Die aktuelle Entwicklung bei Vorstellungsgesprächen zeigt, dass es immer üblicher wird, eine Extrarunde nur für zukünftige Kollegen einzurichten, damit die (ohne Vorgesetzte) Fragen an den Kandidaten stellen können. Dabei wird der Zugang zu den Bewerbungsunterlagen unterschiedlich gehandhabt. Manche erhalten nur den Lebenslauf, andere auch sämtliche Zeugnisse oder fordern sogar welche an. So erhalten potenzielle Kollegen im Grunde Zugang zur künftigen Personalakte. Wie sind hier die Grenzen des Datenschutzes?, fragt Enno Breid.

Sehr geehrter Herr Breid,

schickt ein Bewerber seine Bewerbungsunterlagen an ein Unternehmen, kann er davon ausgehen, dass das Unternehmen diese zum Teil sehr sensiblen Unterlagen schützt und deshalb nur Personen Zugang haben, die bei dem Bewerbungsprozess aus sachlichen Gründen wichtig sind und im Entscheidungsprozess direkt beteiligt sind.

In der Regel sind das aber nicht zukünftige Kollegen, sondern Mitarbeiter aus der Personalabteilung, der Betriebsrat, die Abteilungsleitung oder die Geschäftsführung. Wer zu dem Kreis gehört sowie für Personalfragen und das Bewerbungsverfahren zuständig ist, entscheidet dabei immer die Geschäftsleitung.

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regelt, dass bei sensiblen Daten nicht mehr Personen involviert sein dürfen, als sachlich gerechtfertigt ist. Weil das Gesetz aber Entscheidern einen gewissen Handlungsspielraum einräumt, kann die Geschäftsleitung eben auch entscheiden, dass gewisse weitere Mitarbeiter aus sachlichen Gründen in den Bewerbungsprozess involviert sein müssen – unter Einhaltung der Diskretion, versteht sich.

Fraglich ist jedoch, ob dazu wirklich grundsätzlich für jeden Beteiligten die gesamten Bewerbungsunterlagen einsehbar sein müssen. Wer sich ein Bild von einem Bewerber und seiner Qualifikation machen möchte, braucht dazu in der Regel keine umfassenden Informationen. Deshalb sollte eine Geschäftsführung generell und strikt darauf achten, wen sie welche Unterlagen einsehen lässt.

Dass ein Unternehmen zukünftige Kollegen zu einem Vorstellungsgespräch dazu bittet, damit sie sich ein Bild von einem Bewerber machen können, funktioniert auch ohne umfassenden Einblick in die Bewerbungsunterlagen.

Ihr Ulf Weigelt