Uralt-Rechner, die nur langsam hochfahren. Programme, die immer wieder abstürzen. Endlose Laufwege zum Drucker, der in der hintersten Ecke des Büros steht. Und Kollegen, die versehentlich einen Ausdruck einfach mitgenommen und dann weggeworfen haben: Durch mangelhafte, alte oder fehlerhafte Technik verlieren Mitarbeiter mit Bürojobs im Schnitt jedes Jahr rund 20 Arbeitstage. Das geht aus einer repräsentativen Studie des Büroausstatters Sharp Business Systems in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsinstitut Censuswide hervor.

In Zahlen sind das fast 10.000 Minuten im Jahr oder 38 Minuten pro Arbeitstag. Der Untersuchung zufolge frisst die meiste Zeit aber das Suchen und Nicht-Finden von Dokumenten. Im Schnitt verbringt jeder Büroangestellte demnach 22 Minuten pro Tag damit. Mitunter liegt es auch daran, dass Dokumente sich nur schwer laden lassen, weil die Software oder Hardware spinnt. Immerhin neun Minuten verbringt demnach jeder Beschäftigte damit, etwas auszudrucken – und weitere acht Minuten dauert es, bis der Drucker, ein Scanner, der Rechner oder ein sonstiges Gerät hoch- und runtergefahren ist.


Häufig ist alte Technik schuld. Und wenn gar nichts mehr geht, fragt man eben die Kollegen. Laut der Studie sorgt aber auch dieses Nachfragen für Arbeitszeitverlust. Und jeder fünfte Befragte in der Studie hat angegeben, bei manchen Tools nicht einmal zu wissen, wie die Geräte zu funktionieren.

Übrigens führt kaum etwas zu so unverhohlener Wut und Frustration wie nicht funktionierende Arbeitsgeräte. Auch wenn heftige Wutausbrüche wegen eines Programms, das ständig abstürzt, nicht bei jedem zum Joballtag dazugehören: Mehr als jeder Zweite glaubt, dass er mit einer besseren technischen Ausstattung wesentlich effizienter und produktiver wäre. Und immerhin 42 Prozent gaben an, dass funktionierende Technik sie zumindest motivieren würde.

Auch die Kollegen klauen Zeit

Interessant ist übrigens auch, dass nicht nur die Technik allein, sondern auch das Verhalten der Kollegen einen Einfluss auf die Produktivität hat. Das berichtet die WirtschaftsWoche. Demnach ignorieren 54 Prozent der Befragten technische Probleme bei gemeinschaftlich genutzten Geräten wie dem Drucker – frei nach dem Motto: Soll sich doch ein anderer darum kümmern.

Zeit geht auch verloren, weil Kollegen das Papier im Drucker nicht nachfüllen, Passwörter und Zugangsdaten entweder eigenmächtig ändern und dem Rest des Teams nicht mitteilen, Dokumente einfach verschieben und Ordnerstrukturen und Vorlagen verändern und vergessen, wichtige Informationen zu teilen.

Schon allein, wenn alle etwas besser mitdenken würden, könnte demnach also ordentlich Arbeitszeit für alle gespart werden. Noch besser wäre es natürlich, wenn die Arbeitgeber für eine bessere Ausstattung sorgen würden.