Sie sitzen in den Vorzimmern der Mächtigen aus Wirtschaft und Politik, stehen direkt hinter ihnen in der informellen Firmenhierarchie und haben mit vielen Klischees zu kämpfen. Chefsekretärinnen und Assistenten planen die (Arbeits-)Leben ihrer Chefs und Chefinnen, lenken die Vorgesetzten durch den Tag und beeinflussen mitunter auch ihr Urteil. Eine für den Bayer-Konzern tätige Vorstandssekretärin beschreibt es in einem Interview mit dem Süddeutsche Zeitung Magazin so: "Ich glaube, man wird nur Sekretärin, wenn man ein Helfersyndrom hat."

Das Berufsbild hat sich stark gewandelt. Aus den Assistentinnen sind Office-Managerinnen geworden, die eine hohe Ausbildung mitbringen müssen. In der Regel haben sie studiert oder eine kaufmännische Ausbildung mit diversen Zusatzqualifikationen und sie sprechen meist mehrere Fremdsprachen. Allerdings ist der Job nach wie vor eine weitgehende Frauendomäne. Nur ein Bruchteil der Beschäftigten ist männlich.

Die Anforderungen sind vielfältig. Assistentinnen brauchen Nervenstärke, Stressresistenz und Geduld. Der Druck auf die Chefetage ist in der Regel enorm, darum muss das Chefbüro gut funktionieren. Schnelligkeit, die Fähigkeit, rasch Entscheidungen treffen zu können und Genauigkeit sind wichtig.

Neben dem klassischen Büromanagement (Ablage, E-Mails sowie Post lesen und vorsortieren, Anrufe entgegennehmen, Anfragen und Absagen erledigen und durchaus auch Kaffee kochen) gehören Terminabstimmungen, Reiseabrechnungen, Korrespondenz sowie Vorbereitungen für Meetings zum Aufgabenfeld. Häufig werden Assistentinnen auch mit der Erstellung von Präsentationen betreut, bisweilen schreiben sie die Reden, sind für Projektplanung sowie Projektmanagement oder auch die inner- und außerbetriebliche Kommunikation mitverantwortlich. Auch Budgetkontrolle zählt oft zu ihren Aufgaben. Wer in der Vorstandsassistenz arbeitet, muss deshalb Vertraulichkeit wahren, denn man kennt in der Regel sehr persönliche Daten der Vorgesetzten.   

Der Job ist oft eine Sackgasse

Mit etwas Erfahrung bekommen die Sekretärinnen oft Detailwissen auch zum Privatleben des Chefs oder der Chefin mit. Das bringt einige Verantwortung mit sich. Die Vorgesetzten erwarten strikte Vertraulichkeit und wünschen sich oft, dass die Assistenz ihre Gedanken lesen oder wenigstens erahnen kann. Verschwiegenheit, Integrität und Loyalität sind für den Job daher Grundvoraussetzung.    

Wie viel Verantwortung die Sekretärinnen übernehmen und wie viel Freiheit sie bei der Gestaltung ihrer Aufgaben haben, hängt allerdings stark vom jeweiligen Chef und dem entsprechenden Anforderungsprofil ab. 

Persönliche Assistenten gibt es in den meisten Unternehmen erst ab einer gewissen Hierarchiestufe – häufig ab Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene. In der Regel arbeiten die meisten Fachkräfte in diesem Job für mehrere Führungskräfte oder ganze Abteilungen.

Schattenseiten gibt es in diesem Beruf einige: So gehören etwa Überstunden häufig dazu. Mitunter müssen Reisen am Wochenende umgebucht werden oder Unterlagen spät am Abend angepasst werden. Auch Termine müssen mal zu Unzeiten abgesagt oder E-Mails bearbeitet werden. Viele Beschäftigte mit einem Assistenzjob klagen über Fremdbestimmung. Ein weiterer Nachteil sind fehlende Weiterbildungen oder Entwicklungsmöglichkeiten in diesem Beruf. Wer auf einer Assistenzstelle einsteigt, hat in der Regel nur die Möglichkeit, sich auf Vorstandsebene hochzuarbeiten.  

Eine weitere Schattenseite ist das eher geringe Ansehen des Berufes. Für viele sind Assistentinnen bloß Vorzimmerdamen. Ohne eine gewisse Belastbarkeit ist der Job daher nicht erfüllbar.

Die Jobchancen sind dafür okay, das Einkommen hängt allerdings stark von der Position ab. Nichtsdestotrotz arbeiten viele gerne in diesem Beruf. Denn die Assistenz – insbesondere auf höchster Leitungsebene – ist in der Firmenhierarchie ganz oben angesiedelt. In kaum einem Job arbeitet man mit seinem Vorgesetzten so eng zusammen. Häufig nehmen Führungskräfte bei einem Firmenwechsel deshalb auch ihre Assistenten mit.   

  • Gehalt: Die Gehälter von Chefsekretärinnen variieren stark. Während bei großen Konzernen im Topmanagement durchaus Jahresgehälter zwischen 60.000 bis 100.000 Euro brutto möglich sind, verdient der Großteil der Sekretärinnen monatlich rund 3.000 Euro brutto. Beeinflusst wird die Gehaltshöhe von Berufserfahrungen, Alter, Region, Branche sowie variablen Vergütungsmodellen wie Boni, Prämien etc.
  • Ausbildung: Wer ganz oben arbeitet, hat in der Regel ein Hochschulstudium abgeschlossen bzw. eine kaufmännische Ausbildung und Zusatzqualifikationen, denn den klassischen Lehrberuf "Chefsekretärin" gibt es nicht. Beim Bundesverband Sekretariat und Büromanagement beispielsweise können Zusatzqualifikationen (zum Managementassistent, zum Fremdsprachensekretär, zum Betriebswirt, zum Personalreferent etc.) in Lehrgängen und Fernstudien erworben werden.
  • Arbeitszeit: Für Chefsekretärinnen richtet sich die Arbeitszeit meist nach dem Chef. Nicht selten wird im Vorzimmer von großen Konzernen in Früh- und Spätschicht gearbeitet. Das heißt, der Chef hat zwei Vorzimmerdamen, die den Zeitraum von 7 bis 22 Uhr abdecken. Wer als Abteilungssekretärin tätig ist, ist auch weniger von einer Person abhängig und hat daher oft geregeltere Arbeitszeiten.