Am späten Nachmittag des 15. September 2015 betritt Manfred Schmidt, ein Herr mit weißem Haar und dezenter Brille, das Bundeskanzleramt in Berlin. Im ersten Stock, an einem großen ovalen Konferenztisch, treffen sich an diesem Tag die Ministerpräsidenten der Bundesländer mit der Kanzlerin zu einer Krisensitzung. Es ist die Zeit, als am Münchner Hauptbahnhof täglich Tausende Flüchtlinge aus den Zügen steigen. Als überall im Land eilig Turnhallen freigeräumt, Zelte errichtet und Feldbetten herangeschafft werden. Als die Bundesregierung beschließt, an den deutschen Grenzen wieder Kontrollen einzuführen, um den Helfern und Behörden eine Atempause zu verschaffen.

Manfred Schmidt ist damals der Leiter des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge (Bamf), jener Behörde, die darüber entscheidet, ob ein Flüchtling in Deutschland bleiben darf – und die in jenen Tagen unter der täglich steigenden Zahl von Asylanträgen zu kollabieren droht.

Schmidt ist ins Kanzleramt gekommen, um von der Lage in seiner Behörde zu berichten. Er sitzt in der zweiten Reihe, hinter den Ministerpräsidenten. Sein Auftritt dauert etwa fünf Minuten und, wie immer, wenn er vor Politikern spricht: Er fordert mehr Personal. Rund 3.000 Menschen arbeiten damals im Bamf, in der Zentrale in Nürnberg und in den mehr als 30 Außenstellen. Auf ihren Schreibtischen stapeln sich fast 300.000 unbearbeitete Asylanträge.

Um die Aktenberge abzutragen, rechnet Schmidt vor, brauche er 9.000 neue Stellen. Immer wieder nennt er im Spätsommer 2015 diese Zahl: in Gesprächen mit Bundestagsabgeordneten, mit Beamten des Innenministeriums, mit Vertretern der Länder. Doch kaum jemand nimmt ihn ernst. Rufen Behördenleiter nicht immer nach neuen Stellen?

Gegen 22 Uhr ist die Sitzung im Kanzleramt beendet. Schmidt fährt nach Hause zu seiner Frau, öffnet eine Flasche Rotwein und trifft eine Entscheidung. Am nächsten Morgen wählt er die Nummer des damaligen Innenministers Thomas de Maizière – und tritt zurück.

Heute, fast drei Jahre später, gilt das Bamf als chronisch überforderte Behörde. Als ein Haus, das so schlampig agiert, dass immer mehr Asylbescheide vor Gericht landen, wo sich nun ebenfalls die Akten stapeln. Viele liegen monate-, manchmal jahrelang herum, bevor ein Richter sie zu Gesicht bekommt. So wie die Akte des mutmaßlichen Mörders Ali Bashar.

Tatsächlich aber haben die Missstände im Bundesamt wenig mit der vermeintlichen Ineffizienz des deutschen Beamtenapparats zu tun – und viel mit der tatsächlichen Ignoranz der deutschen Bundesregierung.

Diese wusste spätestens seit 2012, dass das Bamf auf einen Kollaps zusteuert. Und unternahm: fast nichts.

Die ZEIT hat vertrauliche Dokumente eingesehen und Gespräche mit hochrangigen Beamten aus dem Bamf und dem Bundesinnenministerium (BMI) geführt, die deutlich machen, dass der Behördenleiter Schmidt und seine Leute schon lange vor dem dramatischen Flüchtlingsherbst 2015 verzweifelte Appelle an die Politik richteten. Und dass sie nicht nur zusätzliche Stellen forderten, sondern auch Ideen entwickelten, wie man die Behörde umbauen könnte, um die Asylanträge schneller zu prüfen.

In Berlin aber hörte kaum jemand auf die Stimmen aus Nürnberg.

Im Jahr 2012 bittet Manfred Schmidt die Bundesregierung, das völlig veraltete IT-System des Bamf zu erneuern – Voraussetzung für eine effizientere Arbeit. Kosten: 25 Millionen Euro, ein lächerlich kleiner Betrag im Vergleich zu den Milliarden, die wenige Jahre später angesichts Hunderttausender Flüchtlinge lockergemacht werden. Die Antwort lautet: abgelehnt! Der damalige Finanzminister Wolfgang Schäuble, sagt ein hoher Beamter des BMI zur Begründung, habe eben um jeden Preis die schwarze Null retten wollen.

Schon im Spätherbst 2012 kann das überlastete Bundesamt die Aktenberge nicht mehr abtragen. Schmidt, seit 2010 im Amt, verhängt eine Urlaubssperre. Er braucht jetzt jeden Mitarbeiter, jeden Tag. Ein hoher Beamter des Innenministeriums erinnert sich so: "Das war unglaublich, wie dünn besetzt das Bamf schon vor 2015 war. In den Niederlanden hatte die Asylbehörde für 15.000 Asylanträge im Jahr mehr als 500 Entscheider. In Deutschland waren es 200.000 Anträge, aber nur 300 Entscheider."

Kein Wunder, die Bundesregierung stuft das Bamf damals als sogenannte Abbaubehörde ein. Anstatt weiteres Personal zu bekommen, soll es 80 Entscheiderstellen einsparen.

Am 31. Januar 2013 schickt Manfred Schmidt einen 23-seitigen Notstandsreport nach Berlin mit dem etwas umständlichen Titel "Bericht der 'Projektgruppe Bestand': Interne Maßnahmen des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge zur Reduzierung der anhängigen Verfahren, zur Bewältigung der Antragsneuzugänge 2013 sowie zur Beschleunigung der Reaktionszeiten im Bereich Asylverfahren". Darin verlangt Schmidt mehr Stellen. Außerdem schlägt er ein Frühwarnsystem vor, um neue Flüchtlingsströme rechtzeitig zu erkennen, und eine schnelle Eingreiftruppe von Entscheidern, um überlasteten Außenstellen des Bamf zu helfen. Und: Er prognostiziert einen weiteren massiven Anstieg der Flüchtlingszahlen.