Jeder Deutsche verbraucht im Durchschnitt jährlich 244 Kilo Papier, Pappe oder Karton. 1975 war es nicht mal die Hälfte. Vor allem in den Büros hat der Papierverbrauch enorm zugenommen. In den USA druckt statistisch gesehen jeder Büromitarbeiter täglich 31 Seiten aus. Auch in Deutschland bevorzugen die meisten Beschäftigten immer noch das gedruckte Papier. Ob Präsentation, Handbuch oder E-Mail – trotz der Digitalisierung ist der Papierverbrauch in Unternehmen enorm.

Da verwundert es nicht, dass jüngst in einer Befragung des Statistikportals Statista für ein Unternehmen für Dokumentenmanagement mehr als jeder dritte Beschäftigte hierzulande angab, sein Arbeitgeber achte zu wenig auf ressourcenschonendes Arbeiten. Immerhin 18 Millionen Menschen haben in Deutschland einen Bürojob, das sind 40 Prozent aller Berufstätigen. Vor allem beim Papierverbrauch sahen die Befragten Einsparpotenzial.

Fast zwei Drittel der Befragten sagten, dass sie selbst ihren Papierverbrauch zu minimieren versuchen. Doch viele sehen sich vom Chef dazu kaum motiviert. Noch immer gibt es nicht in allen Unternehmen ein Intranet oder Wiki, in dem neben einer Dokumentation über die Arbeitsabläufe auch die Ansprechpartner notiert sind und Dokumente einfach heruntergeladen werden können. Besonders im Personalwesen kann Papier gespart werden, etwa wenn bei der Suche nach neuen Mitarbeitern ausschließlich auf Online-Rekrutierung gesetzt wird. Zwar müssen manche Dinge aufgrund gesetzlicher Bestimmungen auf Papier festgehalten werden oder müssen ihren Weg auf Papier gehen, trotzdem sind die meisten Unternehmen in Deutschland noch weit weg vom papierlosen Büro.  

Das papierlose Büro liegt bei Amsterdam

Dass dies erreichbar ist, zeigt die Firma Decos in den Niederlanden. Der Gründer des IT-Unternehmens, Paul Vegers, wollte zeigen, dass es möglich ist, komplett auf Papier zu verzichten. Decos hat den Sitz in einem Industriegebiet von Noordwijk, zwischen Amsterdam und Den Haag, beschäftigt weniger als 100 Mitarbeiter und hat bereits 2011 Papier fast ganz verbannt. Einzige Ausnahme: Die Steuererklärung geht noch per Brief an das Finanzamt. Notizzettel sucht man im Betrieb ebenso vergeblich wie Toilettenpapier. Auf den Klos spült man wie in Asien und der arabischen Welt üblich ausschließlich mit Wasser. Sogar die Arbeitsverträge gibt es nur noch als Dateien auf dem Computer – unterschrieben werden sie und alle anderen Dokumente nur noch digital.

Ressourcenschonendes Arbeiten umfasst aber noch mehr: beispielsweise, dass Energie gespart wird. Das lässt sich einerseits durch die bauliche Gestaltung des Bürogebäudes erreichen, andererseits aber durch ganz simple Maßnahmen. In der eingangs erwähnten Befragung kritisierten viele Beschäftigte, dass in ihrem Unternehmen Strom durch unnötig brennendes Licht und eine nicht optimal eingestellte Klimaanlage oder Heizung vergeudet werde. Der Einsatz von Master-Slave-Steckdosenleisten oder Zeitschaltuhren für Geräte verhindert zudem, dass unnötiger Standby-Betrieb entsteht. Ein Rechner, der zum Feierabend nicht heruntergefahren wird, verbraucht pro Jahr mehr als 7.000 Stunden unnötig Strom – im Schnitt fallen so zusätzliche 112.000 Watt Strom an.

Jeder zweite befragte Arbeitnehmer gab außerdem an, dass der Arbeitgeber zu wenig umweltschonendes Reisen fördere. Bei Dienstreisen werde noch zu selten darauf geachtet, mit Bus und Bahn zu fahren; außerdem könnten Mitarbeiter stärker motiviert werden, mit dem Fahrrad oder öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit zu kommen. Ein Anreiz dazu wäre, wenn das Unternehmen anböte, das Monatsticket zu bezuschussen.

Dass allein der Appell an Mitarbeiter, auf die Umwelt zu achten, schon einiges bringt, zeigen mehrere Studien. Demnach könnten bereits mit einer bloßen Bewusstseinsschärfung bis zu 15 Prozent Energiekosten in Unternehmen gesenkt werden.

Doch warum setzen so viele Unternehmen nicht konsequenter auf ressourcenschonendes Arbeiten? Als Hauptgründe nennen Arbeitgeber zu hohe Investitionskosten sowie Unsicherheit über den ökonomischen und ökologischen Nutzen. Eine untergeordnete Rolle spielt die Sorge, dass die Mitarbeiter die Maßnahmen nicht akzeptieren. Besonders viele kleine und mittlere Unternehmen vertagen das Thema auf später – wenn das Intranet sowieso erneuert werden muss oder eine Renovierung des Bürogebäudes ansteht.