Am späten Nachmittag des 15. September 2015 betritt Manfred Schmidt, ein Herr mit weißem Haar und dezenter Brille, das Bundeskanzleramt in Berlin. Im ersten Stock, an einem großen ovalen Konferenztisch, treffen sich an diesem Tag die Ministerpräsidenten der Bundesländer mit der Kanzlerin zu einer Krisensitzung. Es ist die Zeit, als am Münchner Hauptbahnhof täglich Tausende Flüchtlinge aus den Zügen steigen. Als überall im Land eilig Turnhallen freigeräumt, Zelte errichtet und Feldbetten herangeschafft werden. Als die Bundesregierung beschließt, an den deutschen Grenzen wieder Kontrollen einzuführen, um den Helfern und Behörden eine Atempause zu verschaffen.

Manfred Schmidt ist damals der Leiter des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge (Bamf), jener Behörde, die darüber entscheidet, ob ein Flüchtling in Deutschland bleiben darf – und die in jenen Tagen unter der täglich steigenden Zahl von Asylanträgen zu kollabieren droht.

Schmidt ist ins Kanzleramt gekommen, um von der Lage in seiner Behörde zu berichten. Er sitzt in der zweiten Reihe, hinter den Ministerpräsidenten. Sein Auftritt dauert etwa fünf Minuten und, wie immer, wenn er vor Politikern spricht: Er fordert mehr Personal. Rund 3.000 Menschen arbeiten damals im Bamf, in der Zentrale in Nürnberg und in den mehr als 30 Außenstellen. Auf ihren Schreibtischen stapeln sich fast 300.000 unbearbeitete Asylanträge.

Um die Aktenberge abzutragen, rechnet Schmidt vor, brauche er 9.000 neue Stellen. Immer wieder nennt er im Spätsommer 2015 diese Zahl: in Gesprächen mit Bundestagsabgeordneten, mit Beamten des Innenministeriums, mit Vertretern der Länder. Doch kaum jemand nimmt ihn ernst. Rufen Behördenleiter nicht immer nach neuen Stellen?

Gegen 22 Uhr ist die Sitzung im Kanzleramt beendet. Schmidt fährt nach Hause zu seiner Frau, öffnet eine Flasche Rotwein und trifft eine Entscheidung. Am nächsten Morgen wählt er die Nummer des damaligen Innenministers Thomas de Maizière – und tritt zurück.

Heute, fast drei Jahre später, gilt das Bamf als chronisch überforderte Behörde. Als ein Haus, das so schlampig agiert, dass immer mehr Asylbescheide vor Gericht landen, wo sich nun ebenfalls die Akten stapeln. Viele liegen monate-, manchmal jahrelang herum, bevor ein Richter sie zu Gesicht bekommt. So wie die Akte des mutmaßlichen Mörders Ali Bashar.

Tatsächlich aber haben die Missstände im Bundesamt wenig mit der vermeintlichen Ineffizienz des deutschen Beamtenapparats zu tun – und viel mit der tatsächlichen Ignoranz der deutschen Bundesregierung.

Diese wusste spätestens seit 2012, dass das Bamf auf einen Kollaps zusteuert. Und unternahm: fast nichts.

Manfred Schmidt prognostizierte einen starken Anstieg der Flüchtlingszahlen. © Timm Schamberger/dapd/ddp

Die ZEIT hat vertrauliche Dokumente eingesehen und Gespräche mit hochrangigen Beamten aus dem Bamf und dem Bundesinnenministerium (BMI) geführt, die deutlich machen, dass der Behördenleiter Schmidt und seine Leute schon lange vor dem dramatischen Flüchtlingsherbst 2015 verzweifelte Appelle an die Politik richteten. Und dass sie nicht nur zusätzliche Stellen forderten, sondern auch Ideen entwickelten, wie man die Behörde umbauen könnte, um die Asylanträge schneller zu prüfen.

In Berlin aber hörte kaum jemand auf die Stimmen aus Nürnberg.

