Worauf muss ich bei Bewerbungsabsagen achten, um nicht in die AGG-Falle zu tappen?, fragt Gesine Johann.

Sehr geehrte Frau Johann,

aus rechtlicher Sicht ist bei Absageschreiben weniger mehr, denn hier lauern viele Gefahren. Sie gehen auf Nummer Sicher, wenn Sie auf Standardformulierungen zurückgreifen. Einziger Nachteil: Solche Schreiben sind sehr unpersönlich (Stichwort: Employer Branding).

Enthalten sollte Ihr Absageschreiben:

  • den Dank für die Bewerbung und das Vorstellungsgespräch (vorausgesetzt, Letzteres hat stattgefunden),
  • die Absage (die gleich nach dem Eingangssatz kommen sollte),
  • die Schlussformel (hier wünschen Sie dem Bewerber alles Gute für seine berufliche Zukunft).

Achten Sie ferner darauf, dass Ihr Absageschreiben freundlich, aber direkt formuliert ist und zeitnah abgeschickt wird.

Passt ein Bewerber momentan nicht, ist mit seiner Qualifikation aber durchaus interessant für Sie, dann schreiben Sie ihm das auch. Viele Unternehmen haben einen Bewerberpool, in dem sie abgelehnte Kandidaten für einen späteren Zeitpunkt "sammeln".

Wegen des 2006 in Kraft getretenen Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) sollten Arbeitgeber bei Absageschreiben achtgeben. Dieses Gesetz bezweckt im Wesentlichen, dass Personen nicht aufgrund ihrer Rasse, ihrer ethnischen Herkunft, ihres Geschlechts, ihrer Religion, ihrer Weltanschauung, ihrer Behinderung, ihres Alters oder ihrer sexuellen Identität benachteiligt werden dürfen.

Problematisch in diesem Zusammenhang sind unpräzise Formulierungen: Sie können diskriminierend wirken und daher zu Entschädigungsklagen führen. Hier reichen bereits Indizien, die eine Diskriminierung vermuten lassen. Zudem liegt die Beweislast, dass das Auswahlverfahren ohne Benachteiligungen durchgeführt wurde, bei Ihnen als Arbeitgeber. Und genau hier liegt das Problem, denn dies zu beweisen ist schwierig.

Ein aktuelles Urteil des Landesarbeitsgerichts Hamm (Az.: 11 Sa 335/13) zeigt, wie vorsichtig Unternehmen sein müssen. In dem Fall hatte ein Arbeitgeber auf dem Lebenslauf einer Bewerberin die Angabe "ein Kind" unterstrichen sowie handschriftlich vermerkt, dass das Kind "7 Jahre alt!" ist. Beim Zurückschicken der Unterlagen vergaß der Arbeitgeber jedoch, diese Notiz zu entfernen.

Als die Bewerberin eine Absage erhielt, weil eine andere Kandidatin (ohne Kind) die Stelle bekam, stellte die abgelehnte Frau eine Schadenersatzforderung – und erhielt vor dem Arbeitsgericht Recht. Denn die Richter sahen in dem handschriftlichen Hinweis eine mittelbare Diskriminierung aufgrund des weiblichen Geschlechts. Auch der Hinweis des Arbeitgebers, dass die genommene Bewerberin ohne Kind besser qualifiziert sei, war kein Beweis gegen die Diskriminierung.

Am sichersten ist es für Sie, wenn Sie Ihre Absageschreiben ohne eine Begründung verfassen beziehungsweise eine neutrale Begründung (zum Beispiel fehlende Qualifikationen) wählen.

Möchte ein Bewerber gegen Sie klagen, muss er dies innerhalb von zwei Monaten nach Zugang des Absageschreibens. Wer bei der Frist ebenfalls auf Nummer sicher gehen will, sollte alle Bewerbungsunterlagen und Notizen für etwas mehr als zwei Monate aufbewahren und das Absageschreiben per Einschreiben mit Rückschein verschicken. Das allerdings erhöht natürlich auch gleich wieder die Kosten.

Ihr Ulf Weigelt