indem es keine Veränderungen umsetzte. "

    Ich selbst ziehe da gerne Vergleiche zu den Trainingswissenschaften für Ausdauersportarten wie z.B. Radsport: Training und Wettkämpfe werden in kleine und auch gleichzeitig in große Zyklen eingeteilt, für einen Leistungszuwachs bzw. den Leistungserhalt sind dabei geplante Erholungsphasen essentiell wichtig. Wer die notwendigen Erholungsphasen auslässt, leidet irgendwann an Übertraining (bis hin zu Depressionen/Burn out) und trainiert sich trotz Mehraufwandes physisch und psychisch "in den Keller". Je härter die vorangegangene Belastung, um so umfangreicher der Regenerationsbedarf, auch das dürfte leicht einleuchten.

    In der Arbeitswelt habe ich manchmal das Gefühl, dass viele solche einfachen Belastungs-Erholungs-Zusammenhänge langfristig überlisten wollen. Es wird nicht funktionieren.

    4 Leserempfehlungen
  3. Die scheinheiligen sagen nichts als ob sie wuessten sich mit dem
    Leben von den Anderen nicht einzumischen.

    Antwort auf:

    Es wäre auch angebracht, wenn man zum Beispiel Hochleistungs-Legehennen, die in einer Eierfabrik zusammengepfercht auf engstem Raum dahin vegetieren, ab und zu mal ein wenig Ausritt ins Freiland gönnen würde. Und zwar bevor sie geschlachtet werden. Warum ich ausgerechnet hier bei diesem Artikel darauf komme, ist mir bedauerlicherweise entfallen...

    Antwort auf "Apropos Pausen"
  4. Aus dem Artikel geht hervor, dass der Marketingleiter die Projekte von "oben" zur Realisierung übertragen bekommt.
    Es stellt sich also die Frage, ob nicht nur die (gute) Beratung von Frau Höckling an die falsche Adresse geht, sondern auch die Fragen des
    Marketingleiters, dessen erster Ansprechpartner die Hierarchiestufe über ihm wäre.. Ich sehe deshalb in erster Linie ein Problem in der internen Kommunikation;

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    • Dr.Um
    • 01. September 2013 15:56 Uhr

    Adressaten erreicht. Selbst wenn er nur Abteilungsleiter ist, kann er doch auf eine Entlastung und die Erweiterung der Ressourcen hinwirken.
    Die vorgeschlagene Priorisierung oder Einordnung des Projektwusts nach Wichtigkeit und Dringlichkeit kann er vielleicht nicht selbst vornehmen, er kann sie aber dem Lenkungsausschuss vorschlagen oder sie verlangen.
    Außerdem ist es in der Regel möglich und denkbar, seinem Chef zu sagen, dass die Grenze zur Überlastung seit langer Zeit überschritten ist, nicht alle Projekte gleichzeitig bearbeitet werden können, und weitere Projekte nur begonnen werden können, wenn ein anderes Projekt stirbt oder Personal/Ressourcen erweitert werden.
    Wenn als Antwort nichts oder ein mir doch egal kommt, ist es Zeit für einen Wechsel.

  5. haben nur die Leistungsschwachen, dies gilt besonders für die nicht belastbaren dt. Arbeitnehmer, die es sich in ihrer sozialen Marktwirtschaftshängematte bequem gemacht haben. Daher sollten die Mitarbeiter die den Anforderungen der Globalisierung nicht gewachsen sind, entlassen werden und durch willigere, leistungsfähigere und billigere Fachkräfte aus dem Ausland ersetzt werden. Im Rahmen dieser Veränderungen sollten sie auch auf ihre lokalen Politiker einwirken, die die notwendigen Rahmenbedingungen zu schaffen haben. Weiterhin bietet sich die Zwischenschaltung von Arbeitsvermittlungen in den Entsenderländern an um das dt. Arbeitsrecht zu umgehen.
    Folgende Präsentation inklusive Exceltabellen zeigt ihnen, wie sie den Profit steigern können und welches Optimierungspotential wir bei ihrer Firma sehen, dabei sollte auch vor kurzfristigen Verlagerungen in Länder mit einer höheren Leistungbereitschaft der Arbeitnehmer nicht zurückgeschreckt werden. Als gutes Beispiel sei dort die italienische Firma "Firem" genannt, die dies ohne Mitwissen ihrer Angestellten durchziehen konnte.
    Ihr Unternehmensberater
    (Zynismus aus)

