Die Buchführung einer äußerst florierenden Firma hatte unter ihrer Hochkonjunktur recht gelitten. Daraus ergaben sich steuerlich böse Folgen, wobei das Finanzamt letztlich den Rahm abschöpfte. Aus diesem Anlaß kam der Bundesfinanzhof im Urteil vom 26. März 1968 (IV 63/63) zu einer für alle Steuerzahler besonders wichtigen Grundsatzentscheidung, deren vier Hauptpunkte wörtlich so lauten:

• Eine ordnungsmäßige Buchführung muß alle Geschäftsvorfälle fortlaufend, vollständig und richtig durch Grundaufzeichnungen so zeitnah wie möglich festhalten. Es genügt nicht, zahlreiche Krediteinkäufe erstmals nach vier Wochen wie Bargeschäfte buchmäßig zu erfassen.

  • Die Vorfälle müssen in der Buchführung so dargestellt sein, daß zu jedem beliebigen Zeitpunkt auch in der Vergangenheit ohne größere Mühe ein Abschluß erstellt werden kann.
  • Bei Kreditgeschäften muß jederzeit ein Überblick über den Stand der Forderungen und Schulden möglich sein.
  • Die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung, von der das Gesetz Steuervergünstigungen abhängig macht, ist in aller Regel nicht nach der Art der Steuervergünstigung verschieden.

Die Bundesrichter führen dazu aus, daß die Buchführung weder Selbstzweck noch an ein bestimmtes System gebunden sei. Es müssen jedoch für alle Vorgänge Unterlagen vorhanden sein, und alle Vorfälle müssen identifizierbar buchmäßig aufgezeichnet sein.

Geschäftliche Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt und aufbewahrt werden, sie müssen vielmehr nach bestimmten Ordnungsprinzipien geführt werden. Dem Prinzip der Belegsicherung dienen die Grundaufzeichnungen, zum Beispiel die Eintragung in Kassenbücher, Rechnungseingangs- und -ausgangsbüchern, die auch garantieren, einen Geschäftsvorfall von der Buchung bis zum Beleg zurück zu identifizieren.

Die Grundaufzeichnungen brauchen nicht unverzüglich gemacht zu werden, sind jedoch so zu machen, daß sie stets die Lage des Vermögens ersichtlich machen. Je größer der Beleganfall ist, um so mehr sind die Vorfälle zeitnah zu verbuchen, das heißt so bald als überhaupt möglich.