Wenn der Umgang mit E-Mails ein Kinderspiel wäre, dann hätte Gunter Meier keinen Job. Doch sein Terminkalender ist gut gefüllt, in manchen Wochen reist er fast täglich durch die Republik, um gestressten Büroarbeitern in Seminaren zu erläutern, wie sie die "E-Mail-Flut" beherrschen können. Meier ist Trainer für E-Mail-Kommunikation, er hat auch ein Buch zum Thema geschrieben (E-Mails im Berufsalltag). Das mag verwunderlich klingen, schließlich geht es um eine vermeintlich simple Tätigkeit.

Doch Studien belegen, dass fachkundiger Rat dringend nötig ist. Forscher des britischen Henley Management College fanden in einer Befragung von 180 Führungskräften aus Deutschland, Großbritannien, Dänemark und Schweden heraus, dass sich Manager inzwischen bis zu zwei Stunden täglich mit E-Mails beschäftigen – ein Drittel dieser Nachrichten sei jedoch irrelevant, gaben die Befragten freimütig zu. Hochgerechnet, vergeuden Führungskräfte dreieinhalb Jahre ihres Lebens mit überflüssigen oder unwichtigen E-Mails. In deutschen Unternehmen bekommen Mitarbeiter täglich zwischen 50 und 100 Mails. Viele davon überflüssig, klagen auch sie laut einer Emnid-Umfrage. Über zwanzig Prozent der Befragten fühlen sich gestört und von anderer Arbeit abgehalten. Ein Bürowahnsinn, der Milliarden kostet, schätzen Experten.

Nicht nur Manager mailen sich schwindelig, auch Büroarbeiter in kleinen und mittelständischen Betrieben kommunizieren zunehmend via E-Mail – geht doch so schnell. Genau da liege das Problem, sagt Gunter Meier. "Geschwindigkeit ist nicht per se produktiv. Entscheidend ist, ob wir Wichtiges von Unwichtigem trennen können." Folgender Appell komme deshalb für viele Teilnehmer seiner Seminare überraschend: "Lassen Sie sich nicht weismachen, dass E-Mails wichtiger sind als andere Informationen." Nur die wenigsten von uns müssten wirklich ständig erreichbar sein, sagt Meier. Als erste Maßnahme gegen falsch verstandenes Verantwortungsgefühl oder notorische Neugierde empfiehlt er, den Signalton für eingehende Mails auszuschalten.

" Ständige Unterbrechungen hemmen die Produktivität nachhaltig", sagt Carmen Diebolder, ebenfalls Trainerin und Autorin des Buchs S.O.S. E-Mailflut. Im Umgang mit E-Mails sei eine professionelle Organisation unabdingbar, um den "Sägeblatt-Effekt", wie sie es nennt, zu verhindern: Nach einer Unterbrechung koste es viel Kraft und Zeit, sich wieder auf die Arbeit zu konzentrieren.

"Je mehr Mails Sie versenden, desto mehr bekommen Sie zurück"

Kraft und Zeit koste es auch, sich durch einen verstopften Posteingang zu wühlen. Diebolder hört in ihren Seminaren immer wieder, dass die Teilnehmer bis dato keine Ordnerstruktur angelegt hatten, sondern die E-Mails zu einem Berg häuften: "800 Mails im Posteingang sind nichts Ungewöhnliches." Deshalb gibt sie in ihren Seminaren die Parole aus: "Jeden Abend ein leerer Posteingang."

Die Teilnehmer sitzen nicht vor Computern, sondern verfolgen die Ratschläge auf einem Beamer und trainieren den Umgang mit E-Mails in Einzel- oder Gruppenübungen. Zunächst gilt es, das eigene Sendeverhalten zu analysieren. "Je mehr Mails Sie versenden, desto mehr bekommen Sie zurück", sagt Gunter Meier. "Viele ärgern sich zwar über unwichtige oder überflüssige Nachrichten, nutzen aber selbst oft nur einen Verteiler für verschiedene Themen."