Im Jahr 2012 bittet Manfred Schmidt die Bundesregierung, das völlig veraltete IT-System des Bamf zu erneuern – Voraussetzung für eine effizientere Arbeit. Kosten: 25 Millionen Euro, ein lächerlich kleiner Betrag im Vergleich zu den Milliarden, die wenige Jahre später angesichts Hunderttausender Flüchtlinge lockergemacht werden. Die Antwort lautet: abgelehnt! Der damalige Finanzminister Wolfgang Schäuble, sagt ein hoher Beamter des BMI zur Begründung, habe eben um jeden Preis die schwarze Null retten wollen.

Schon im Spätherbst 2012 kann das überlastete Bundesamt die Aktenberge nicht mehr abtragen. Schmidt, seit 2010 im Amt, verhängt eine Urlaubssperre. Er braucht jetzt jeden Mitarbeiter, jeden Tag. Ein hoher Beamter des Innenministeriums erinnert sich so: "Das war unglaublich, wie dünn besetzt das Bamf schon vor 2015 war. In den Niederlanden hatte die Asylbehörde für 15.000 Asylanträge im Jahr mehr als 500 Entscheider. In Deutschland waren es 200.000 Anträge, aber nur 300 Entscheider."

Kein Wunder, die Bundesregierung stuft das Bamf damals als sogenannte Abbaubehörde ein. Anstatt weiteres Personal zu bekommen, soll es 80 Entscheiderstellen einsparen.

Am 31. Januar 2013 schickt Manfred Schmidt einen 23-seitigen Notstandsreport nach Berlin mit dem etwas umständlichen Titel "Bericht der 'Projektgruppe Bestand': Interne Maßnahmen des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge zur Reduzierung der anhängigen Verfahren, zur Bewältigung der Antragsneuzugänge 2013 sowie zur Beschleunigung der Reaktionszeiten im Bereich Asylverfahren". Darin verlangt Schmidt mehr Stellen. Außerdem schlägt er ein Frühwarnsystem vor, um neue Flüchtlingsströme rechtzeitig zu erkennen, und eine schnelle Eingreiftruppe von Entscheidern, um überlasteten Außenstellen des Bamf zu helfen. Und: Er prognostiziert einen weiteren massiven Anstieg der Flüchtlingszahlen.

Kein Wort über Schmidts Notstandsbericht

Knapp drei Monate später, im April 2013, feiert das Bamf seinen 60. Geburtstag. Zum Festakt reist sogar Angela Merkel nach Nürnberg. Sie schüttelt Hände, dankt den Mitarbeitern und gibt sich zuversichtlich: "Ihr Amt, Herr Präsident Schmidt, ist gut aufgestellt." Die Gäste applaudieren, unter ihnen: der damalige Bundesinnenminister Hans-Peter Friedrich von der CSU, sein Parteikollege, der bayerische Innenminister Joachim Herrmann, und eine Reihe von Bundestagsabgeordneten der großen Koalition. Es ist, als wollte Merkel sagen: Beim Bamf ist alles in Ordnung.

Über Schmidts Notstandsbericht, über den vorhergesagten großen Flüchtlingsstrom verliert die Kanzlerin kein Wort.

Doch Schmidt behält recht. Von 2013 auf 2014 verdoppeln sich die Asylanträge beinahe, von 127.000 auf mehr als 200.000. Die meisten Asylbewerber stammen damals aus den Westbalkanstaaten, aus Bosnien, Serbien, dem Kosovo. In manchen Monaten kommen mehr als 10.000 Menschen allein aus diesen Ländern in Deutschland an.

Jetzt hilft auch keine Urlaubssperre mehr.

Für das Jahr 2014 fragt Schmidt nach 1.153 zusätzlichen Stellen, so geht es aus dem Haushaltsplan des Bamf hervor. Die Regierung genehmigt 300. In seiner Not bittet der Bamf-Chef die Europäische Union um Unterstützung und erhält vorübergehend ein paar Aushilfen aus Österreich und Luxemburg.

