Das Telefon klingelt, eine neue Mail blinkt, zwei Minuten später steht der Chef im Türrahmen, ein Kollege schlurft vorbei und möchte wissen, wo sich die Sportgruppe zum Laufen trifft. Ein Tag im Büro kann ziemlich anstrengend sein, ständige Unterbrechungen reduzieren die Arbeitsleistung und stressen viele Arbeitnehmer.

Mobile Arbeitsgeräte erleichtern es, das Büro mit in den ICE oder mit nach Hause zu nehmen. Geräte und IT-Infrastruktur für den gewöhnlichen Wissensarbeiter kosten wenig und bieten große Freiheiten. Auch mit neuen Büroarchitekturen kommt Bewegung in den Arbeitsalltag. Manche Unternehmen nehmen ihren Angestellten den festen Schreibtisch weg, meistens auch noch die geliebte Grünpflanze und die gerahmten Fotos, denn was nicht in eine Box oder einen schmalen Roll-Container passt, ist überflüssig, so die Philosophie.

Diese Ideen sind nicht neu. Schon vor Jahrzehnten warben Gewerkschaften für Home-Office-Modelle, wie Karl-Heinz Brandl von Ver.di erzählt. Das Fraunhofer Institut für Arbeitswissenschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart erforscht seit 1996 unter dem Schlagwort Office 21 neue Arbeitsformen. Viele Ideen finden sich inzwischen in den von Architekten entworfenen Bürolandschaften. Sie inszenieren Lounge-Sessel in der Teeküche als Kommunikationszonen oder kleine, abgegrenzte Räume als Denkerzellen für ungestörtes Arbeiten.

Desk-Sharing-Modelle und das gute alte Home-Office erleben mit den neuen technischen Möglichkeiten eine Renaissance. Allerdings missverstehen viele Arbeitgeber mobiles Arbeiten als ein Modell, das den Mitarbeitern neben der Präsenzpflicht im nun schicken, bunten Büro noch Überstunden von daheim ermöglicht. Klare Absprachen seien wichtig, sagt Gewerkschaftler Brandl. Er empfiehlt Betriebsvereinbarungen, um Unsicherheiten aus dem Weg zu räumen.

Der Autobauer BMW gestaltete ein komplettes Gebäude auf seinem Campusgelände im Münchner Norden um. Ursprünglich verfügte jeder der dort arbeitenden 560 Mitarbeiter über einen eigenen Schreibtisch, heute teilen sich die Angestellten 450 Arbeitsplätze. Denn nicht alle sind täglich im Haus. "Wir haben zunächst analysiert, welche Mitarbeiter überhaupt mobil arbeiten möchten und daraus Tätigkeitsprofile entwickelt", sagt Laura Holzhauer, die innerhalb der BMW Group für Arbeitsstrukturen und für das Projekt verantwortlich ist.

Home-Office spart den Arbeitgebern Kosten

Begleitet wurde der Modellversuch von einer Qualifizierungsreihe für die Mitarbeiter. Neben rechtlichen Aspekten ging es um die Frage, wie sich Führung verändert, wenn es weniger feste Schreibtische und Präsenzpflicht im Büro gibt. "Es ist wichtig, über die Erwartungen von allen Beteiligten zu sprechen, damit keine Unsicherheiten entstehen", sagt Holzhauer. Auch der Betriebsrat war von Anfang an eingebunden.

Home-Office-Tage sind fester Bestandteil des mobilen Arbeitens bei BMW. Außerdem gibt es unterschiedlich gestaltete Arbeitszonen. "Manche Kollegen arbeiten tageweise von zu Hause aus oder innerhalb des Gebäudes in den verschiedenen Arbeitszonen", sagt Heiko Pfister, der neue Arbeitswelten für BMW plant. Ganz von zu Hause aus arbeiten sollen die Mitarbeiter allerdings nicht. "Der Austausch mit Kollegen und die gemeinsame Teamarbeit gelingt sonst nicht."

Seit Oktober 2012 erproben die Mitarbeiter aus dem Personal- und Sozialwesen das neue Modell. "Die Resonanz ist gut. Außerdem lassen sich so 15 bis 20 Prozent ungenutzter Fläche und damit auch Betriebskosten einsparen", sagt Pfister. Immer wieder schauten sich auch andere BMW-Mitarbeiter auf dem Campus die neue Arbeitswelt an und fragten, wann sich ihre Arbeitsumgebung verändern werde, so das Unternehmen. "Wir bereiten gerade ein Pilotprojekt vor, bei dem wir in drei bis fünf Jahren auch für Ingenieure und Entwickler neue Arbeitsformen ausprobieren wollen", sagt Pfister.