Erik Voss fragt: Muss ich meinen Resturlaub bis Ende des Jahres nehmen oder kann ich ihn auch ins neue Jahr übertragen?

Sehr geehrter Herr Voss,

der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr vom Arbeitnehmer geltend gemacht und vom Arbeitgeber gewährt werden. Grundsätzlich erlischt Ihr Urlaubsanspruch zum 31.12. des laufenden Kalenderjahres. Unter besonderen Voraussetzungen können Sie Ihren Resturlaub bis zum 31.3. des Folgejahres noch nehmen.

Diese "automatische" Übertragung ist aber nur möglich, wenn dringende betriebliche Gründe (z.B. Personalengpässe, krankheitsbedingte Ausfälle, ein unvorhergesehener Arbeitsanfall usw.) oder welche, die in der Person des Mitarbeiters liegen (etwa eine Erkrankung des Mitarbeiters oder seines Angehörigen) das Nehmen des Urlaubs bis zum 31.12. des laufenden Kalenderjahres verhindern. Der Urlaubsanspruch wird automatisch in das erste Quartal des Folgejahres übertragen, eine Geltendmachung durch den Arbeitnehmer ist nicht erforderlich.

Ob Sie Ihren Urlaubsanspruch unabhängig von diesen zuvor genannten Voraussetzungen ins nächste Kalenderjahr übertragen können, hängt davon ab, ob sie ein sogenanntes Übertragungsverlangen geltend gemacht haben.

Urlaubsübertrag braucht schlüssige Gründe

Ihr bloßer Wunsch, den Urlaub bis zum 31.3. zu übertragen reicht allein aber nicht aus. Vielmehr müssen Sie schlüssige Gründe hierfür angeben. Beispielsweise, dass Sie in den ersten Januartagen noch Urlaub benötigen, weil sie betreuungspflichtige Kinder zu versorgen haben und die Kita in diesen Tagen geschlossen hat. Das Übertragungsverlangen ist von Ihnen noch vor Ablauf des Kalenderjahres an Ihren Arbeitgeber zu richten. Die Anforderungen für diese Geltendmachung sind nicht sehr hoch, auch ein schlüssiges Verlangen reicht hierfür aus. 

Allerdings sollten Sie darauf achtgeben, dass dieses Verlangen auch im Zweifelsfall beweisbar ist. Denn die Beweislast trägt der Arbeitnehmer. Eine E-Mail reicht aus, bestenfalls geben Sie ein Schreiben in der Personalabteilung ab und lassen sich den Erhalt bestätigen.

Sofern eine Urlaubsübertragung bei Ihrem Arbeitgeber üblich ist, erfolgt diese in der Regel automatisch. Im Arbeitsrecht nennen wir das "betriebliche Übung". In diesem Fall müssen Sie keinen Antrag für die Übertragung des Resturlaubs einreichen. Allerdings müssen Sie auch in diesem Fall nachweisen, dass der Urlaub in den vergangenen drei Jahren automatisch übertragen wurde – bestenfalls wissen Sie auch, bei welchen anderen Arbeitnehmern in welchen Jahren eine Übertragung gewährt wurde.

Ihr Ulf Weigelt