ZEIT ONLINE: Es heißt, Zeitmanagement helfe, den Überblick zu behalten und sich weniger gestresst zu fühlen. Frau Becker, stimmt das?

Linda Becker: Ja, wenn man sich daran hält. Allerdings machen einem immer wieder Zeitdiebe einen Strich durch die Rechnung.

Am Anfang meiner beruflichen Laufbahn habe ich die Hälfte meines Arbeitstages fest mit Aufgaben verplant, die andere Hälfte habe ich für Unvorhergesehenes freigehalten. Mittlerweile unterteile ich meinen Tag in ein Drittel Muss-Aufgaben, die oft nur aus zwei bis drei Themen bestehen, und ein Drittel Kann-Aufgaben, die erledigt werden, wenn noch Zeit bleibt. Die restliche Zeit halte ich für Ideenfindung, Planungen und persönliche Gespräche frei.

So bleibe ich flexibel, wenn Unvorhergesehenes passiert oder ich für eine Muss-Aufgabe doch länger brauche.

ZEIT ONLINE: Morgens kommen erst die Muss-Aufgaben dran?

Becker: Nicht zwingend starte ich den Tag damit. Wichtig ist meiner Meinung nach, konsequent zu sein. Und dazu gehört auch, sich nicht mit zu vielen und verschiedenen Aufgaben zu überfordern. Viele bedenken nicht, dass man für bestimmte Aufgaben eine gewisse Anlaufzeit braucht, um im Thema anzukommen und starten zu können.

ZEIT ONLINE: Was kann man gegen Aufschieberitis tun

Becker: Dem werden Sie Herr, indem Sie die unangenehmen und ungeliebten Aufgaben immer sofort erledigen. Es hilft auch, sich darauf zu konzentrieren, welches Ziel am Ende erreicht werden soll und sich dies immer wieder vor Augen zu führen. In der Regel arbeitet man an großen Projekten ja über einen längeren Zeitraum. Dabei ist immer die Gefahr groß, sich zu verzetteln.

Um das zu verhindern, skizziere ich zum Beispiel wichtige Punkte eines Projektes immer kurz und knackig auf einem Zettel, gerne auch bildlich. Der Vorteil daran ist: Auch zu einem späteren Zeitpunkt reicht mir ein Blick darauf und der Gedanke ist wieder da. So muss ich mich erst gar nicht durch unzählige Unterlagen kämpfen.

ZEIT ONLINE: Und wie gehen Sie mit Unvorhergesehenem um?

Becker: Ein Meeting zum Beispiel kann den gut geplanten Arbeitstag komplett über den Haufen werfen, wenn es nicht ordentlich strukturiert ist und sich dadurch unnötig in die Länge zieht. Ein Zeitdieb im Meeting sind meistens unendliche Diskussionen. Darum ist es sinnvoll, Aufgaben vorab zu verteilen, um im Meeting "nur" noch eine Entscheidung zu treffen.

Handelt es sich um ein Info-Treffen, dann sollten die Vortragenden kurzweilig präsentieren und konsequent am Thema bleiben. Die Disziplin erreicht in der Regel ein guter Moderator, der bei Abschweifungen immer wieder zum Thema zurückführt. Daher ist er für mich neben der vorhandenen Agenda Grundvoraussetzung. 

ZEIT ONLINE: Viele tun ja nur so, als seien sie so vielbeschäftigt. Oft steckt dahinter die Absicht, sich wichtig erscheinen zu lassen.

Becker: Wenn jemand dieses Spielchen braucht, bitte schön. Problematisch wird es, wenn es Auswirkungen auf andere hat. Dabei ist der unhöfliche Kollege, der es im Stress nicht mehr schafft, zu grüßen, nicht so belastend, wie der Mitarbeiter, der damit seine offensichtliche Unzufriedenheit überdeckt. Dahinter steckt nämlich meist die Angst, nicht leistungsfähig zu wirken, wenn man entspannt seine Aufgaben schafft.