"Mein täglich Brot ist der Zeitmangel. Die vielen Aufgaben sind eine große Belastung für mich. Schon bevor mein Tag beginnt, bin ich ausgelaugt und müde. Was kann ich tun?", fragt Christian Wagner, Geschäftsführer bei einem Kurierdienst.

Sehr geehrter Herr Wagner,

Zeitmangel ist ein bedeutender Risikofaktor für Burn-out. Wer ständig das Gefühl hat, ihm renne die Zeit davon, befindet sich praktisch immer im Stress. Stress, der in vielen Fällen vermeidbar wäre, denn auf den Faktor Zeit selbst haben wir zwar keinen Einfluss – denn auch bei größter Anstrengung gelingt es uns nicht, die 24 Stunden eines Tages auf 26 auszudehnen.

Aber wir haben einen großen Einfluss darauf, wie wir unsere Zeit nutzen. Zeitplanung braucht allerdings ebenfalls Zeit. Wer ein erfolgreiches Zeitmanagement in sein (Arbeits-)Leben integrieren möchte, muss sich daher zunächst über eines im Klaren sein: Er wird in dieses Ziel zunächst viel von der Zeit investieren müssen, die ihm ohnehin fehlt. Das klingt paradox. Doch dieses Investment wird sich auszahlen – und zwar mehrfach.

Durch Zeitmanagement erhält man einen besseren Überblick über anstehende Aufgaben und Aktivitäten eines Tages. Dadurch fühlt man sich weniger gestresst. Und das gibt mehr Freiraum für Kreativität. Die Konzentration lässt sich auf das Wesentliche richten. Außerdem bleibt mehr Raum für Familie, Freunde und Hobbys. Insgesamt werden somit Ziele schneller und systematischer erreicht.  

Ausgewiesener Experte für Zeit- und Lebensmanagement ist Lothar Seiwert. Er hat fünf Faktoren definiert, an denen sich eine effektive Tagesplanung orientieren sollte – die sogenannte ALPEN-Methode.  

Das A steht dabei für Aufgaben zusammenstellen, am Besten in einer einfachen To-do-Liste. Das L bedeutet Länge der Aktivitäten einschätzen. Dabei wird ein möglichst realistischer und nicht zu knapp bemessener Zeitraum für die einzelnen Aktivitäten festgelegt. P bedeutet Pufferzeiten einplanen, denn nur so bleibt Platz für Unvorhergesehenes. E steht für Entscheidungen treffen. Die einzelnen Aufgaben verteilt man dabei auf den Tag und priorisiert diese von A ("wichtig und eilig") über B ("wichtig, aber nicht so eilig") bis C ("unwichtig und nicht so eilig"). Und N heißt Nachkontrolle: Ist die Planung insgesamt realistisch?

Darüber hinaus sollte vorausgeplant werden. Also vor dem Beginn einer neuen Aufgabe den Zeitaufwand, die Wichtigkeit und die Dringlichkeit dieser Aufgabe einschätzen. Da aber auch gute Zeitmanager für gewöhnlich nicht über hellseherische Fähigkeiten verfügen, können sie den tatsächlichen Zeitbedarf einer Aktivität natürlich nicht stoppuhrgenau angeben. Darüber hinaus können überraschende und unvorhersehbare Ereignisse (ein verspäteter Flug, ein Stau etc.) die beste Schätzung ad absurdum führen. Aus diesem Grund sollte in jedem Plan ein ausreichend großer Zeitpuffer vorhanden sein – idealerweise verplant man nicht mehr als 60 Prozent seines Tages.

Wer dabei feststellt, dass 60 Prozent gar nicht ausreichen, alle anfallenden Arbeiten zu erledigen, hat außerdem einen wichtigen Beweis für eine zu große Belastung durch den Arbeitgeber. 

So ein Zeitplan ist wie ein Kompass für den Arbeitstag. Er enthält eine Zeitschiene, eine Spalte für die Aufgabe, eine für die Wichtigkeit der Aufgabe (Priorität) und eine Spalte, in der die erledigten Aufgaben markiert werden können. Der gute Zeitmanager berücksichtigt bei der Aufgabenverteilung über den Tag auch die persönliche Leistungskurve. Er wird beispielsweise ein wichtiges Telefongespräch, bei dem er hellwach sein muss, nicht auf die Zeit direkt nach dem Mittagessen legen, sondern wird den Termin so planen, dass er in Topform zum Hörer greifen kann.