Meine Aufgaben haben sich in den letzten Jahren fast verdoppelt. Die Folge: Ich schiebe einen enormen Berg an unerledigten Aufgaben vor mir her. Hilft mir ein effektives Zeitmanagement?, fragt Thomas Meyer, Vertriebsleiter Elektrogroßhandel.

Sehr geehrter Herr Meyer,

viele Beschäftigte sitzen der Zeitmanagement-Lüge auf, mit mehr Organisation und Disziplin seien auch alle Aufgaben zu schaffen. Das führt zu Frustration und Selbstzweifel. Wer zu viele Aufgaben in zu kurzer Zeit erledigen soll, dem helfen keine schlauen Strategien. Was er braucht ist mehr Zeit oder weniger Aufgaben.

Die Buchautorin und Trainerin Cordula Nussbaum kritisiert viele populäre Zeitmanagement-Ratschläge. Ihr zufolge sei es falsch, eine Methode für alle zu proklamieren. Das funktioniere nicht, weil jeder Beschäftigte und seine Arbeitsbedingungen individuell seien. Nussbaum teilt Beschäftigte in zwei Gruppen: die Systematisch-Analytischen, die Daten, Fakten und Struktur brauchen und die Kerativ-Chaotischen, die oft Querdenker sind, viele Ideen haben und auch eine gewisse Risikobereitschaft mitbringen. Der Autorin zufolge bevorzugt die erste Gruppe durchaus ein Zeitmanagement. Die andere Gruppe dagegen kann damit nichts anfangen. Sie arbeiten gerne parallel an Projekten. Darum ist für diese Menschen der Tipp, auf eine bürokratische Planung zu setzen, sogar kontraproduktiv. Sie werden durch Zeitmanagement eingeschränkt.

Ein weiterer Irrglaube ist die Annahme, dass Zeitpläne immer Verbindlichkeiten schaffen. Bei Tätigkeiten und Berufen, in denen regelmäßig Unvorhergesehenes geschieht, sind Zeitpläne sinnlos. Die ständig anzupassenden Tages- und Wochenpläne fressen Zeit und fördern Frust. Auch der Tipp, wichtige Dinge gleich zu Beginn des Arbeitstages zu erledigen, um später nicht von Kollegen oder Telefonaten gestört zu werden, ist ebenfalls nicht für alle Tätigkeiten umsetzbar.

Individuelle Lösungen sind besser als Allgemeinratschläge

Besser ist es, sich ein eigenes System zu überlegen, das dem persönlichen Tages- und Wochenablauf gerecht wird. Dafür benötigen Sie allerdings Zeit zum Üben, bis Sie herausgefunden haben, was für Sie funktioniert. Und es kann auch sein, dass es gar nicht funktioniert.

Auch heißt es immer wieder, Überlastung entstehe, weil nicht effizient gearbeitet werde. Häufig wird dann das Pareto-Prinzip aus dem Hut gezaubert, nach der 80 Prozent der Arbeit in 20 Prozent der Zeit erledigt werden könnten. Diese Methode soll helfen, die Priorität auf die wichtigen Teile des Projektes zu legen. Meist entpuppt sich auch das als Schwachsinn, beispielsweise, wenn die Effizienz zu Lasten der Kundenbindung geht. Prüfen Sie daher genau, ob es wirklich nur um Prioritäten oder Zeitverschwendung geht. Denn das Mehr an Aufgaben löst sich in der Regel nicht mit einer effizienteren Struktur.

Auch die Mär vom aufgeräumten Schreibtisch gehört zu den unsinnigen Zeitmanagement-Tipps. Die Schreibtischordnung eines Mitarbeiters sagt nichts über seine Arbeitsqualität aus. Nehmen wir wieder die zwei Gruppen der Beschäftigen: Systematisch-analytische Personen sind strukturiert und beginnen in der Regel keine neue Aufgabe, wenn noch eine unerledigte auf dem Tisch liegt. Sie haben dementsprechend auch nicht unnötige Dinge auf dem Schreibtisch, sondern immer nur Unterlagen des aktuellen Vorgangs. Ist dieser abgeschlossen, ist der Schreibtisch leer.

Verzicht auf "Busy-Spielchen"

Die kreativ-chaotischen Beschäftigten hingegen springen zwischen Projekten hin und her, gerade so, wie ihnen Ideen kommen. Die Folge: Auf ihren Schreibtischen liegen in der Regel Unterlagen mehrerer Projekte, aufgeräumt sieht anders aus. Eine Clean-Desk-Policy stresst diese Beschäftigen besonders (wobei auch die Analytiker diese künstlichen Vorschriften häufig nicht befürworten), denn so müssen sie sich täglich zu Arbeitsbeginn ihr Arbeitsgerüst erneut erstellen.

Noch ein Rat aus dem Zeitmanagement lautet: mit Routinen Aufschieberitis beseitigen. Zwar können Routinen Abläufe beschleunigen, allerdings ist unsere Arbeitswelt so komplex geworden, dass viele Beschäftige kaum noch nach Schema F arbeiten können. Besser ist es, Routinen dahingehend zu überprüfen, ob sie sinnvoll oder lähmend sind.

Souveränität gefragt

Und prüfen Sie auch, ob Sie wirklich keine Zeit haben, oder einfach nur chronisch busy sind. Viele Führungskräfte meinen, je beschäftigter sie seien, desto wichtiger seien sie auch. Wirklich wichtige Personen haben es allerdings nicht nötig, dieses "Busy-Spielchen"zu spielen. Sie sind entspannt, gehen souverän mit ihren Aufgaben um und haben Raum für Spontanität.

Die Aufopferung für den Job ist keine Lösung. Überprüfen Sie, ob Ihre Tätigkeit überhaupt zu Ihnen passt. Falls nämlich nicht, können Sie sich noch so sehr bemühen und scheitern dennoch.

Ihre Sabine Hockling