"Alles, was geschäftlich ist, darf der Erbe nicht sehen" – Seite 1

Im Gegensatz zum Erbrecht gibt es noch keine gesetzlichen Regelungen zum Umgang mit dem digitalen Nachlass. Dazu gehören E-Mail und Social Media. Mitglied dort ist immer eine Privatperson, auch wenn das Profil beruflich genutzt wird. Deshalb darf das Unternehmen nicht darauf zugreifen, selbst wenn der Mitarbeiter verunglückt. Birgit Janetzky berät Unternehmen dabei, wie digitaler Nachlass zu regeln ist.

ZEIT ONLINE: Angenommen, ein Mitarbeiter verunglückt tödlich oder stirbt plötzlich. Welche digitalen Probleme hinterlässt er seiner Firma?

Birgit Janetzky: Das hängt davon ab, wie stark er mit Internet und Daten zu tun hat. Wenn der Mitarbeiter eine digitale Schlüsselfigur ist, können massive Schwierigkeiten auftreten, wenn es keine aktuelle Dokumentation über seine Zugangsdaten gibt. Digitale Schlüsselfiguren sind zuständig für die IT, betreiben Social Media fürs Unternehmen oder haben andere administrative Aufgaben.

ZEIT ONLINE: Angenommen, der Verunglückte war der Chef des Unternehmens. Welche Probleme treten dann auf, wenn er seinen digitalen Nachlass nicht geregelt hat?

Janetzky: In dem Fall kann es passieren, dass ein Unternehmen handlungsunfähig wird. Es sei denn, ein Vertreter ist bestimmt und auch mit allen notwendigen Vollmachten und Informationen ausgestattet.

ZEIT ONLINE: Gibt es wie im Privaten denn auch im Geschäftsleben ein Erbe? Erbt beispielsweise der Nachfolger des verstorbenen Mitarbeiters dessen Daten und Accounts, auf die er eventuell sogar angewiesen ist, um seine Arbeit zu tun?

Janetzky: Erbschaft ist ein vermögensrechtlicher Begriff, der bei Zugangsdaten, Profilen in Social Media nicht greift. Zwar bürgert sich der Begriff Datenerbe immer mehr ein, doch innerhalb eines Unternehmens geht es um betriebliche Vereinbarungen wie Vertretungsregelungen oder Notfallpläne. Die sind wichtig, dass die Arbeit weitergeführt und Schäden verhindert werden können.

ZEIT ONLINE: Wie ist die Regelung bei Social Media, die Mitarbeiter zu beruflichen Zwecken und in Absprache mit Vorgesetzten nutzen?

Janetzky: Nehmen wir Xing als Beispiel. Unternehmensprofile werden immer über Personenprofile verwaltet. In der Basisversion kann nur ein Editor eingetragen werden. Wenn die Erben Xing mitteilen, dass das Mitglied verstorben ist, wird das Profil abgeschaltet, das Unternehmensprofil ist nicht mehr zugänglich. Damit sind auch alle Kontakte und die Korrespondenz weg. Deshalb sind die Zugangsdaten so wichtig, um die Sache intern zu lösen und einen neuen Editor eintragen zu können. Bei Xing kann eingestellt werden, dass Nachrichten auch als E-Mail an einen Unternehmensrechner geschickt werden, ohne dass sich dessen Nutzer einloggen muss. Das zum Beispiel ist eine innerbetriebliche Vereinbarung, wie ein Social-Media-Profil zu nutzen ist, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen im Notfall für das Unternehmen nicht verloren gehen.

ZEIT ONLINE: Nach einer Studie des Hightech-Verbands Bitkom haben neun von zehn Internetnutzern ihren digitalen Nachlass nicht geregelt. Wie hoch schätzen Sie den Anteil an Unternehmen, die Vorsorge getroffen haben?

Janetzky: Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag hat in einer Studie im Jahr 2013 erhoben, dass lediglich 29 Prozent der Unternehmen eine Regelung für die Fortführung des Unternehmens getroffen hat. Ich gehe davon aus, dass noch viel weniger Unternehmen digitale Vorsorge getroffen haben.

Regelungen für den digitalen Nachlass sind eine Erweiterung eines IT-Notfallplans. Hier gehören Social-Media-, Webseiten- und Shop-Zugangsdaten hinein und er sollte mit Stellvertretungen und Zugangsmöglichkeiten sicher und unter Berücksichtigung des Datenschutzes geregelt sein. An solche innerbetrieblichen Vereinbarungen und gesetzliche Vorgaben denken die allermeisten Unternehmen nicht. Angesiedelt werden könnte diese Aufgabe beim IT-Administrator oder einem Datenschutzbeauftragten, sofern es einen im Unternehmen gibt.

"Bewusstsein für das Thema digitaler Nachlass besteht nicht"

ZEIT ONLINE: Gibt es Branchen mit einem größeren Handlungsbedarf als andere und ist in Konzernen mehr zu regeln als im Mittelstand?

Janetzky: Handlungsbedarf besteht überall dort, wo IT genutzt wird. Also überall. In Konzernen gibt es logischerweise mehr zu regeln als in kleinen und mittleren Unternehmen. Konzerne haben IT-Abteilungen mit Spezialisten für Datenschutz, Datensicherung und Compliance-Vorgaben für das Passwort-Management. Problematisch wird es in kleineren Unternehmen und bei Freiberuflern. Die beschäftigen keine IT-Spezialisten, IT ist Chefsache, Bewusstsein für das Thema digitaler Nachlass besteht nicht. IT-Dienstleister kümmern sich um deren IT-Infrastruktur. Sie sorgen dafür, dass die PCs laufen. Mit Social Media, Kennwörtern und Vertretungsregeln haben sie nichts zu tun. Probleme mit digitalem Nachlass können daher vor allem kleine und mittelständische Unternehmen sowie Freiberufler bekommen.

ZEIT ONLINE: Manche Unternehmen gestatten Mitarbeitern private Mail- und Internetnutzung sowie den privaten Gebrauch von Dienst-Smartphones. So vermischt sich Geschäftliches und Privates. Müssen sich die Unternehmen dann auch um den privaten Nachlass ihres verstorbenen Mitarbeiters kümmern?

Janetzky: Ich kenne kaum einen Freiberufler, der bei der Computernutzung privat und geschäftlich unterschiedliche Rechner nutzt oder getrennte Benutzerkonten eingerichtet hat. Oft läuft sogar privater und geschäftlicher E-Mail-Schriftverkehr über ein und denselben E-Mail-Account. Mitarbeiter von Unternehmen, die ihr dienstliches Smartphone und den Laptop auch privat nutzen dürfen, haben dasselbe Problem: Alles, was privat ist, darf der Arbeitgeber nicht sehen, und was geschäftlich unter die besonders schützenswerten Daten fällt, der Erbe nicht.

ZEIT ONLINE: Wie ist Ihre Schlussfolgerung daraus: den privaten Gebrauch gleich zu unterbinden?

Janetzky: Die sauberste Lösung von Freiberuflern und in Unternehmen ist es, Privates und Berufliches strikt zu trennen. Wer das nicht möchte, sollte regeln, wer unter welchen Umständen auf den E-Mail-Account des Mitarbeiters zugreifen, Kontaktlisten speichern und Nachrichten auf dem Handy lesen darf.