Zu viele E-Mails, die meisten davon überflüssig oder unwichtig, stören die Konzentration und machen Mitarbeiter unproduktiv. Das stellt die aktuelle repräsentative Workplace Survey des Personaldienstleisters OfficeTeam fest, die Beschäftigte und 250 Personalmanager in Deutschland und der Schweiz befragt hat.

Demnach fühlen sich 60 Prozent der Beschäftigten durch die ständigen Unterbrechungen belästigt, nicht wenige leiden wegen dem nicht abebbenden Nachrichtenstrom unter Dauerstress. Ein Drittel der Personalverantwortlichen in Unternehmen gibt an, dass sich die Mitarbeiter deshalb beschwert hätten. Eine Vielzahl an Nachrichten sei unnötig oder betreffe allenfalls einen Teil der Empfänger. 27 Prozent der Befragten kritisierte, dass das Beantworten der vielen E-Mails zu viel Zeit in Anspruch nehme, ebenso viele bemängelten, dass das Firmenpostfach zu wenig Speicherplatz habe, um den Nachrichtenstrom bearbeiten zu können.

Ein ähnliches Urteil fällen viele der befragten Personaler über Meetings und Arbeitstreffen. Immerhin ein Viertel ist der Meinung, dass mindestens jede zweite Besprechung entweder überflüssig ist oder unproduktiv verläuft. Als misslungen sehen die Personaler Konferenzen an, auf denen keine Entscheidungen getroffen werden oder die ohne ein konkretes Ergebnis enden. Am häufigsten für das Scheitern von Sitzungen werden fehlende Ziele, keine konkrete Agenda und schlechte Vorbereitung und mangelnde Gesprächsdisziplin der Teilnehmer sowie fehlende Konzentration genannt. Viele Sitzungen scheiterten vor allem an der Selbstdarstellung der Teilnehmer oder weil sich die Gespräche in Nebenaspekten verlören und nicht auf der Sachebene miteinander diskutiert würde. Auch kämen viele Arbeitstreffen zu keinen Ergebnissen, weil das falsche Personal anwesend sei und wichtige Entscheidungsträger fehlten.

42 Prozent der Beschäftigten sagten in der Befragung außerdem, ihnen fehlte durch die übermäßige digitale Kommunikation der persönliche Kontakt zu Kollegen und Vorgesetzten. Die Mitarbeiter waren der Meinung, dass sie durch mehr persönliche Gespräche mit ihren Chefs auch effizienter und zielgerichteter arbeiten könnten.

Ein paar einfache Tipps helfen, die Arbeit effizienter zu gestalten. So sollten Unternehmen wo immer es geht vermeiden, dass eintreffende Nachrichten automatisch auf dem Bildschirm erscheinen und die Mitarbeiter aus ihrem Arbeitsfluss reißen. Viele Firmen haben mittlerweile Richtlinien aufgestellt, wie mit internen Mails umzugehen ist und genau definiert, in welchen Fällen Nachrichten an ganze Verteilerlisten weiterzuleiten sind und wann Kollegen ins CC gesetzt werden müssen.

Manche Arbeitgeber führen sogar E-Mail-freie Tage ein, die Entlastung schaffen sollen. Andere wie etwa VW sind dazu übergegangen, Mails nach Feierabend überhaupt nicht zuzustellen. Da, wo dies nicht geht, kann es sinnvoll sein, wenn sich Mitarbeiter feste Zeiten einplanen, in denen sie ihre Nachrichten bearbeiten. Auch lassen sich Postfächer so einstellen, dass sie die Nachrichten nur einmal am Tag abrufen und nicht permanent. Generell sollten Führungskräfte für ein Arbeitsklima sorgen, in dem Mitarbeiter nicht unter dem Druck stehen, sofort alle Mails beantworten zu müssen.

Richtlinien helfen auch dabei, Konferenzen effizienter zu gestalten. Der Teilnehmerkreis sollte möglichst klein gehalten werden. Zur Vorbereitung sollten die Erwartungen geklärt werden und konkrete Ziele und Fragen vereinbart werden. Entscheidend ist auch eine straffe Moderation und festen Regeln zur Kommunikation. So sollten Smartphones und andere Computer, die nicht in der Konferenz benötigt werden, nicht mitgenommen werden dürfen.