Für 2015 verlangt Schmidt 1.360,5 Stellen – und bekommt 1.100. In der Summe muss er über die Jahre mit 1.000 Mitarbeitern weniger auskommen als verlangt.

Es sind vor allem die sogenannten Entscheider, die dem Bundesamt fehlen, also Mitarbeiter, die Asylanträge genehmigen oder ablehnen. Um die Lücken zu füllen, zieht Schmidt Dutzende Leute aus anderen Abteilungen des Bundesamts ab und setzt sie als Entscheider ein.

Die Folge: Die Mitarbeiter fehlen nun an anderer wichtiger Stelle, etwa bei der Überprüfung privater Unternehmen, die Integrationskurse anbieten und vom Bamf dafür bezahlt werden. Weil in den Medien Korruptionsvorwürfe aufgetaucht waren, hatte der Bundesrechnungshof das Bamf aufgefordert, diese Kontrollen auszudehnen – und nicht zurückzufahren.

Im Frühjahr 2015, so erzählt es ein hoher Beamter des Bamf, bespricht Schmidt mit der Bundespolizei die Möglichkeit, in der Außenstelle des Bamf im oberbayerischen Rosenheim das gesamte Asylverfahren an einem Ort abzuwickeln – von der polizeilichen Registrierung des Flüchtlings bis zur abschließenden Entscheidung über den Antrag.

Ein halbes Jahr später präsentiert die von Schmidts Nachfolger Frank-Jürgen Weise angeheuerte Unternehmensberatung McKinsey diesen Vorschlag als ihre eigene Idee.

Weise, der Chef der Bundesagentur für Arbeit, hatte nach Schmidts Rücktritt zusätzlich die Leitung des Bamf übernommen und war mit einer Handvoll Vertrauter und einer Truppe von Unternehmensberatern von McKinsey und Roland Berger angerückt.

Was dem Vorgänger nicht glückte, gelingt Weise. Weil die Zahl der Asylanträge so massiv steigt – und weil er einen kurzen Draht zur Kanzlerin hat. Das Bamf bekommt Tausende zusätzlicher Stellen bewilligt, zwischenzeitlich hat die Behörde mehr als 10.000 Mitarbeiter.

Im Bamf gilt ab jetzt die Devise "Quantität vor Qualität". Oberstes Ziel ist es, die Asylanträge so schnell wie möglich von den Schreibtischen zu bekommen. Dafür krempelt Weise die Behörde und ihre Arbeitsprozesse radikal nach betriebswirtschaftlichen Kriterien um. Bataillone neuer Mitarbeiter werden in zwei- bis sechswöchigen Schnellkursen für die neue Aufgabe geschult.

Die gravierendste Reform: Um die Bearbeitung der Anträge auf Fließbandgeschwindigkeit zu beschleunigen, liegen die Anhörung eines Asylbewerbers und die Entscheidung über seinen Antrag nicht mehr in ein und derselben Hand. Anhörer und Entscheider werden getrennt. Letztere bekommen einen Asylbewerber gar nicht mehr zu Gesicht, sondern nur noch die Akten.

Ranghohe Beamte hatten Bedenken

Die Asylbescheide, die so verfasst werden, enthalten immer häufiger juristische Fehler, die Anwälte vor Gericht beklagen können. Inzwischen liegen 400.000 Asylverfahren bei den Verwaltungsgerichten. "Unser Einwand, es gehe im Asylverfahren nicht um Massenwaren, sondern um Einzelschicksale und Grundrechtsentscheidungen, fand kein Gehör", sagt ein leitender Beamter des BMI. "Unser Vorschlag, lieber höhere Aktenberge im Bamf statt Hunderttausende von Gerichtsklagen in Kauf zu nehmen, wurde wirsch vom Tisch gewischt."

