Ich habe eine Abteilung neu übernommen. Leider zeichnet sich mein Team dadurch aus, dass es reagiert statt agiert. Was kann ich tun?, fragt Lars Thomas, Abteilungsleiter bei einem Porzellanhersteller.

Sehr geehrter Herr Thomas,

Ziele und Prioritäten festlegen, Projekte konsequent umsetzen sowie den Überblick behalten sind Fähigkeiten, die Führungskräfte beherrschen müssen. Gut, wenn auch Mitarbeiter diese Eigenschaften mitbringen, selbstverständlich ist es allerdings nicht. Führungskräfte sind dazu da, Projekte zum Laufen zu bringen, vereinbarte Ziele zu erfüllen, gute Ergebnisse zu erzielen und die Verantwortung zu übernehmen. Wer sich hier agierende Mitarbeiter als Unterstützung wünscht, muss die Bedingungen dafür schaffen.

Wie das funktionieren kann, zeigt Markus Jotzo, Trainer und Coach für Führungskräfte in Loslassen für Führungskräfte, dem Trainerbuch des Jahres 2013. Demnach sollen Vorgesetzte dafür sorgen, dass Mitarbeiter nach Feierabend wissen, was sie am Tag geschafft haben sowie was sie am nächsten Tag und der nächsten Woche schaffen müssen.

Nur konkrete Ziele sind gute Ziele

Dazu sollten Führungskräfte zuerst für alle Mitarbeiter die Ziele sichtbar machen. Ist nämlich nicht klar, wohin die Reise gehen soll, ist die Gefahr groß, dass Mitarbeiter sich auf ihrem Weg verzetteln. Eindeutige Prioritäten und Ziele sorgen für eine (permanente) Orientierung. Besser noch, beziehen Sie wenn möglich Ihr Team in den Zielfindungsprozess mit ein. Je mehr ein Mitarbeiter beteiligt ist und mitgestalten kann, desto größer die Umsetzungsenergie. Wichtig ist hierbei allerdings auch, dass Sie bei dem Prozess konkrete, messbare Ziele mit fest terminierten Meilensteinen für jeden einzelnen Mitarbeiter festlegen – beispielsweise mit Zielvereinbarungsgesprächen. Allerdings dürfen Sie die Ziele nicht zu hoch stecken, denn sonst  sorgen Sie bei Ihrem Team für Dauerfrust. Zudem rät Jotzo allen Führungskräften, neben dem zu Jahresbeginn geführten Zielvereinbarungsgespräch zwei weitere Ziel-Status-Gespräche (nach jeweils vier Monaten) sowie ein Zielevaluierungsgespräch am Jahresende zu führen. So machen Sie Ihren Mitarbeitern regelmäßig bewusst, wo sie aktuell stehen und können bei Bedarf nachjustieren.

So verschieden Mitarbeiter sind, so unterschiedlich sind ihre Fähigkeiten bei der Zielumsetzung. Gehen Sie daher bei den Mitarbeitern, die regelmäßig Probleme haben, auf Ursachenforschung: Sind Prioritäten nicht klar? Fehlen sie im Tagesplan? Oder fehlt gar ein Tagesplan? Sind Ziele nicht klar, hapert es in der Regel auch an der Planung bzw. Umsetzung. Tages- und Wochenpläne können hier Abhilfe schaffen, denn sie fokussieren Mitarbeiter auf die wirklich wichtigen Dinge. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter daher bei der Findung ihres eigenen Planungsstils.

Ein weiterer Grund, warum Ziele nicht erreicht werden, sind Unterbrechungen. Wer nicht weiß, was wann wichtig ist und bei unwichtigen bzw. nicht dringenden Aufgaben nicht "Nein" sagen kann, verliert bei der konsequenten Verfolgung seiner Ziele die Übersicht. Entscheidend ist allerdings auch Ihr Verhalten. Äußern Sie, dass Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten, "Nein" zu sagen – auch wenn Sie zu einem unpassenden Zeitpunkt mit einem Wunsch kommen. So etablieren Sie eine offene Widerspruchs-, Prioritäts- und Zielerreichungskultur.

Und motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, indem Sie die Erfolge feiern. Wer besonders viel leistet, sollte explizit gelobt werden. Auch eignen sich diese Mitarbeiter als Paradebeispiel, um zu lernen, wie ein erfolgreicher Weg aussehen kann.

Ihre Sabine Hockling