Die gute alte Bürozeit, die in vielen Wirtschafts- und Verwaltungsbetrieben auch heute teilweise noch Gegenwart ist, hatte ein klar definiertes Gütezeichen: die für einen bestimmten „Manager“ zuständige Sekretärin, der ein breites Aufgabengebiet oblag, das von Außenstehenden oft kaum zu übersehen war. Dazu zählten zuvorderst Schreibtätigkeiten, nämlich die gesamte Korrespondenzabwicklung ihres „Chefs“. Hinzu traten (treten) zahlreiche Nebentätigkeiten wie zum Beispiel Telephondienst, Akten- und Karteiführung, Überwachung des Terminkalenders, Verantwortlichkeit für die (Abteilungs-)Ablage, in manchen Fällen auch die selbständige Erledigung einfacher Sachbearbeitervorgänge. Im übrigen ist die Sekretärin alten Stils oft auch Anlaufstelle für die Alltagsprobleme der übrigen Mitarbeiter der Abteilung.

Dieser Wust von unterschiedlichen Einzelaufgaben ist nicht nur schwer überschaubar; er bringt für die Sekretärin meist auch großen Streß mit sich und ist oft kaum termingerecht zu bewältigen. Das ständige Hin und Her zwischen Schreibaufgaben und anderen Tätigkeiten, die ihre Aufmerksamkeit erfordern (Besucher, klingelnde Telephone, Bitten des Chefs um bestimmte Vorlagen), läßt einen produktiven Arbeitsablauf zudem kaum zu. Häufig müssen angefangene Briefe und Niederschriften unterbrochen werden; durch die damit zwangsläufig verbundenen Konzentrationsmängel schleichen sich Fehler ein, die bei voller Konzentration auf die Korrespondenz vermeidbar wären.

Die Unmöglichkeit, sich auch einmal eine bestimmte Zeit auf nur eine Aufgabe konzentrieren zu können, führt dazu, daß die Sekretärin bei Arbeitsschluß oft vollkommen „erschossen“ ist. Am Rande sei noch vermerkt, daß eine solche Bürotätigkeit hinsichtlich der Aufstiegschancen meist auch ein „totes Gleis“ ist.

Arbeitsablaufuntersuchungen haben zudem gezeigt, daß der Ist-Zustand, wie er vorstehend geschildert wurde, nicht nur für die Sekretärin großen Streß bedeutet, sondern meist auch unwirtschaftlich ist. Der Grund hierfür ist eben die mangelnde Konzentration auf eine Aufgabe. In vielen Unternehmen hat man daraus inzwischen die Konsequenz gezogen und damit begonnen, die Aufgabenverteilung in den Sekretariaten neu zu regeln und die sich heute bietenden Möglichkeiten eines rationellen (und nervenschonenden) Arbeitsablaufs auszuschöpfen:

  • Zunächst wird die „Textverarbeitung“ zweckmäßiger organisiert, indem die Schreibtätigkeiten, die mehreren Sekretärinnen obliegen, in einem zentralen Schreibbüro zusammengefaßt werden. Auf dieser Grundlage können dann weitere Rationalisierungsmaßnahmen ansetzen, wobei die Endstufe eines zweckmäßigen Arbeitsablaufs durch den Einsatz von Textbausteinen (Bausteinkorrespondenz, „programmierte Textverarbeitung“) markiert wird, was allerdings nur bei weitgehend standardisiertem Schriftverkehr möglich ist.
  • Es verbleiben die übrigen Sekretariatsaufgaben, auf die sich die Sekretärin nunmehr, befreit von der Abwicklung der Routinekorrespondenz, besser konzentrieren kann.
  • Damit ist oft auch das Problem einer umfassenden Neuorganisation des gesamten Betriebes aufgeworfen, sei es auf leisen Sohlen durch Veränderung der Arbeitsabläufe oder durch eine Neuorganisation aus einem Guß.

Die Abtrennung der Schreibtätigkeiten von den übrigen Sekretariatstätigkeiten führt dazu, daß alle schreibtechnischen Tätigkeiten von Mitarbeitern in zentralen Schreibbüros ausgeführt werden. Die Sekretärin schreibt nicht mehr im „Vorzimmer“ für ihren „Chef“, sondern, abgesehen von Ausnahmen wie vertraulicher Korrespondenz, gibt die Korrespondenz in das zentrale Schreibbüro. Sie ist dann nur noch für die übrigen Sekretariatsarbeiten zuständig, etwa Telephon und Termin-Disposition und -überwachung, Empfang von Besuchern, Ablage.

Durch die Entlastung vom routinemäßigen Schriftverkehr hat die Sekretärin nun in erheblichem Umfang freie Kapazitäten, die in den Betrieben unterschiedlich genutzt werden. Entweder werden die Sekretariats-Tätigkeiten, soweit es sich nicht um Schreibtätigkeiten handelt, in sogenannten Verwaltungs-Sekretariaten zusammengefaßt. War bisher in der Regel eine Sekretärin für einen Chef zuständig, so teilen sich nach erfolgter Neuorganisation zwei (oder mehrere) Chefs eine Sekretärin, das heißt, sie haben ein gemeinsames Vorzimmer. Es ist aber auch schon eine andere Entwicklung zu beobachten: Die Sekretärin übernimmt zu den traditionellen Sekretariatsaufgaben zusätzlich noch weitere Assistenz- und Sachbearbeitungsaufgaben und wird dabei im Idealfall zur echten „Chef-Assistentin“ für „ihren“ Chef; ihre Aufgabe besteht „weitgehend darin, im Interesse des Unternehmens voraus-, mit- und nachzudenken“ (so Hannelore Schliz, Vorsitzende des Bundes Deutscher Sekretärinnen). Dabei treten zwangsläufig informierende, beratende und koordinierende Aufgaben in den Vordergrund. Es ist durchaus denkbar, daß eine solche Sekretärin, weitgehend entlastet von der Textver- und -bearbeitung, im Rahmen festgelegter Richtlinien selbständig für das Unternehmen Schreiben konzipiert und Korrespondenz führt.