Die Zahl der Geschäftsreisenden in der Bundesrepublik ist in den vergangenen Jahren ständig gestiegen. Gleichzeitig wuchsen die Reisekosten der Unternehmen für ihre mobilen Angestellten in beträchtliche Höhen. Größere Firmen mit einem markanten Anteil an Geschäftsreisenden sind deshalb dazu übergegangen, eigene Reisestellen zu gründen. Die Vorteile liegen auf der Hand. Zum einen werden die Sekretariate von der zeitraubenden Organisation der Dienstfahrten entlastet. Zum anderen können aufgrund größerer Kontingente finanzielle Sonderkonditionen bei Fluggesellschaften, Hotels und Autovermietern ausgehandelt werden.

Dennoch ist das Reisebüro auch für diese Firmen nicht überflüssig geworden. Viele Reisestellen verfügen zwar heute schon über elektronische Reservierungssysteme, das Ausstellen von Flugscheinen bleibt jedoch weiterhin den Reisebüros vorbehalten; es sei denn, die Reisestelle wird zu einem Vollreisebüro aufgewertet und erhält entsprechende Lizenzen.

Geschäftsreisende wissen den Vorteil einer zentralen Firmenabteilung, die sich um die Reisevorbereitung und -organisation sowie um die Abrechnung kümmert, durchaus zu schätzen. Häufig erfahren sie aber auch, daß diese Institution ihre persönlichen „Freiheiten“ auf Dienstreisen beschränken kann.

Statt des gewünschten Sportwagens, den ein bestimmten Autovermieter gerade im Angebot führt, sollen sie sich mit der Limousine eines anderen Anbieters begnügen. Manchmal müssen sie mit dem 200-Betten-Hotel einer Kette vorlieb nehmen, obwohl sie lieber in einem kleinen familiären Hotel am Park gewohnt hätten. Und wer nimmt auf dem Fernostflug gern eine Zwischenlandung in einem arabischen Staat in Kauf, wenn er auch mit einer Nonstopverbindung ans Ziel kommen könnte. Doch die Reisestelle hat gute Gründe, dem Geschäftsreisenden in diesen Fällen besondere Vorgaben zu machen.

Von einer bestimmten Größenordnung an können sie nämlich erhebliche Einkaufsvorteile erhalten. Autovermieter lassen schon über Preisnachlässe mit sich handeln, wenn ihnen ein Kunde zu einem Jahresumsatz von wenigen tausend Mark verhilft.

Mit Sonderkonditionen ködern Hotels und Hotelketten ihre Firmenkunden. Die Interessenvertretung der Reisestellen hält für ihre Mitglieder einen eigenen Hotelkatalog mit erheblichen Nachlässen bereit. Die rund 130 im Verband Deutscher Reisestellen organisierten Firmenabteilungen zahlen zum Teil nur 40 Prozent des Preises, der im Hotelzimmer angeschlagen ist. Im „Steigenberger Airport Hotel“ in Frankfurt beispielsweise sind das für das Einzelzimmer 199 statt der offiziellen 279 Mark. Außerdem kann jede Reisestelle unter besonderen Umständen noch eigene Spezialraten aushandeln.

Daneben gibt es eine Reihe von Angeboten, die nur bei entsprechender Koordinierung sinnvoll zu nutzen sind. Dazu zählen Großkundenabonnements, die sowohl für Flüge als auch für Bahnfahrten zu haben sind und für innerdeutsche Verbindungen gelten. Im Flugbereich kann ein Unternehmen bis zu 20 Prozent sparen. Bei der Lufthansa kosten 60 Coupons für ein Quartal 2600 Mark, bei Aero Lloyd 56 Gutscheine 110 Mark.