Offiziell existiert damals kein Gegenkonzept zu Weises Reform. Die Bundesregierung ist froh über die vermeintlich kreativen Ideen des Machers. Obwohl da längst klar ist, dass das Bamf mitunter Menschen als Flüchtlinge anerkennt, die eigentlich abgelehnt werden müssten – und Menschen abweist, denen eigentlich Schutz zusteht. Obwohl es wieder Warnungen gibt, diesmal vor zu vielen fehlerhaften und schlampigen Entscheidungen, vor einem Verfahrensstau bei den Gerichten. Ein interner Bericht des Referats Qualitätsmanagement Asyl im Bamf vom 10. März 2016 befürchtet eine "mögliche signifikante Ausweitung systemimmanenter und struktureller Qualitätsmängel".

Frank-Jürgen Weise und Jutta Cordt © Hans Christian Plambeck/laif

Auch ranghohe Beamte des Innenministeriums hatten nach Informationen der ZEIT bereits Ende 2015 Bedenken gegen Weises Kurs angemeldet. Inzwischen jedoch hatte Merkel ihren Kanzleramtsminister Peter Altmaier zum Flüchtlingskoordinator ernannt. Weise, der als Bamf-Chef eigentlich dem Innenministerium unterstand, nahm von dort keine Anweisungen mehr entgegen. Sobald ihm etwas nicht passte, wandte er sich direkt an Altmaier oder Merkel. So jedenfalls berichten es Mitarbeiter des BMI.

Der Leiter der Abteilung öffentliche Sicherheit, so heißt es im Ministerium, habe in den Jahren 2015 und 2016 mehrfach auf die Gefahr hingewiesen, dass sich durch die überhastete Bearbeitung der Asylverfahren möglicherweise terroristische Gefährder in die Bundesrepublik einschleichen könnten.

Eine Sorge, die wenige Jahre später hochkocht, als der Verdacht entsteht, in der Bremer Außenstelle des Bamf sei die Identität der Asylbewerber nicht gründlich genug geprüft worden. Doch schon damals wusste man im Innenministerium, dass diese Gefahr in allen Außenstellen besteht.

Der neue Behördenleiter Frank-Jürgen Weise ließ sich nicht von seinem Kurs abbringen. Er wollte sichtbare Erfolge, die sich schnell in den Bilanzzahlen des Bamf niederschlagen. Möglichst viele abgearbeitete Asylanträge in möglichst kurzer Zeit, das war sein Ziel. Die Rechtsexperten des Innenministeriums, denen es darum ging, dass die Gesetze eingehalten werden, standen ihm dabei nur im Weg.

Wenn ein Neuer in eine Behörde kommt, um dort aufzuräumen, dann gibt es immer Bremser. Verweigerer, die mit jeder neuen, unkonventionellen Idee hadern. Neider, die dem Manager Weise, der wie ein Sturm durch die Asylbürokratie fegte und dabei mitunter von Fernsehkameras begleitet wurde, keinen Erfolg gönnten. Mancher, der sich heute als Anwalt der Rechtsstaatlichkeit, als Bewahrer der öffentlichen Sicherheit geriert, mag in Wahrheit nur ein notorischer Bedenkenträger sein. Die Leitung des Bamf im Jahr 2015 war vermutlich die schwierigste Aufgabe, die es damals in einer deutschen Behörde zu stemmen gab. Jedem wären dabei Fehler unterlaufen.

Auffällig aber ist, wie sehr sich Frank-Jürgen Weise gegenüber jeglicher Kritik verschloss. Bis heute lädt er die Schuld für Versäumnisse und Missstände bei anderen ab. Und bis heute nimmt die Öffentlichkeit ihm das Image des harten und erfolgreichen Reformers ab. Das Amt des Bamf-Leiters hat Weise längst abgegeben – an seine Nachfolgerin Jutta Cordt. Doch als Kanzlerin Angela Merkel neulich von den Bundestagsabgeordneten zum Bamf befragt wurde, dankte sie Weise für seinen Einsatz und dafür "dass er mit seinem Erfahrungsschatz an den strukturellen Problemen arbeiten konnte".

Es ist, also wollte sie wieder sagen: Beim Bamf ist alles in Ordnung.