Ich möchte gern meine Personalakte einsehen, mein Arbeitgeber verwehrt mir aber den Blick ohne eine nähere Begründung. Was kann ich tun?, fragt Richard Engelhard.

Sehr geehrter Herr Engelhard,

Personalakten müssen grundsätzlich vertraulich behandelt werden. Deshalb müssen Unternehmen diese Akten auch vor dem unbefugten Zugriff Dritter schützen.

Einsehen dürfen die komplette Akte nur der Mitarbeiter selbst und der Arbeitgeber. Eingeschränkte Rechte zum Einsehen haben im Regelfall die Lohnbuchhaltung und die Personalabteilung – allerdings nur so weit es für ihre Tätigkeit erforderlich ist. Eine Schweigepflicht hinsichtlich des Inhalts haben aber alle. Das gilt natürlich auch, wenn externe Personen Einsicht nehmen. Das ist meist der Fall, wenn ein Arbeitgeber die Lohnbuchhaltung an einen Dienstleister abgegeben hat. Ein Mitarbeiter kann seinen Arbeitgeber aber auch von der Verschwiegenheitspflicht entbinden. Die Einsicht kann einem Bevollmächtigten übertragen werden, wie zum Beispiel einem Betriebsratsmitglied.

Möchte ein Arbeitgeber gewisse Informationen an Dritte weitergeben, muss er zuvor die Zustimmung bei dem jeweiligen Mitarbeiter einholen. Geht es jedoch um die Abwehr, Sicherheit oder den Schutz höherer Interessen, muss nicht vorab die Erlaubnis eingeholt werden. Allerdings müssen Arbeitgeber anschließend dem Mitarbeiter darüber schriftlich in Kenntnis setzen. Und auch die Finanzbehörde darf im Rahmen ihrer Arbeit Einsicht nehmen.

Zu Ihrer Frage: Ihr Arbeitgeber kann Ihnen die Einsicht in Ihre Personalakte nicht verwehren, denn er ist dazu verpflichtet, Ihnen die gesamte Akte mit allen Nebenakten vorzulegen. Zudem besteht ein Anspruch des Mitarbeiters, das Einsichtsrecht während der Arbeitszeit durchzuführen. Der Mitarbeiter darf auf eigene Kosten Kopien aus der Akte ziehen oder sich Notizen machen.

Streitig ist, ob der Mitarbeiter während der Einsicht in die Personalakte überwacht werden darf. Ich rate Ihnen, noch einmal den Einsichtswunsch schriftlich unter Fristsetzung an Ihren Arbeitgeber zu richten. Geben Sie dabei auch an, dass Sie bei einer erneuten Ablehnung eine Begründung wünschen.  

Ihr Ulf Weigelt