Wie müssen Arbeitsplätze gestaltet sein, um die Kommunikation, Motivation und Leistung zu fördern?, fragt Sven Hassmann.

Sehr geehrter Herr Hassmann,

es gibt nicht den einen Arbeitsplatz, der für alle Unternehmen und Mitarbeiter funktioniert. So finden sich Studien, die dem Großraumbüro die Förderung der Zusammenarbeit bescheinigen. Durch das Fehlen physischer Grenzen würden die informellen Gespräche zwischen den Mitarbeitern und der Gemeinschaftssinn gefördert. Genauso viele Untersuchungen zeigen aber auch, dass Großraumbüros eben nicht die informelle Kommunikation fördern, da die Privatsphäre gestört ist. Durch die ständige Beobachtung und mögliche Störungen wird weniger, kürzer und allgemeiner gesprochen. Außerdem steigt der Krankenstand, weil die Mitarbeiter unter Lärm leiden und sich schneller auf der großen Fläche mit Krankheiten anstecken.

Sinnvoll kann es sein, Arbeitsorte zu flexibilisieren. Soll der Arbeitsplatz so gestaltet sein, dass er das Wohlbefinden der Mitarbeiter steigert, sie zusammenbringt, dennoch aber genügend Privatsphäre bietet, muss ein Gleichgewicht zwischen den Faktoren Nähe und Privatsphäre herrschen. Wenn das gewährleistet ist, steigt in der Regel auch die Motivation, die Kreativität und Produktivität der Mitarbeiter. So gestaltete Büros müssen auch gar nicht viel kosten. Eine Investition kann sich sogar lohnen, weil sie ohne großen Aufwand so gestaltet werden können, dass hier auch Ältere gesund arbeiten können und Jüngere gesund altern.

Viele Arbeitgeber denken, dass allein physische Nähe den Austausch fördere. Aber das ist zu kurz gedacht. Nur weil Beschäftigte eingepfercht werden, verbessert sich nicht automatisch auch die Zusammenarbeit. Vielmehr kommt es auf die Bewegungsmuster von Mitarbeitern an. Auch braucht es einen attraktiv gestalteten Gemeinschaftsraum an, in dem sich die Mitarbeiter zwanglos treffen können. Wichtig dabei ist aber auch die Gewissheit, reden zu können, ohne dass andere dabei mithören. Echte Privatsphäre herrscht, wenn ein Gemeinschaftsraum so gestaltet ist, dass man nicht auf dem Präsentierteller sitzt, dennoch jederzeit sehen kann, wer sich nähert. Nischen beispielsweise bieten solch eine Privatsphäre und fördern so den informellen Austausch.

Entscheidend ist natürlich das Verhalten von Vorgesetzten. Wer nämlich den spontanen Austausch eigentlich ablehnt, kann sich die Investition sparen, denn er kreiert lediglich einen verwaisten Raum. Ein weiterer Stolperstein ist die Entfernung. Wenn die Mitarbeiter für ein kurzes informelles Meeting erst einmal lange laufen müssen, Stockwerke wechseln oder sogar ein Nebengebäude aufsuchen müssen – dann werden sie im Zweifelsfall lieber darauf verzichten. Auch atmosphärische Elemente wie helle Möbel mit einem hohen Holzanteil, Pflanzen, eine zonenspezifische Wand- und Bodengestaltung sowie Elemente, die den Geräuschpegel dämmen, spielen eine wichtige Rolle.

Große Raumfläche oder Einzelbüro?

Welche Arbeitsplatzgestaltung für Unternehmen sinnvoll ist, hängt stark von Aufgaben und Belegschaft ab. Eine große Raumfläche, die in flexibel nutzbare Zonen (z.B. Einzelarbeitsplatz, temporärer Arbeitsplatz, Rückzugsnische, Einzelbüro, Telefonraum, Schulungsraum, Lounge, Gruppenbereich, Konferenzraum, Fokusraum) aufzuteilen ist, fördert vor allem die Interaktion.

Ist die Belegschaft überwiegend mobil tätig, bietet sich ein non-territoriales Raumkonzept mit sogenannten Shared Desks, also geteilten Arbeitsplätzen an. Benötigt man dennoch einen Rückzugsort, um konzentriert oder vertraulich arbeiten zu können, sind zusätzlich so genannte Breakout Areas wie Fokusräume, Telefon- oder Einzelkabinen, die spontan aufgesucht werden können und sich in der Nähe befinden, sinnvoll. Besprechungszonen und Lounges für den spontanen, nicht-vertraulichen Austausch, ergänzen das Konzept. Doch Vorsicht: Das Konzept Shared Desks vermittelt Mitarbeitern kein Heimatgefühl. Ein fester Arbeitsplatz bedeutet auch Sicherheit und Stabilität. Es eignet sich daher nicht für alle Unternehmen und Belegschaften. Denn wenn Sie Ihren Mitarbeitern ihre festen Arbeitsplätze wegnehmen, sähen Sie im Zweifel vor allem Frustration. Unterschätzen Sie auch diesen Aspekt nicht.

Egal, ob Sie den Arbeitsort flexibler gestalten, eine neue Büroform initiieren oder einen Ort der Gemeinschaft schaffen möchten – stellen Sie Ihre Mitarbeiter nicht vor vollendete Tatsachen, sondern beziehen Sie sie mit ein. Denn sie kennen die spezifischen Anforderungen ihrer Arbeitsplätze sowie Aufgaben und wissen, was sie benötigen, um am Ende produktiv sein zu können.

Erstellen Sie – gegebenenfalls mit einem externen Berater – das Konzept. Definieren Sie dabei auch, welche Punkte zur Disposition stehen und welche nicht. Bilden Sie anschließend eine Gruppe, die aus Mitarbeitern der verschiedenen Abteilungen besteht, damit Sie Ihr Konzept um die Mitarbeiterbedürfnisse ergänzen können. Mit einem solchen mehrstufigen Prozess optimieren Sie einerseits Ihr Konzept, erreichen andererseits aber auch die Identifizierung damit. Und Auseinandersetzungen vermeiden Sie, wenn Sie und die Gruppe alle Entscheidungen begründen können.

Die Veränderung der Arbeitsplätze in mobile und flexible Orte verändert auch die Unternehmenskultur. Das bedeutet für Führungskräfte, dass sie ein neues Verständnis von Führung entwickeln müssen. Nämlich weg von der Präsenzkultur und hin zur Vertrauens- und Leistungskultur.

Ihre Sabine Hockling