  6. Der Fragende hat gar nicht die Möglichkeit der Steuerung, da er "nur" Abteilungsleiter ist. Er sollte daher vlt. mit seinem Vorgesetzten die Lage besprechen und fundiert die aus seiner Sicht möglichen Folgen fürs Unternehmen darlegen.
    Leider dürfte davon auszugehen sein, dass seine Vorgesetzten nur das Ziel der kurzfristigen Profitmaximierung vor Augen haben und dabei gute Kaufmannschaft (hanseatische) vermissen lassen.
    In der Endkosnequenz kann man als AL den Mitarbeiter nur raten, sich eine andere Arbeitsstelle zu suchen, denn über Kurz wird es zu massiven stressbedingten Arbeitsausfällen und im schlimmsten Fall zur Berufsunfähigkeit kommen. Über die Auswirkung auf das Privatleben ganz zu schweigen.
    Kenne Unternehmen (im Ing. Bereich) denen aufgrund der geschilderten Lage ganze Abteilungen davon gerannt sind und die danach nur noch ums Überleben kämpften, denn diese Abteilungen waren oftmals das Kernstück der Firma. Da mussten dann 20 Stellen auf einmal neu besetzt werden und die Auftrage konnte der GF meist ein BWLer nicht bearbeiten mit den geschäftlichen Folgen (Klagen, Auftragsverlust etc).
    Womit sich der Bogen zur Darlegung möglicher Auswirkung auf den Geschäftsbetrieb schliesst, wenn man die Belegschaft zu stark ausquetscht.

    2 Leserempfehlungen
    • Dr.Um
    • 01. September 2013 15:56 Uhr

    Adressaten erreicht. Selbst wenn er nur Abteilungsleiter ist, kann er doch auf eine Entlastung und die Erweiterung der Ressourcen hinwirken.
    Die vorgeschlagene Priorisierung oder Einordnung des Projektwusts nach Wichtigkeit und Dringlichkeit kann er vielleicht nicht selbst vornehmen, er kann sie aber dem Lenkungsausschuss vorschlagen oder sie verlangen.
    Außerdem ist es in der Regel möglich und denkbar, seinem Chef zu sagen, dass die Grenze zur Überlastung seit langer Zeit überschritten ist, nicht alle Projekte gleichzeitig bearbeitet werden können, und weitere Projekte nur begonnen werden können, wenn ein anderes Projekt stirbt oder Personal/Ressourcen erweitert werden.
    Wenn als Antwort nichts oder ein mir doch egal kommt, ist es Zeit für einen Wechsel.

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    Sie haben das interne Kommunikationsproblem sehr gut beschrieben..Diese Schritte hätte der Marketing/Projektleiter gehen müssen, anstatt sich an eine externe Beratung zu wenden; die auf die internen Prozesse nur dann Einfluss nehmen kann, wenn der Adressat der Beratung der Lenkungsausschuss (in einem Möbelhaus i.d.R. die Geschäftsleitung/Controlling) mit den entsprechenden Handlungskompetenzen ist.

    Möglicherweise gibt es weitere Probleme; die Projektorganisation betreffend.Z.B. die Nichteinbeziehung des Marketingleiters in der Definitions- und Planungsphase der Vorhaben. Sollte jede GL tun, vor allem wenn eine Abteilung von mehreren Projekten betroffen ist..(selbst wenn wie hier von repetetiven Routineprojekten auszugehen ist)
    Das wäre der optimale Zeitpunkt, um präventiv gegen mögliche spätere Probleme und Risiken steuern zu können.

  7. meiner erfahrung nach wird das unwort "projekt" schlicht und einfach inflationär benutzt und damit gleichzeitig auch eher simple aufgaben inhaltlich und/oder führungstechnisch völlig überhöht. nicht selten zur absichtlichen überhöhung der eigenen wichtigkeit als führungskraft.

    oft genug, so meine erfahrung, kann man vermeintliche projekte - also aufgaben höherer komplexität, kosten und/oder unternehmerischer (strategischer) konsequenzen - auf das reduzieren, was sie real sind. besondere augaben, die man auch seinen mitarbeitern überantworten kann und dies auch sollte. das bedeutet, das führungskräfte mit ihrer vermeintlichen wichtigkeit sich selber reduzieren und ihre mitarbeiter in funktion und wichtigkeit anheben.

    ein nogo für viele führungskräft, die lieber mit chaotisch organiserten "projekten" und projekten die eigenen mitarbeiter mit zum teil komplett überflüssiger arbeit wie auch mit mehrfach zuordnung von arbeit an mitarbeiter ihre mitarbeiter überlasten und/oder zum wahnsinn treiben.

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  • Serie Chefsache
  • Quelle ZEIT ONLINE
  • Schlagworte Management | Burn-out | Personalführung | Führungskraft | Prozess
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