Beim Delegieren von Aufgaben sind Führungskräfte immer wieder zu nachlässig: Entweder delegieren sie falsch und unsystematisch oder zu wenig oder gar nicht.

Das ist unklug, denn dieses Instrument kann ihren Führungserfolg enorm beeinflussen. Wer immer alles selbst erledigt, tappt schnell in die Delegationsfalle. Verheerend, denn Vorgesetzte belasten sich nicht nur selbst mit unnötigen Aufgaben. Durch ihr Verhalten schneiden sie ihre Mitarbeiter auch vom Informationsfluss ab und blockieren deren Kompetenzentwicklung. Wie soll ein Mitarbeiter wichtige Informationen erhalten oder lernen, Aufgaben zu erledigen, wenn der Chef immer alles selber macht?

Ambitionierte Arbeitnehmer schauen sich in der Regel dieses Spiel nicht lange an. Sie packen meist schnell wieder ihre Sachen , um bei einem anderen Unternehmen anzuheuern. Eine weitere fatale Folgewirkung: Wer immer mit der Aufgabenerledigung beschäftigt ist, hat kaum noch Zeit zur Mitarbeiterführung.

Mit dem Delegierungsplan Freiraum schaffen

Für Führungskräfte, die tief in der Delegationsfalle stecken, kann ein Delegationsplan hilfreich sein. Mit ihm verschaffen sie sich einen Überblick, auch dient er ihnen als Kontrolle.

In dem Plan werden alle Aufgaben aufgelistet. Das ist nötig, um herauszufinden, welche zu delegieren sind. Der Grundgedanke sollte dabei aber nicht sein, sich von unliebsamen Aufgaben zu befreien.

Sind die Aufgaben umfangreich, sollten Führungskräfte kurz beschreiben, was konkret die Tätigkeiten ausmacht und welche Ziele sie haben. Eine Stütze ist hierbei auch, die einzelnen Arbeitsschritte aufzulisten. Schließlich sollte festgelegt werden, an wen die Dinge delegiert werden. Leitfragen dabei sind: Wer ist fachlich geeignet und hat zudem Kapazitäten? Chefs sollten darauf achten, dass Drückeberger nicht durchrutschen. Auch sollten sie daran denken, ihre Mitarbeiter zu fordern und zu fördern . Denn eine eigens vom Chef übertragene Aufgabe kann auch eine Motivation sein. 

Bei der Übergabe sollten Führungskräfte betonen, dass nicht nur die Erledigung wichtig ist, sondern auch, dass die Verantwortung auch beim Mitarbeiter liegt.

Sinnvoll ist daher, klare Verabredungen zu treffen:

  • Bis wann soll die Aufgabe erledigt sein?
  • Soll ein Zwischenstand kommuniziert werden?
  • Wie weit darf der Mitarbeiter allein entscheiden?
  • Welche Kompetenzen werden ihm verliehen?